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¿Cómo matricular la sucursal de una sociedad extranjera? ¿Qué es una sociedad extranjera? Son aquellas sociedades domiciliadas en el exterior y constituidas conforme a las leyes de otro país, (Art. 469 C. Co.) ¿Qué es una sucursal de sociedad extranjera? Es un establecimiento de comercio abierto en Colombia por una sociedad domiciliada en el exterior, cuyo administrador tiene facultades para representarla legalmente. La apertura de una sucursal de sociedad extranjera, le permite desarrollar negocios permanentes en Colombia y están sometidas a la vigilancia del Estado, que se ejerce por la Superintendencia Bancaria o de Sociedades, según su objeto social. ¿Dónde debe hacerse el registro? La solicitud de matrícula y registro de los documentos, debe efectuarse en la cámara de comercio del lugar (ciudad o municipio) donde la sucursal va a desarrollar su actividad. Efectos del registro Conforme al artículo 485 del Código d e Comercio, la sociedad extranjera responderá por los negocios celebrados en el país al tenor de los estatutos que tengan registrados en la cámara de comercio al tiempo de la celebración de cada negocio, y las personas cuyos nombres figuren inscritos en la misma cámara como representantes de la sociedad, tendrán dicho carácter para todos los efectos legales, mientras no se inscriba debidamente una nueva designación. ¿Cómo efectuar el registro? » Antes de asignarle nombre a la sucursal extranjera, verifique que en esta Cámara de Comercio no exista registrada otra sociedad o establecimiento de comercio con un nombre igual o similar al que se va a utilizar. (Artículo 35 del Código de Comercio). Para ello puede consultar la página web: www.rue.com.co » Diligenciar el Registro Unico Tributario, RUT, el formulario adicional de registro con otras entidades que entrega la Cámara y el formulario Registro Unico Empresarial (Carátula Unica Empresarial y Anexo Matrícula Mercantil o Renovación) firmados por el apoderado de la sucursal o representante legal de la sociedad extranjera. » Debe presentarse copia auténtica de la escritura pública en la que se protocolice lo siguiente: - Documento de fundación y estatutos de la sociedad extranjera. - Copia auténtica del documento que acredite la existencia de la sociedad principal y la personería de sus representantes. - Copia auténtica del documento proferido por el órgano competente de la sociedad, en el que se determina la apertura de una sucursal en Colombia, el que deberá expresar: 1. Los negocios que se propone desarrollar. 2. El monto del capital asignado a la sucursal. 3. El domicilio. 4. El plazo de duración de los negocios en el país y las causales de terminación de los mismos. 5. Designación de un mandatario general con uno o más suplentes, que represente a la sociedad en los negocios que desarrolle en el país con sus respectivas facultades, quienes deberán anexar carta de aceptación del cargo, con indicación de su documento de identidad. 6. Designación del revisor fiscal, quien deberá anexar carta de aceptación al cargo, con indicación de su identificación. ¿Cómo se legalizan las reformas y la liquidación? En cuanto a las reformas, se asimilan a las sociedades comerciales, es decir mediante escritura pública, protocolizada en una notaría del domicilio de la sucursal en Colombia. La sucursal puede reformar su objeto, administración, pero no podrá escindirse ni fusionarse. Para el caso de la liquidación, según el artículo 495 del Código de Comercio, revocado el permiso, en los casos previstos en la ley, la sociedad deberá proceder a la liquidación de sus negocios en el país, dando cumplimiento, en lo pertinente, para la liquidación de sociedades por acciones. ¿Cómo se inscriben los nombramientos del representante legal, apoderado y revisor fiscal? Los nombramientos no constituyen una reforma estatutaria por mandato del artículo 163 del Código de Comercio, aplicable en virtud a lo dispuesto por el artículo 497 del citado código. En consecuencia, no se exige la protocolización de tales nombramientos, basta que se acredite tal hecho, con la inscripción de la copia auténtica del acta. Sin embargo, cuando el cambio de representación legal o de revisor fiscal, se acompañe con facultades o funciones, que pueden coincidir o no con las anteriores, en tal evento se exige la protocolización en la notaría. ¿Cuándo debe renovarse la matrícula? La renovación de la matrícula se debe efectuar entre los meses de enero a marzo de cada año diligenciando el formulario correspondiente y presentarlo en cualquiera de nuestras sedes cancelando los derechos de ley. Recuerde que la información financiera debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. Recomendaciones: » Si desea que se certifique la equivalencia en moneda nacional del capital asignado a la sucursal, anexe comunicación del revisor fiscal informando el valor correspondiente. » Los documentos otorgados en el exterior que presenten la apostilla de que trata el Decreto 106 de enero de 2001, no requieren el requisito de legalización. En caso contrario los documentos otorgados en el exterior deberán ser autenticados por los funcionarios competentes del respectivo país y la firma de tales funcionarios lo será a su vez ante el cónsul colombiano o de una nación amiga. La firma del cónsul deberá ser abonada por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. Si el documento es presentado directamente ante el Cónsul, no es necesario abonar la firma de éste ante el Ministerio. Si no existe la apostilla o la cadena de autenticaciones en el respectivo documento éste deberá devolverse. » Si los documentos constan en idioma distinto al español, debe verificarse su traducción oficial por un intérprete debidamente autorizado por el Ministerio de Relaciones Exteriores. » Es necesario que en los documentos otorgados en el exterior, el Cónsul haga constar que la sociedad extranjera existe y ejerce su objeto social de acuerdo con las leyes del respectivo país. » La copia de los documentos que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico. » Presente los documentos en cualquiera de nuestras sedes. » Cancele el valor de los derechos correspondientes de matrícula y los de inscripción de cada documento, más el pago de los formularios de matrícula y el impuesto de registro. » Deben inscribirse los libros de comercio que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos y los libros de actas.

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