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Cómo registrar una agencia de sociedad nacional ¿Qué es una agencia? Es un establecimiento de comercio (llámese tienda, oficina, almacén, fábrica, bodega, planta industrial, factoría, etc.) abierto por una sociedad comercial dentro o fuera de su domicilio principal, cuyo administrador carece de facultades para representarla legalmente (Art. 264 C. Co.). ¿Cuándo debe matricularse? La matrícula de una agencia debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha de su apertura. ¿Dónde se realiza la matrícula? La solicitud de matrícula y de registro del documento que decreta su apertura debe hacerse en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la agencia va a desarrollar su actividad. Si la agencia está localizada en la jurisdicción de la Cámara de Comercio del Amazonas, la solicitud de matrícula se debe presentar en la sede de la Cámara de Comercio del Amazonas. ¿Cómo se efectúa el registro y la matrícula? » Verificar antes de asignarle nombre a la agencia, que en la cámara de comercio no exista registrada otra sociedad o establecimiento de comercio con un nombre igual o similar al que se va a utilizar. Para ello puede consultar la página web: www.rue.com.co » Diligenciar el Registro Unico Tributario, RUT, el formulario adicional de registro con otras entidades que entrega la Cámara y el formulario Registro Unico Empresarial (Carátula Unica Empresarial y Anexo Matrícula Mercantil o Renovación), firmados por el representante legal del domicilio principal. Evite tachones y enmendaduras. (Se sugiere leer detenidamente las instrucciones de los formularios antes de diligenciarlos). » Presentar copia auténtica del documento donde conste la apertura de la agencia y el nombramiento del administrador, con indicación de sus facultades. Ese documento puede ser un acta del órgano competente según estatutos ó un documento privado suscrito por el representante legal de la compañía con firma autenticada ante notario o presentación personal de su cédula. » Acreditar la aceptación al cargo informando el número del documento de identificación. » Presentar certificado reciente (original o copia autenticada) de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal. » Si existe matriculado en esta Cámara de Comercio un establecimiento de comercio, puede hacerse la conversión a agencia, enviando copia auténtica del acta o documento privado suscrito por el representante legal del domicilio principal, con firma autenticada ante notario o presentación personal de su cédula. » La copia de los documentos que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico. » Presente los documentos en cualquiera de nuestras sedes. ¿Qué conceptos de pago se genera al matricular una agencia? Cancelar el valor de los derechos correspondientes de matrícula y los derechos de inscripción de cada documento, más el pago de los formularios de matrícula y el impuesto de registro. ¿Cuándo debe renovarse la matricula? La renovación de la matrícula se debe efectuar entre los meses de enero a marzo de cada año diligenciando el formulario correspondiente y presentarlo en cualquiera de nuestras sedes cancelando los derechos de ley. Recuerde que la información financiera debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. ¿Cómo se cancela la matrícula de una agencia? » Presentar copia auténtica del documento (acta o documento privado) donde conste el cierre de la agencia. » Presentar certificado reciente (original o copia autenticada) de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal. » Si el establecimiento de comercio (agencia) se encuentra embargado debe adjuntar el oficio de desembargo correspondiente. » Cancelar los derechos de inscripción. Utilidad de la inscripción El registro de la apertura de la agencia hace que el acto surta efectos frente a terceros a partir de su inscripción y permite probar, con el certificado que le expide la Cámara de Comercio, la existencia de la misma, quién es su propietario, quién es el administrador, sus facultades y limitaciones.

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