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¿Cómo registrar la apertura de una sucursal de una sociedad nacional? ¿Qué es una sucursal? Es un establecimiento de comercio (tienda, oficina, almacén, fábrica, bodega, planta industrial, factoría, etc.) abierto por una sociedad comercial, dentro o fuera de su domicilio principal, para el desarrollo de las actividades de la sociedad o parte de ellas, cuyo administrador tiene facultades para representarla legalmente. ¿Cuándo debe matricularse? La matrícula de la sucursal debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha de su apertura. ¿Dónde se realiza la matrícula? La solicitud de matrícula y de registro de los documentos de apertura debe formularse en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la sucursal va a desarrollar su actividad, dentro del mes siguiente a su apertura. Si la sucursal está localizada en la jurisdicción de la Cámara de Comercio del Amazonas, la solicitud de matrícula se puede presentar en la sede de la Cámara de Comercio del Amazonas. ¿Cómo efectuar el registro y la matrícula? » Antes de asignarle nombre a la sucursal, verifique que en esta Cámara de Comercio no exista registrada otra sociedad o establecimiento de comercio con un nombre igual o similar al que se va a utilizar. (Artículo 35 del Código de Comercio). Para ello puede consultar la página web: www.rue.com.co » Diligenciar el Registro Unico Tributario, RUT, el formulario Registro Unico Empresarial (Carátula Unica Empresarial y Anexo Matrícula Mercantil o Renovación) y el formulario adicional de registro con otras entidades, firmados por el representante legal del domicilio principal. Evite tachones y enmendaduras. (Se sugiere leer detenidamente las instrucciones de los formularios antes de diligenciarlos) » Si la sociedad abre la sucursal en un lugar que corresponda a una jurisdicción diferente a la cámara de comercio del domicilio principal, adjuntar los siguientes documentos: Presentar copia auténtica del documento donde consta la decisión del órgano competente que conforme los estatutos ordenó la apertura de la sucursal. Este documento puede ser una copia auténtica del acta autorizada con la firma del secretario de la reunión o del representante legal, o ser autenticada ante notario público, que contenga la apertura de la sucursal, el nombramiento del representante legal y las facultades del administrador de la sucursal. Si no se determinan las facultades en el acta, puede otorgarse un poder por escritura pública o por documento privado legalmente reconocido ante notario. A falta de poder, se presume que el administrador tiene las mismas facultades que el representante legal de la principal. » Acreditar la aceptación al cargo informando el número del documento de identificación. » Copia auténtica de la escritura de constitución y de cada una de las reformas estatutarias, si las hubiere. » Certificado reciente (original o copia autenticada) de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio del domicilio principal. » Si en esta Cámara de Comercio existe matriculado un establecimiento de comercio, puede hacerse la conversión a sucursal, enviando acta expedida por el órgano competente donde conste la misma. » La copia de los documentos que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico. » Si la sociedad con posterioridad al registro de la sucursal reforma sus estatutos, se debe inscribir copia de dicha escritura en la Cámara donde está matriculada la sucursal. » Presentar los documentos en nuestra sede. ¿Qué conceptos de pago se genera al matricular una sucursal? Cancelar el valor de los derechos correspondientes de matrícula y los derechos de inscripción de cada documento. Debe acreditar copia autenticada del recibo del impuesto de registro cuyo pago se efectuó en la cámara de comercio del domicilio principal de la escritura de constitución y reformas allí registradas para que no se vuelva a cobrar el mismo concepto sobre documentos ya inscritos en otra Cámara; y debe cancelar el valor del impuesto por la inscripción del documento que ordenó la apertura de la sucursal y el nombramiento del administrador. ¿Debe renovarse la matrícula mercantil de una sucursal? Sí. Para obtener los beneficios y evitar sanciones legales, ésta debe renovarse entre los meses de enero a marzo de cada año. Para la renovación de la matrícula se debe diligenciar el formulario correspondiente y presentarlo en cualquiera de nuestras sedes cancelando los derechos de ley. Recuerde que la información financiera debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. ¿Cómo se cancela la matrícula de una sucursal? » Presentar copia del acta la cual puede venir autorizada con la firma del secretario de la reunión o del representante legal, o ser autenticada ante notario público donde conste el cierre de la sucursal. » Certificado reciente (original o copia autenticada) de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal. » Cancelar los derechos de inscripción del documento y el impuesto de registro ante la Cámara de Comercio. » Verificar que no exista algún embargo antes de cancelar la sucursal. ¿Debe registrar libros de comercio la sucursal? Sí. Deben inscribirse los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos (Artículo 49 del Código de Comercio) y los libros de actas. Utilidad de la inscripción El registro de la apertura de la sucursal hace que el acto surta efectos frente a terceros a partir de su inscripción y permite probar con el certificado que le expide la Cámara de Comercio la existencia de la misma, su propiedad y las facultades y limitaciones de su administrador. Es decir, cuando la apertura de la sucursal debe inscribirse en otra cámara de comercio distinta a la del domicilio de la sociedad propietaria.

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