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¿Cómo inscribir reformas estatutarias? ¿Qué constituye reforma estatutaria y sus efectos ante terceros y entre los socios? Constituye reforma estatutaria cualquier modificación que se introduzca a la escritura de constitución. Toda reforma del contrato de sociedad debe reducirse a escritura pública y se debe registrar en la cámara de comercio correspondiente al domicilio social, tal como lo dispone el artículo 158 del Código de Comercio. Toda reforma a los estatutos debe ser aprobada por la asamblea de accionistas o junta de socios, según el caso. De la reunión se debe levantar un acta, en la cual, además de los aspectos formales, se incluirán las reformas estatutarias acordadas y junto con un certificado de existencia y representación legal de la entidad, debe elevarse a escritura pública para su posterior registro. Sin los requisitos anteriores la reforma no producirá efecto alguno respecto de terceros. Las reformas tendrán efectos entre los asociados desde cuando se acuerden o pacten conforme a los estatutos. ( Art. 158 C.Co.). ¿Qué actos no constituyen reforma estatutaria? Los nombramientos de representantes legales, juntas directivas, revisores fiscales, etc., no son reformas. ( Art. 163 C.Co.). Tampoco constituye reforma estatutaria los aumentos de capital suscrito y pagado certificados por el revisor fiscal. ¿Dónde se registran las reformas? La solicitud de registro del documento de reforma debe formularse en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde la sociedad tiene el domicilio social y donde tiene abierta sucursales. Si la sociedad o las sucursales están localizadas en la jurisdicción de la Cámara de Comercio del Amazonas, la solicitud de registro se debe presentar en la sede de la Cámara de Comercio del Amazonas. ¿Qué sociedades requieren que las reformas estatutarias consten en escritura pública? Las sociedades civiles y comerciales (colectivas, en comanditas simples, comandita por acciones, limitadas y anónimas) deben reformar sus estatutos por escritura pública. A menos que sean de aquellas que se benefician de lo estipulado en la ley 1014 de 2006 y su decreto reglamentario, en cuyo caso las reformas se realizan por documento privado en el que, además de la reforma, el representante legal debe hacer constar que la sociedad todavía mantiene uno de los dos requisitos exigidos por el artículo 22 de la norma en mención (menos de diez trabajadores o activos netos, excluida la vivienda, inferiores a 500 smmlv). ¿Qué se requiere para su inscripción? » Presentar copia auténtica de la escritura pública o documento privado de reforma, en cualquiera de nuestras sedes. En el caso de la escritura pública se requiere protocolizar copia del acta de la asamblea de accionistas o junta de socios, según el caso, donde conste la decisión de reformar los estatutos. » La escritura que contiene la reforma debe coincidir con las decisiones tomadas en el acta. » La escritura debe ser suscrita por las personas que ostentan la calidad de representante legal, o por personas autorizadas que desbordan dicha autorización. » La copia de la escritura o documento privado que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico. » Si la reforma consiste en: fusión, escisión, disminución del capital social con reembolso efectivo de aportes a los socios, cualquier reforma de sociedades controladas, cualquier reforma de sociedades en concordato (durante la negociación), cualquier reforma estatutaria de sociedades en acuerdo de reestructuración (durante la negociación), para su registro, en la escritura pública debe incluirse la autorización previa de la Superintendencia de Sociedades, Superintendencia Bancaria o Superintendencia de Valores, según el caso. Recomendaciones que se deben tener en cuenta en las siguientes reformas: A. Cesión de cuotas » En sociedades de responsabilidad limitada y en las sociedades en comandita simple, la cesión requiere de escritura pública, so pena de ineficacia. (Art. 366 C.Co.). Al acto notarial deben comparecer los cedentes, los cesionarios y el representante legal de la sociedad. (Art. 362 C.Co). » En el caso de que a la junta de socios no hayan asistido la totalidad de los asociados, anexar a la escritura pública certificación del representante legal de la sociedad que informe que para la cesión se observó el proceso de oferta y derecho de preferencia previsto en los artículos 363, 364, 365 y 367 del Código de Comercio. » Indicar a título de qué se ceden las cuotas (oneroso o gratuito). Si es a título oneroso debe estipularse precio de venta. » Si las cuotas que se ceden se encuentran afectadas por la inscripción de un embargo, no procede la inscripción de la cesión de cuotas. » La cesión de cuotas sólo produce efectos respecto de terceros y de la sociedad, a partir de la fecha en que sea inscrita en el registro mercantil. (Art. 366 C.Co.) » Deben cancelarse los derechos de inscripción e impuesto de registro correspondientes. Si existe precio de venta el impuesto se cobra con cuantía. B. Cambio de razón social o denominación » Presentar copia auténtica de la escritura de reforma, en la cual debe encontrarse protocolizada el acta de la asamblea de accionistas o junta de socios en la que conste la aprobación de la decisión. » Verifique antes de inscribir o de iniciar el trámite de inscripción de la escritura de reforma, que en la cámara de comercio no existe inscrito un nombre igual. Para el efecto puede tener en cuenta los siguientes criterios: a- Las expresiones y abreviaturas que identifican el tipo de sociedad (Ltda., S.A., S. en C., etc. ) no forman parte del nombre y por lo tanto no sirven de diferenciador. b- La sola igualdad fonética o de pronunciación del nombre, es criterio suficiente para considerar que dos nombres son idénticos. c- Dos nombres integrados por las mismas palabras pero en orden diferente no son idénticos. d- Los diminutivos son diferenciadores. e- Los plurales son diferenciadores. f- La adición de números es suficiente para considerar que dos nombres no son idénticos. » Diligencie el formato para verificación de homonimia. » Si también cambia el nombre del establecimiento de comercio, debe adjuntarse una comunicación suscrita por el representante legal en tal sentido, la cual debe presentarse con firma autenticada ante notario o presentación personal de su cédula. » Cancelar los derechos de inscripción e impuesto de registro correspondientes. C. Cambios al capital » En las sociedades por cuotas de una sociedad de responsabilidad limitada, colectiva, en comandita simple, el aumento de capital social constituye una reforma estatutaria. » En las sociedades anónimas y en comandita por acciones, solo requieren de escritura pública para el registro del aumento de su capital autorizado. Existe un caso en el cual se debe aceptar el aumento de capital suscrito y pagado por escritura pública, se trata de un aumento que no se efectúa en virtud de un reglamento de colocación de acciones, sino por pago de dividendos en acciones o revalorización del patrimonio. » Presentar copia auténtica de la escritura pública de reforma, en la cual debe encontrarse protocolizada el acta de asamblea de accionistas o junta de socios en la que manifieste la forma en la cual se pagó dicho aumento y en la cual consta la aprobación de la decisión. » Si se trata de un aumento de capital por ingreso de socios, la escritura debe estar suscrita por éstos e indicar además sus domicilios, nacionalidad y documento de identificación. » Se debe indicar con precisión en el acta y escritura donde consta la reforma del capital (aumento o disminución), cuál es el monto total, el valor nominal de cada derecho social (parte de interés social, cuotas de interés o acciones), el número de derechos sociales y como quedaron distribuidos después de la modificación. » Todo aumento que se haga con reavalúo de activos será ineficaz. (Art. 122 inciso 2º. C.Co.) » Si el capital se disminuye por un reajuste contable no requiere autorización de la Superintendencia de Sociedades; si se disminuye por efectivo reembolso de aportes a los socios, si requiere autorización previa de la Supersociedades. » Cancelar los derechos de inscripción e impuesto de registro correspondientes. El impuesto de registro se liquida sobre el valor del aumento del capital suscrito, y causa sanción por extemporaneidad. Si se trata de un aumento de capital con aporte de inmuebles, el pago del valor correspondiente al impuesto de registro debe efectuarse en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. D. Prórroga del término de duración » La modificación del término de duración de una sociedad implica una reforma estatutaria, por lo tanto, debe aprobarse por la junta de socios o asamblea de accionistas y elevarse a escritura pública dicha decisión. » El acta en la cual consta la decisión de prorrogar el término de duración de la sociedad, debe corresponder a una reunión de fecha anterior a aquella en la cual se protocoliza el vencimiento del término, independientemente de que el otorgamiento de la escritura se realice con posterioridad a dicho vencimiento. » Presentar copia de la escritura de reforma en la cual debe encontrarse protocolizada el acta del órgano social competente en la cual consta la decisión. » Cancelar los derechos de inscripción e impuesto de registro correspondientes.

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