.:Cámara de Comercio del Amazonas:. -Registro de Entidades-

1.

¿Qué entidades están obligadas a registrarse ante las cámaras de comercio?

» Asociaciones, corporaciones, fundaciones e instituciones de utilidad común:

- Gremiales

- De beneficencia

- Profesionales

- Juveniles

- Sociales

- Democráticas y Participativas

- Cívicas y Comunitarias

- De egresados

- De rehabilitación social y ayuda a indigentes

- Clubes sociales

»
Entidades científicas, tecnológicas, culturales e investigativas.

»
De planes y programas de vivienda de interés social.

»
Asociaciones de padres de familia de cualquier grado.

»
Asociaciones de instituciones educativas.

»
Asociaciones sin ánimo de lucro o de economía solidaria formadas por padres de familia y educadores.

»
Asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales; y asociaciones de segundo y tercer grado.

»
Corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades indígenas.

»
Asociaciones de copropietarios, coarrendatarios, arrendatarios de vivienda compartida y vecinos diferentes a las de propiedad horizontal regidas por las leyes 182 de 1984 y 16 de 1985 y la Ley 675 de 2001

»
Entidades ambientalistas

»
Cooperativas, federaciones y confederaciones, instituciones auxiliares del cooperativismo y precooperativas

»
Fondos de Empleados

»
Asociaciones mutuales

»
Empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas.

»
Las demás organizaciones civiles, corporaciones civiles, corporaciones, fundaciones y entidades privadas sin ánimo de lucro no sujetas a excepción.

2.

¿Qué entidades no están obligadas a registrarse ante las cámaras de comercio?

No están obligadas a registrarse ante las cámaras de comercio, las siguientes entidades:

»
Instituciones de educación superior.

»
Instituciones de educación formal y no formal (Ley 115 de 1994).

»
Personas jurídicas sin ánimo de lucro que prestan servicios de vigilancia privada.

»
Juntas de acción comunal, juntas de vivienda comunitaria, Iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones y confederaciones y asociaciones de ministros.

»
Entidades regulares por la ley 100 de 1993 de seguridad social.

»
Sindicatos y asociaciones de trabajadores y empleados.

»
Partidos y movimientos políticos.

»
Cámaras de Comercio reguladas por el código de comercio.

»
Entidades privadas del sector salud cuando se dediquen a la atención de servicios de salud en los procesos de fomento, prevención, tratamiento y rehabilitación a la comunidad, de que trata la Ley 100 de 1993

»
Sociedades de gestión colectiva de derechos de autor y derechos conexos que trata la Ley 44 de 1993.

»
Personas jurídicas extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro, con domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia a través de sucursales.

»
Establecimientos de beneficencia pública de carácter oficial, corporaciones y fundaciones creadas por leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos, regulados por el Decreto 3130 de 1968 (Ley 489 de 1998).

»
Propiedades regidas por las leyes de propiedad horizontal (Edificios, condominios, etc.) (Ley 675 de 2001).

»
Cajas de compensación familiar reguladas por la Ley 21 de 1982.

»
Cabildos indígenas regulados por la ley 1890.

»
Entidades que conforman el sistema nacional del deporte de los niveles nacional, departamental y municipal. Ley 181 de 1995.

»
Instituciones de utilidad común que prestan servicios de bienestar familiar.

»
Organizaciones gremiales de pensionados que trata la Ley 43 de 1984.

»
Casas - Cárcel de que trata la ley 65 de 1992.

»
Clubes de tiro y caza y asociaciones de coleccionistas de armas.

»
Los cuerpos de bomberos voluntarios y oficiales (Ley 322 de 1996).

»
Las demás personas jurídicas respecto de las cuales la ley regula expresamente su creación y funcionamiento, las cuales se regirán por sus normas especiales.

3.

¿Cómo se constituye una entidad sin ánimo de lucro?

Una entidad sin ánimo de lucro puede constituirse:

» Por un acta de constitución

De la reunión donde se decida crear la entidad, se elaborará un acta que se denomina "acta de la asamblea de constitución" y debe contener:

- Los estatutos que van a regir la entidad que deben contener los requisitos que más adelante se señalan, pueden ser insertos en el acta o en documento anexo.

- Los nombramientos de los órganos de administración y vigilancia

- Firma de las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión. Estas firmas deben ser reconocidas ante juez o notario, o ante el funcionario autorizado de la Cámara de Comercio.

Nota: Se recomienda este mecanismo para evitar la comparecencia de todos los fundadores ante el juez, el notario o el funcionario autorizado por la Cámara de Comercio.

» Por documento privado

Cuando se constituye por documento privado, todos los asociados o fundadores deben firmar el documento de constitución, que debe contener los estatutos con los requisitos que más adelante se señalan.

Este documento debe ser reconocido ante juez o notario, o con presentación personal ante el funcionario autorizado por la Cámara de Comercio, por todas las personas que firmen como asociaciones o fundadores.

» Por escritura pública

Cuando se constituye por escritura pública, todos los asociados o fundadores deben comparecer ante la notaria, en forma personal o mediante apoderado, a otorgar el instrumento público que debe contener los estatus con los requisitos que más adelante se señalan.

¿Qué debe contener el documento de constitución?

»
Nombre, identificación y domicilio (ciudad o municipio donde desarrolla sus actividades) de los asociados o fundadores.

»
Nombre de la entidad sin ánimo de lucro y su sigla, si la tiene. La conformación del nombre depende de la clase de entidad que constituya para lo cual deberá tenerse en cuenta las normas que la rigen.

»
Clase de persona jurídica: indique si se trata de una corporación, fundación, cooperativa, fondo de empleados, asociación mutual, etc.

»
Domicilio de la entidad: cuidad o municipio donde la entidad sin ánimo de lucro va a desarrollar su objeto social.

»
Objeto social: enunciar en forma clara y completa las actividades a que se dedicarán principalmente la entidad.

»
Patrimonio y forma de hacer los aportes.

»
Forma de administración: establecer en forma clara y precisa la forma de administración con indicación de las facultades y limitaciones de los órganos de administración (asamblea de asociados, junta directiva, consejo de administración) y representación legal (presidente, vicepresidente, director y sus suplentes).

»
Periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en lo que habrá de convocarse a reuniones extraordinarias de los órganos de dirección y administración.

»
Requisitos para convocar a las reuniones, es decir, la forma o medio para citar a los asociados (comunicación escrita, avisos de prensa, carteleras, etc) con cuántos días de anticipación debe citar a las reuniones ordinarias y extraordinarias, persona u órgano que realizará la convocatoria a las reuiones ordinarias o extraordinarias.

»
Duración precisa de la entidad, expresada en años. Por ejemplo: 20 años (para las cooperativas, precooperativas, fondos de empleados, asociaciones mutuales y fundaciones, su duración será indefinida).

»
Causales de disolución: enunciar las causales de disolución anticipada de la entidad.

»
Forma de hacer la liquidación una vez disuelta la entidad indicando el destino de sus remanentes, según los estatutos (Ej: si se van a entregar a una entidad de las misma naturaleza).

»
Facultades y obligaciones de los revisores fiscales, si el cargo está previsto en la Ley o en los estatutos. (Para la fundaciones cooperativas, fondos de empleados y asociaciones mutuales es obligatorio tener revisor fiscal).

¿Donde debe inscribirse la entidad?

La entidad debe presentar su solicitud de registro en la Cámara de Comercio con la jurisdicción en el lugar donde va a tener su domicilio principal.

¿Cómo efectuar el Registro de la entidad?

»
Una vez otorgada el acta de constitución, la escritura pública o el documento privado, presente copia auténtica, según el caso en cualquiera de nuestras sedes.

»
Cancele el valor de los derechos de inscripción que le liquidará el cajero.

»
La inscripción del acta de constitución de la escritura pública o el documento privado, causa adicionalmente un impuesto de registro a favor del departamento del Amazonas en una tarifa del 0,7 % con base en el monto del patrimonio inicial de la entidad, si no tiene monto de patrimonio inicial y si no señala un patrimonio, la tarifa será el equivalente a cuatro (4) salarios mínimos diarios legales vigentes al momento de la inscripción.

¿Cómo registrar una entidad que se constituyó antes del 6 de marzo de 1996?

»
Solicite un certificado especial a la autoridad que ejerce la inspección y vigilancia de la entidad sin ánimo de lucro.

»
El certificado debe contener los mismos requisitos establecidos para la constitución de una entidad.

»
Cancele únicamente el valor de los derechos de inscripción.

Anexos

Al documento de constitución debe acompañarse una comunicación suscrita por el presente legal en la cual se indique:

- Dirección, teléfono y faz de la entidad
- Nombre de la autoridad que ejercerá la inspección y vigilancia de la entidad que se constituye.

Las entidades de naturaleza cooperativa, los fondos de empleados y las asociaciones mutuales, así como las federaciones y las instituciones auxiliares del cooperativismo, deben presentar constancia firmada por el representante legal donde se manifiesta haber cumplido las normas especiales que regulan la entidad constituida.

Diligenciar el formulario adicional del registro para fines tributarios, con el propósito de tramitar en Numero de Identificación Tributaria NIT.

Recomendaciones

»
Las asociaciones o corporaciones deben ser constituidas por dos personas como mínimo.

»
Las funciones puede ser constituidas por una o más personas.

»
Antes de asignarle nombre a la entidad, verifique que la Cámara de Comercio no exista registrado un nombre igual o similar al que va utilizar.

»
Si las personas designadas para ocupar los cargos de junta directiva, representantes legales, revisores fiscales, no son asociados o comparecientes al acto de constitución, debe anexarse copia de las cartas de aceptación con el número del documento de identidad de cada uno.

»
En caso de aportes de bienes inmuebles que incluya linderos y número de matrícula inmobiliaria, en estos casos, debe acreditar el pago del impuesto de registro que es liquidado y recaudado en la correspondiente oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

Recuerde que

Para poder desarrollar su actividad debe tener en cuenta lo siguiente:

»
Una vez inscrita la entidad debe inscribir los libros de contabilidad.

»
Realizar los trámites de seguridad laboral e industrial ante las respectivas entidades:

- Entidades promotoras de salud.
- Cajas de compensación familiar.
- Ministerio de Trabajo.
- Ministerio de Salud.

4.

¿Cómo se inscriben los libros de una entidad sin ánimo de lucro?

¿Que libros se deben inscribir?

»
Los libros que se deben inscribir son los que determine la administración de la entidad, por ejemplo:

»
Libros de actas de la asamblea de asociados, fundadores, juntas directivas o consejos de administración.

»
Libros principales de contabilidad: mayor y balances.

»
No es obligatorio inscribir los libros auxiliares de contabilidad.

¿Donde se deben inscribir?

»
Las entidades sin ánimo de lucro que deben inscribirse en las cámaras de comercio deben presentar su solicitud de inscripción de los libros en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde van a tener su domicilio principal.

»
Si la entidad está localizada en Leticia o en cualquiera de los municipios que se señale en la respectiva guía, la solicitud se debe presentar en la sedes de la Cámara de Comercio del Amazonas

Requisitos para solicitar el Registro de Libros

Presente una solicitud escrita por el representante legal de la entidad que contenga lo siguiente:

»
Fecha de solicitud

»
Nombre completo de la entidad a la que pertenezcan los libros (si es posible, indique el número de registro ante la Cámara)

»
Nombre o destinación de los libros que solicita inscribir

»
Cantidad de hojas útiles de cada libro y en que numeración comienza y en cuál termina.

»
Código de cada libro, si es de hojas continuas.

Requisitos para registrar nuevos Libros

Cuando se remite un libro se vaya a registrar uno nuevo, debe cumplirse con uno de estos requisitos: traer el libro anterior, o presentar constancia del revisor fiscal o del contador público que certifique sobre la terminación del libro. En caso de perdida de un libro, debe anexarse copia auténtica de la denuncia respectiva.

5.

¿Cómo inscribir reformas estatutarias?

¿Qué actos constituyen reformas estatutarias?

Constituye reforma estatutaria cualquier modificación que se introduzca o estatutos de la entidad.

¿Qué actos no constituyen reformas estatutarias?

No son reformas estatutarias los nombramientos de representantes legales, órganos colegiados (miembros de juntas directivas, comités de control social, juntas de vigilancia, revisores fiscales, etc.)

¿Dónde debe registrarse la reforma?

La solicitud de registro de la reforma debe formularse en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la entidad tiene su domicilio principal y donde tiene abiertas sucursales. Si la entidad o la sucursal esta localizada en Leticia, se inscribirá en la sede de la Cámara de Comercio del Amazonas.

¿Cómo se realiza una reforma a los estatutos?

La decisión de reformar los estatutos de las entidades sin ánimo de lucro, debe ser aprobada en reunión del órgano máximo (asamblea de asociados o asamblea de fundadores) según sea el caso, de la cual se levantará el acta correspondiente, donde se indicarán las modificaciones.

Esta acta debe cumplir los requisitos formales que la Ley determina (consultar la respectiva guía).

¿Cómo efectuar el registro?

»
Presente copia del acto que contiene la decisión de reformar los estatutos debidamente aprobada en cualquiera de nuestras sedes.

»
La copia del que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico.

»
Al solicitar la inscripción del acta de reforma causa adicionalmente un impuesto de registro a favor del departamento del Valle del Cauca, en una tarifa equivalente a cuatro salarios mínimos diarios legales vigentes a la fecha de presentación de la escritura de disolución, o si se trata de una reforma al patrimonio, se cancelará una tarifa del 0.7% sobre el valor del aumento.

¿Qué reformas se inscriben?

»
Toda decisión de asamblea que modifique todos o algunos de los artículos que componen los estatutos de la entidad, incluyendo la disolución.

»
Cambio de nombre de la entidad. Verifique en la cámara de comercio que no esté inscrita otra entidad con el mismo nombre.

»
Prórroga el término de duración. (Para asociaciones y corporaciones, indique una fecha precisa de terminación. Ejemplo: hasta el 31de diciembre del año 2020).

6.

Guía para la elaboración de las actas de las entidades sin ánimo de lucro

Con el ánimo de facilitar la correcta elaboración de actas que deban inscribirse en la Cámara de Comercio, resumimos a continuación los requisitos legales que deben observarse:

»
Generales: Nombre completo de la entidad sin ánimo de lucro. Nombre del órgano social que se reúne, ejemplo: Asamblea de Asociados, Junta Directiva, Consejo de Administración, domicilio (ciudad), lugar y fecha de la reunión.

»
Convocatoria: Forma en que se realizó la reunión.

¿Quién debe convocar?

+
La persona u órgano que realizó la convocatoria, según lo previsto en los estatutos, el representante legal, la junta directiva, etc.

+
Medio utilizado para la convocatoria: Es la forma prevista en los estatutos para notificar o citar a los asociados. Por ejemplo carteleras en las oficinas de la entidad, publicaciones en diarios de circulación en el domicilio principal y comunicaciones escritas a cada asociado.

+
Antelación: Se debe informar con cuantos días hábiles o comunes de anticipación, la fecha en la que se realizó la citación a la reunión.

+
Quórum: Si se trata de actas de asambleas, indique el número total de asociados presentes y representados indicando el porcentaje del quórum. Si se trata de actas de juntas directivas o consejos de administración, indique el nombre completo de los miembros presentes. Tenga en cuenta que los miembros de la junta directiva o de los consejos de administración, que se reúnen deben estar previamente registrados en la cámara de comercio.

+
Nombramientos: El nombramiento debe hacerse por el órgano competente previsto por los estatutos antes de realizar los nombramientos. Verificar en los estatutos a quien la corresponde la designación, por ejemplo: si en los estatutos se expresa que el revisor fiscal lo nombra la asamblea, no procede su nombramiento mediante acta de la junta directiva.

Los nombramientos efectuados deben corresponder a los cargos creados. Indique claramente nombre, apellidos completos, número de identificación de cada una de las personas nombradas, etc.

Informe en el acta si las personas elegidas aceptaron los cargos. Si la aceptación no consta en el acta, podrán enviarse cartas de aceptación anexas al acta.

+
Aprobación del acta: Debe existir constancia de aprobación del texto del acta por parte del presidente y secretario o por parte de todas las personas que integran la comisión designada para aprobar el acta. En este caso deberán aparecer las firmas de estas personas.

7.

¿Cómo inscribir los nombramiento?

¿Qué nombramientos se inscriben?

Deben inscribirse en la cámara de comercio los nombramientos a:

»
Representantes legales (Presidente, vicepresidente, director general, subdirector, gerente, subgerente, suplentes liquidadores, etc.)

»
Organos colegiados de administración (Juntas directivas, consejos directivos, consejos de administración, comité ejecutivo, etc.)

»
Organo de control externo (Revisores fiscales y sus suplentes)

¿Quiénes son administradores?

»
El representante legal.

»
El liquidador.

»
Los miembros del consejo directivo.

»
Todas aquellas personas que de acuerdo con los estatutos ejerzan esta función.

¿Dónde se debe inscribir el nombramiento?

»
La solicitud de registro debe efectuarse en la Cámara de Comercio donde tiene el domicilio principal la entidad.

»
Si se trata de un nombramiento de un representante legal de una sucursal, debe inscribirse en la cámara de comercio donde se encuentra ubicada la misma.

»
Si la entidad está ubicada en Cali se inscribirá en cualquiera de las sedes de la cámara de comercio de la ciudad.

¿Cuál es el procedimiento para el registro?

»
Entregue, en cualquiera de nuestras sedes, copia del acta en el cual el órgano social realizó la designación (Organo competente es el órgano colegiado que de acuerdo con los estatutos le corresponde realizar la designación, es decir, junta directiva, junta de socios, asamblea general de asociados, consejo de fundadores, etc.)

»
El acta o el extracto del acta debe contener la siguiente información:

+
Nombre completo de la entidad a que pertenece

+
Domicilio (Ciudad o municipio de la entidad), lugar y fecha de la reunión.

+
Forma en que se realizó la convocatoria.

+
Persona u órgano que la efectuó.

+
Medio a través del cual se llevó a cabo la convocatoria, es decir, carta, aviso de prensa, etc.

+
Antelación de la convocatoria, es decir, la fecha en la que se realizó la citación a la reunión.

+
El requisito de convocatoria no es necesario cuando se halle presente la totalidad de los asociados, o de los miembros de la junta, es decir el 100%.

+
Si se trata de actas de asambleas, indique el número de asociados hábiles convocados y el número total de asociados hábiles (presentes y representados) o delegados que asistieron, por ejemplo: se cito a 100 asociados hábiles, asistieron 70, el porcentaje de asociados o delegados hábiles que asistieron. El 70% de asociados hábiles.

+
Si se trata de actas de junta directiva o consejos de administración, indique el nombre completo de los miembros presentes.

»
Los nombramientos efectuados, indicando el nombre completo de la persona designada, el número de identificación, la constancia de aceptación del cargo y el número de votos emitidos a favor, en contra o en blanco. En caso de unanimidad debe expresarse así en el acta.

»
Los nombramientos deben necesariamente corresponder a los cargos creados en los estatutos.

8.

¿Cómo registrar la disolución y la liquidación de una entidad sin ánimo de lucro?

¿Qué es la disolución?

Es la etapa en la cual se decide la terminación de las actividades previstas en los estatutos o por el objeto social de la entidad y se inicia el proceso de liquidación.

¿Cuáles son los causales de disolución?

Conforme a la ley, la entidad se disolverá por las causales previstas en los estatutos o por las especiales de cada tipo de entidad, según el régimen especial de cada una.

La entidad podrá disolverse por las siguientes causales:

»
Por vencimiento del término de duración.

»
En este caso la disolución de la entidad rige entre los asociados y respecto a terceros a partir de la fecha de expiración del término de su vigencia, sin necesidad de formalidades espaciales.

»
La Cámara de Comercio del Amazonas certificará que la entidad se encuentra disuelta y en estado de liquidación desde la fecha de vencimiento de su vigencia.

»
Por decisión de los asociados antes de vencerse su término de duración. En reunión de asamblea general de asociados se debe decretar la disolución anticipada de la sociedad y nombrar al liquidador.

»
Disolución por alguna causal legal o estatutaria respectiva, los asociados reunidos en asamblea declaran la disolución y designan al liquidador.

»
Por terminación del patrimonio, cuando en las fundaciones se extingue su patrimonio o se produce la destrucción de los bienes destinados a su manutención, los asociados declaran en asamblea la disolución de la entidad.

»
Por apertura de la liquidación obligatoria u orden de autoridad competente, se debe registrar la copia de la providencia que ordena la disolución o la apertura a la liquidación obligatoria en la cual conste que la providencia se encuentra ejecutoriada.

»
Por cancelación de su personería jurídica por orden de la autoridad de inspección y vigilancia.

¿Cómo efectuar el registro?

»
Presente copia del acta o documento que decretó la disolución en cualquiera de las sedes.

»
La copia del acta o documento que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico.

»
Al solicitar la inscripción cancele el valor que le liquidará el cajero.

»
La inscripción del acta o documento de disolución causa adicionalmente un impuesto de registro a favor del departamento del Amazonas, a una tarifa equivalente a cuatro salarios mínimos diarios legales vigentes a la fecha de presentación del acta o documento de disolución.

Observaciones

»
La entidad declarada en disolución no puede continuar desarrollando actividades, excepto las encaminadas a su liquidación.

»
A partir de la declaración de disolución, la entidad entra en proceso de liquidación.

»
A partir de la declaración de disolución, al nombre de la entidad deberá adicionarse la expresión "en liquidación".

Proceso de liquidación

Una vez inscrita el acta en disolución, el liquidador debe cumplir con lo siguientes:

»
Publicar tres (3) avisos en un periódico de amplia circulación nacional, dejando entre uno y otro un plazo de 15 días, en los que informará sobre el proceso de liquidación que adelanta la entidad.

»
Elaborar los inventarios y el balance final de la sociedad.

»
Pagar el pasivo externo.

»
El remanente del activo patrimonial se debe entregar a la entidad que halla escogido la asamblea, según lo previsto en los estatutos.

»
El proyecto de adjudicación del activo patrimonial debe someterse a consideración de la asamblea de asociados y elaborarse en el acta que conste su aprobación.

¿Dónde se registra la disolución y liquidación de la entidad?

La solicitud del registro debe efectuarse en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar del domicilio principal de la entidad y en el lugar donde tenga abierta sucursales. Si la entidad o su sucursal está localizada en Leticia, se debe presentar la solicitud en la sede de la Cámara de Comercio del Amazonas.

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