18.

Reglas generales en materia de inscripción » Sólo se registran los actos expresamente indicados en la ley. » No se inscribe ningún acto que se haya celebrado sin las solemnidades exigidas por la ley para su formación o cuando falte alguno de los elementos esenciales. » Todo documento sujeto a registro debe ser auténtico. » Los actos objeto de inscripción deberán estar contenidos en una escritura pública o en documento privado, legalmente reconocido cuando así lo exija la ley. » Si en un mismo documento constan varios actos sujetos a inscripción y no procede el registro respecto de todos, las cámaras de comercio inscribirán aquellos respecto de los cuales sea viable el registro. » Una cámara de comercio solo podrá abstenerse de efectuar la inscripción de libros, actos o documentos, cuando esté facultada por la ley para ello. Por lo tanto si el documento presenta inconsistencias de orden legal que por ley no impidan su registro, ésta se efectuará. Reglas para la inscripción de cada uno de los documentos Constitución: » La sociedad se constituye por escritura pública, forma una persona jurídica distinta de los socios individualmente considerados, debe ceñir sus estatutos a las normas propias de cada tipo de sociedad, conforme lo establece el Código de Comercio. » Existen cinco tipos de sociedades: la sociedad de responsabilidad limitada, la sociedad colectiva, la sociedad en comandita simple, la sociedad en comandita por acciones y la sociedad anónima. » La escritura de constitución de cualquier sociedad debe contener por lo menos las requisitos contenidos en el artículo 110 del Código de Comercio relativas a nombre, tipo de sociedad, domicilio término de duración, objeto social, representación legal, capital y forma de distribución del mismo, forma de administración asambleas o juntas, disolución y liquidación. » Todas las personas que intervienen como otorgantes de la escritura, es decir tanto socios, como representantes o apoderados y el notario deben suscribir el documento. Identificación de los asociados: » Si son personas naturales se identifican con la cédula de ciudadanía. » Si son menores de 7 años, con el número de NIT asignado por la DIAN, o en su defecto con la cédula de ciudadanía del tutor o del representante legal. » Si es una persona extranjera, con su NIT asignado por la DIAN o en su defecto con el número de cédula de extranjería asignada por el DAS. » Si es una persona jurídica se identificará con su NIT. Nombre: Verifique antes de inscribir o de iniciar el trámite de inscripción de la escritura de constitución, que en la cámara de comercio no existe inscrito un nombre igual. Para el efecto puede tenerse en cuenta lo siguiente: a) Las expresiones y abreviaturas que identifican el tipo de sociedad (LTDA., S.A. , S. en C. etc.) no forman parte del nombre y por lo tanto no sirven de diferenciador. b) La sola igualdad fonética o de pronunciación del nombre, es criterio suficiente para considerar que dos nombres son idénticos. c) La adición de números es suficiente para considerar que dos nombres no son idénticos. d) Dos nombres integrados por las mismas palabras pero en orden diferente no son idénticos. e) Los diminutivos son diferenciadores. f) Los plurales son diferenciadores. Las palabras como banco, corporación financiera, corporación de ahorro y vivienda, y en general, cualquier palabra que haga presumir que la entidad es intermediaria financiera o realiza actividades de manejo, aprovechamiento o inversión de fondos provenientes del ahorro privado, solo puede ser utilizadas por entidades del sector financiero, de lo contrario se rechaza su inscripción. Objeto social: El objeto social principal deberá enunciarse en forma clara y completa. Si este es indeterminado no se inscribe en la Cámara de Comercio, de acuerdo a lo establecido en el numeral 4 del Código de Comercio. Si el objeto social es múltiple, cada uno de sus componentes debe estar determinado. Capital: El capital de las sociedades de responsabilidad limitada y las en comandita simple, debe pagarse íntegramente al constituirse la compañía, así como al solemnizarse cualquier aumento del mismo. El capital estará dividido en cuotas de igual valor. En las sociedades anónimas o por acciones, deberá expresarse al momento de la constitución, el capital autorizado, la parte de este que se suscribe que, por lo menos, será la mitad del autorizado y la parte que se paga por cada asociado que debe ser, por lo menos la tercera parte del suscrito. En caso de no cumplirse los anteriores requisitos, la Cámara de Comercio se abstendrá de registrar el documento. Cuando existen aportes de inmuebles, debe hacerse una descripción clara de los mismos, incluyendo linderos y matrícula inmobiliaria. En estos casos, se debe acreditar el pago del impuesto de registro, el cual es liquidado y recaudado en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. Número de socios: La sociedad de responsabilidad limitada para constituirse necesita mínimo de dos socios y máximo veinticinco. En caso de exceder dicho límite, la sociedad será nula de pleno derecho, pero procede su inscripción en la Cámara de Comercio. Cuando la sociedad se constituye con un socio capitalista y un socio industrial, no procede la inscripción del documento, por cuanto en esta sociedad no se configura la junta de socios, pues el socio industrial solo tiene voz, más no voto y tampoco habría pluralidad jurídica. Las sociedades en comandita deben tener las dos calidades de socios: Gestor y Comanditario, en caso contrario no se inscribirá. El gestor puede hacer aportes de capital. En las sociedades por acciones el número mínimo es de cinco accionistas y el número máximo es indefinido. Duración: Debe determinarse el término preciso de la duración de la sociedad. Basta con indicar el número de años, no interesa que no se especifique desde y hasta cuando. Si la escritura no contiene término de duración o contiene dos términos diferentes no procede su inscripción. Representación legal y nombramientos Se inscriben las designaciones de: - Representantes legales y sus suplentes. - Juntas Directivas. - Revisores fiscales y sus suplentes. - Liquidadores y sus suplentes. - Administradores de agencias y Establecimientos de comercio. - Gerentes de Sucursales. a) Representantes legales » La escritura debe contener el cargo del representante legal y el nombre de la persona designada, precisando sus facultades y obligaciones. La representación legal puede ser ejercida por personas naturales o personas jurídicas. No existe prohibición legal para que la misma persona natural o jurídica que ejerce la representación legal en una sociedad pueda desempeñarse en el mismo cargo en otra u otras compañías. Salvo que estatutariamente o en el contrato laboral o de prestación de servicios que se suscriba con quien haya sido designado, se demande tiempo completo y en forma exclusiva. » Con relación a las sociedades en comandita, éstas poseen un régimen especial en lo que respecta a la administración y representación legal, la cual recae en los denominados socios gestores, siendo estos los únicos obligados a suscribir la escritura pública de constitución. De tal manera que no existirán otros nombramientos, a menos que los gestores decidan delegar sus funciones de representación legal, caso en el cual quedarán inhibidos para desarrollarlas, aunque podrán reasumirla en cualquier tiempo b) Juntas Directivas » La junta directiva es un órgano obligatorio de las sociedades por acciones y facultativo en las demás sociedades. La junta se integrará con no menos de tres miembros y cada uno de ellos tendrá un suplente. A falta de estipulación expresa en contrario, los suplentes serán numéricos. Los suplentes tienen una simple expectativa de intervenir en los casos de ausencia temporal o definitiva de los principales. » Se debe comprobar que las personas que componen la junta directiva no se encuentran ligadas entre si por parentesco, salvo que se trate de una sociedad de familia. » Los principales y suplentes serán elegidos por la asamblea de accionistas o junta de socios, según el caso. » La junta directiva deliberará y decidirá válidamente con la presencia y los votos de la mayoría de sus miembros, salvo que se estipule un quórum superior. A las juntas directivas se les aplican los artículos 19 y 20 de la ley 222/95 que autorizan las reuniones no presenciales. » La junta directiva no puede introducir reformas estatutarias. » En la etapa de la liquidación voluntaria de la sociedad cesan sus funciones. » En las sociedades por acciones, ninguna persona podrá ser designada ni ejercer, en forma simultánea, un cargo directivo en más de cinco juntas, siempre que las hubiere aceptado. Lo mismo sucederá cuando se trate de sociedades matrices y sus subordinadas, o de éstas entre sí. c) Revisores Fiscales » El artículo 203 del Código de Comercio dispone que deberán tener revisor fiscal: 1) Sociedades por Acciones; 2) Sucursales de compañías extranjeras, y 3) Las sociedades en las que, por ley o por los estatutos, la administración no corresponda a todos los socios, cuando así lo disponga cualquier número de socios excluidos de la administración que representen no menos del 20% del capital social. » De acuerdo con la Ley 43 de 1990 será obligatorio tener revisor fiscal en todas las sociedades comerciales, de cualquier naturaleza, cuyos activos brutos al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente de cinco mil salarios mínimos y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o excedan al equivalente a 3.000 salarios mínimos. » El cargo de revisor fiscal no necesita creación estatutaria, en atención a que su designación se encuentra prevista en la ley. » No podrán ser revisores fiscales: 1) quienes sean asociados; 2) quienes estén ligados por matrimonio o parentesco dentro del 4º. Grado de consanguinidad, 1º. Civil o 2º. De afinidad, o sean consocios de los administradores directivos, el cajero, auditor o contador de la misma sociedad, y 3) quienes desempeñen en la misma compañía o en sus subordinadas cualquier otro cargo. » Quien haya sido elegido como revisor fiscal, no podrá desempeñar en la misma sociedad ni en sus subordinadas ningún otro cargo. » La revisoría fiscal puede ser desempeñada por un pensionado de la compañía. » El revisor fiscal deberá ser contador público y no podrá ejercer el cargo en más de cinco sociedades por acciones. » La limitación no aplica a la firma de contadores. » Para su inscripción debe anexar la carta de aceptación indicando el número de identificación cuando se trate de personas naturales, a menos que en el texto de los documentos conste esta circunstancia. En el caso de nombramientos de firmas revisoras fiscales, éstas deben remitir documento donde conste la designación de los nombrados como principal y suplente, con su número de identificación. » Si la sociedad se encuentra vigilada debe enviarse carta de autorización expedida por la respectiva Superintendencia. Recomendaciones » Verifique que el nombramiento haya sido efectuado por el órgano competente. » Verifique que los nombramientos correspondan a cargos previstos en los estatutos o en la ley. » Para la inscripción de representantes legales, miembros de juntas directivas y revisores fiscales será necesario informar a la Cámara de Comercio el número del documento de identificación del designado, así como la constancia de que el mismo aceptó el cargo. » Cuando se trate de nombramientos de representantes legales, miembros de junta directiva o revisores fiscales de sociedades vigiladas por alguna Superintendencia, procederá la inscripción siempre que se acompañe carta de autorización expedida por la misma. » Todas las escrituras deben presentarse en copias auténticas. » Los documentos privados deben ser debidamente reconocidos y con diligencia de presentación personal ante notario o con presentación personal de su cédula ante el secretario de la cámara de comercio. » Cancelar los derechos de inscripción, el impuesto de registro y los derechos de matrícula correspondientes, según el caso.

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