27.

Inscripción de nombramientos en el registro mercantil ¿Qué es un acta? Es un documento escrito, donde consta la síntesis de los asuntos tratados y las decisiones adoptadas por un órgano colegiado de una entidad ( Asamblea o Junta de Socios, Asamblea de Accionistas y Juntas Directivas, etc. ) de una entidad. Documento que debe cumplir los requisitos mínimos de la ley para la existencia, validez y eficacia de las decisiones. ¿Qué nombramientos se inscriben? Se inscriben las designaciones de representante legales y sus suplentes, juntas directivas, revisores fiscales y sus suplentes, liquidadores y sus suplentes. Actas contentivas de nombramientos Las actas deben contener los siguientes requisitos: » Número del acta. Deben llevar una numeración cronológica y en libros separados las actas de las asambleas y de las juntas directivas. » Nombre completo de la sociedad a que pertenece. » Domicilio, lugar, fecha y hora de la reunión. » Órgano de la entidad que actúa. » Clase de reunión (ordinaria, extraordinaria, de derecho propio, de segunda convocatoria o reunión no presencial) » Quién convocó y en calidad de qué; el medio utilizado para convocar a la reunión; y el término de antelación de la misma. » La lista de los asistentes con indicación del número de derechos propios o ajenos representados en la reunión. En el caso de las sociedades por acciones debe indicarse el número total de acciones suscritas que componen la sociedad y el número de acciones suscritas que se encuentren presentes o representadas en la reunión. Si es de junta directiva, se debe indicar el nombre completo de cada directivo presente en la reunión. » Se debe demostrar el quórum deliberativo para el desarrollo de la reunión y el decisorio para cada uno de los temas aprobados en la misma. » Nombre de las personas que conforme los estatutos o en virtud de la elección, fueron designados como Presidente y Secretario para la reunión. » Los nombramientos efectuados y el número de votos emitidos a favor, en contra o en blanco. Verifique que los nombramientos hayan sido efectuados por el órgano competente. » La constancia de aprobación del texto del acta por parte del órgano social respectivo o la comisión designada en la reunión, para el efecto, quienes deben firmarla en señal de aprobación. » Respecto de los representantes legales, miembros de junta directivas o revisores fiscales que no hayan aceptado el nombramiento durante la reunión, debe presentarse por escrito la constancia de aceptación con indicación del documento de identidad de la persona designada. » Fecha y hora de cierre de la reunión. » El original del acta debe firmarse por quienes actuaron como Presidente y Secretario de la reunión. Aspectos importantes » El original del acta debe constar en el libro de actas de la entidad. » Si se remite copia o un extracto del acta, está debe llegar autorizada por el secretario o por algún representante legal de la entidad, o en su defecto autenticada ante notario. » La autorización consiste, en el texto adicional que manifieste "Es fiel copia del original que se encuentra en el libro de actas" acompañado de la firma del secretario o de algún representante legal de la entidad. » La copia que se remita debe ser totalmente legible. » Acredite en el texto del acta o en documento anexo, la aceptación y número de identificación de los elegidos. » Cuando se trate de nombramientos de representantes legales, miembros de juntas directivas o revisores fiscales de sociedades vigiladas por alguna Superintendencia (Sociedades, Bancaria, de Valores, Nacional de salud), procederá la inscripción, siempre que se acompañe la carta de autorización expedida por la respectiva Superintendencia, según el caso. » Cuando la sociedad se encuentra en liquidación, la junta directiva desaparece como órgano de administración y cesan sus funciones » Cuando los estatutos no indican los presupuestos para las convocatorias de las reuniones ordinarias o extraordinarias, la ley establece que se debe efectuar mediante aviso publicado en un diario de amplia circulación en el domicilio principal de la entidad con quince días hábiles de antelación para reuniones ordinarias o de cinco días comunes para las extraordinarias. » Para calcular los días, no se tienen en cuenta, el de la convocatoria ni el de la reunión; y si los días de antelación de la convocatoria son hábiles, tampoco se tienen en cuenta, los días domingos ni festivos y el sábado depende si la entidad lo labora o no. » Verifique que los nombramientos correspondan a los cargos previstos en los estatutos. » Si en el acta constan modificaciones a los estatutos de la entidad, es necesario para su registro, elevar el acta a escritura pública. Reuniones no presenciales Ante la dificultad de los asociados o miembros de juntas directivas de hacerse presentes físicamente a sus reuniones y frente a los avances tecnológicos de comunicación, la Ley 222 de 1995 dio paso legal a las reuniones no presenciales, denominadas legalmente por comunicación simultánea o sucesiva, siempre que exista un medio de prueba de la comunicación. En este sentido, el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 consagra la celebración de reuniones de asambleas, juntas de socios y juntas directivas en las cuales los asociados o miembros pueden deliberar y decidir en forma simultánea o sucesiva a través de un mecanismo idóneo de comunicación. Las decisiones que se adopten por este mecanismo serán ineficaces cuando alguno de los miembros no hayan participado en la comunicación simultánea o sucesiva, situación que deberá constar en el acta correspondiente y que la Cámara está obligada a verificar y abstenerse de inscribir si se tipifica el vicio. Por otra parte, el artículo 20 de la Ley 222 de 1995 otorga validez a las decisiones de asambleas, juntas de socios o juntas directivas cuando todos los socios o miembros expresen por escrito el sentido de su voto. En este evento la mayoría respectiva se computará sobre el total de los socios o miembros. Si los socios o miembros hubieren expresado su voto en documentos separados, éstos deberán recibirse en un término máximo de un mes, contados a partir de la primera comunicación recibida. Las decisiones que se adopten por este mecanismo serán ineficaces cuando alguno de los socios o miembros no expresen el sentido de su voto o se exceda del término de un mes establecido para allegar el documento en el cual conste la expresión de su voto. Esta situación debe ser verificada en el acta por parte de la Cámara para inscribir los nombramientos o abstenerse de hacerlo, si se tipifica el vicio. Requisitos de actas de reuniones no presenciales: » Nombre de la sociedad y del órgano social que se reúne. » Fecha de la reunión efectuada por comunicación simultánea o sucesiva o la indicación de que todos los asociados se comunicaron simultánea o sucesivamente, según el caso. Si el mecanismo es este último, deberá expresarse en el acta, la fecha de recepción de la primera comunicación y de la última, o la expresión de que la última no se excedió del término de un mes previsto en la ley. » La indicación de las decisiones adoptadas. » La indicación del número de votos positivos, negativos o en blanco. » Firma o constancia de la firma del representante legal y del secretario de la sociedad y a falta de este último, la firma o constancia de firma de alguno de los asociados o miembros. Reuniones de segunda convocatoria Las reuniones de segunda convocatoria tienen como finalidad facilitar el funcionamiento de las juntas o asambleas, cuando éstas debidamente convocadas no pueden sesionar por deficiencia de quórum. La reunión de segunda convocatoria está atada a la legalidad de la convocatoria de la primera, vale decir solo puede realizarse en la medida en que la reunión fallida cumplió con todos los requisitos previos, salvo el quórum. Igualmente debe tenerse en cuenta que la reunión debe realizarse no antes de diez días ni después de treinta días hábiles contados a partir del día de la reunión fallida. Reuniones por derecho propio Cuando la junta no ha sido convocada formalmente a reunión ordinaria, la ley queriendo salvaguardar el derecho de los socios de reunirse por lo menos una vez al año para deliberar sobre diferentes aspectos de la sociedad, estableció las reuniones por derecho propio, las cuales permiten a las juntas reunirse, deliberar y decidir en una fecha y hora determinada por el Código de Comercio. Dispone el artículo 422 del Código de Comercio, luego de establecer las pautas legales de una reunión ordinaria, que si no fuere convocada la asamblea a su reunión ordinaria, se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a.m. en las oficinas el domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad. Si el primer día hábil del mes de abril corresponde al día sábado, debe indicarse en el texto del acta que los días sábados son hábiles para la administración de la sociedad. Control de legalidad por parte de las càmaras en materia de nombramientos Las cámaras de comercio deben ejercer un control de legalidad respecto del nombramiento y remoción de los administradores (juntas directivas, representantes legales y revisores fiscales). Así lo dispone el inciso segundo del artículo 163 del Código de Comercio, el cual prohíbe a las cámaras inscribir designaciones o revocaciones cuando no se hayan observado las prescripciones de la ley o del contrato. Esta prohibición legal abarca las decisiones viciadas de ineficacia. En consecuencia el estudio del acta está encaminado a determinar que para el nombramiento o revocación se hayan cumplido los requisitos establecidos en la ley y en los estatutos. Es del caso precisar que, de conformidad con lo preceptuado en el artículo 190 del Estatuto Mercantil, las decisiones adoptadas en contravención a lo dispuesto en el artículo 186 de la misma obra son ineficaces. ¿Qué conceptos de pago se genera al registrar un acta? Se genera el pago de los respectivos derechos de inscripción del acto, más el impuesto de registro.

anterior .......... subir ..........siguiente