REGISTRO MERCANTIL

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Es el registro que por disposición legal deben efectuar todas las personas naturales, sociedades comerciales y civiles, empresas unipersonales, establecimientos de comercio, sucursales o agencias, sucursales de sociedades extranjeras y empresas asociativas de trabajo, que ejerzan actividades comerciales.
Con el Registro Mercantil se le da publicidad a la condición de comerciante que tienen las personas naturales y jurídicas e igualmente a muchos actos y documentos que por su interés para los terceros deben ser conocidos.

El registro mercantil comprende dos aspectos:
» La matrícula de los comerciantes, sociedades y establecimientos de comercio.
» La inscripción de los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley ha exigido esta formalidad.

1. CONSTITUCIÓN DE UNA SOCIEDAD

¿Qué es una sociedad?

Es un contrato o acuerdo que surge entre dos o más personas que se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, para desarrollar una determinada actividad, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas por la empresa.

Una vez constituida la sociedad por escritura pública, se forma una persona jurídica independiente de sus asociados, la cual debe matricularse en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar pactado como domicilio social.

¿Cómo se constituye una sociedad?

Toda sociedad se constituye por escritura pública, cualquiera que sea su objeto social y en ella deberá expresarse lo siguiente:

1.
El nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. Con el nombre de las personas naturales debe indicarse su nacionalidad y documento de identidad; con el nombre de las personas jurídicas, la ley, decreto o escritura de que se deriva su existencia.
2.
La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma, formado como se dispone en relación con cada uno de los tipos de sociedad que regula la ley.
3.
El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en el mismo acto de constitución.
4.
El objeto social, esto es, la empresa o negocio de la sociedad, haciendo una enunciación clara y completa de las actividades principales. Será ineficaz la estipulación en virtud de la cual el objeto social se extienda a actividades enunciadas en forma indeterminada o que no tengan una relación directa con aquel.
5.
El capital social, la parte del mismo que se suscribe y la que se paga por cada asociado en el acto de la constitución. En las sociedades por acciones deberá expresarse además, el capital suscrito y el pagado, la clase y valor nominal de las acciones representativas de capital, la forma y términos en que deberán cancelarse las cuotas debidas, cuyo plazo no podrá exceder de un año.
6.
La forma de administrar los negocios sociales con indicación de las atribuciones y facultades de los administradores y de las que se reserven los asociados, las asambleas y las juntas de socios, conforme a la regulación legal de cada tipo de sociedad.
7.
La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia.
8.
Las fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales, y la forma en que han de distribuirse los beneficios o utilidades de cada ejercicio social, con indicación de las reservas que deban hacerse.
9.
La duración precisa de la sociedad y las causales de disolución anticipada de la misma.
10.
La forma de hacer la liquidación, una vez disuelta la sociedad, con indicación de los bienes que hayan de ser restituidos o distribuidos en especie, o de las condiciones en que, a falta de dicha indicación, puedan hacerse distribuciones en especie.
11.
Si las diferencias que ocurran a los asociados entre si o con la sociedad, con motivo del contrato social, han de someterse a decisión arbitral o de amigables componedores y, en caso afirmativo, la forma de hacer la designación de los árbitros o amigables componedores.
12.
El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar legalmente a la sociedad, precisando sus facultades y obligaciones, cuando esta función no corresponda, por la ley o por el contrato, a todos o algunos de los asociados.
13.
Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo esté previsto en la ley o en los estatutos.
14.
Los demás pactos que, siendo compatibles con la índole de cada tipo de sociedad, estipulen los asociados para regular las relaciones a que da origen el contrato.

Cláusula Compromisoria. Se sugiere la siguiente:

“Toda controversia o diferencia relativa a este contrato y a su ejecución, liquidación o interpretación, se resolverá por un Tribunal de Arbitramento, que se sujetará al reglamento del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara correspodiente, de acuerdo con las siguientes reglas:

a.
El Tribunal está integrado por (número impar de árbitros), designados por la Cámara.
b.
El Tribunal decidirá en derecho o en equidad”.

¿Cómo se matricula una sociedad?

Para matricularse en el Registro Mercantil, debe:

1.

Diligenciar el Registro Único Tributario, RUT

De acuerdo con la nueva normatividad tributaria de la DIAN, a partir del 1 de febrero de 2005 para matricularse en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio del Amazonas, deberá inscribirse previamente en el Registro Único Tributario (RUT).

Para hacerlo deberá:

Ingresar a la página web de la DIAN, www.dian.gov.co y por “Nuevo RUT” entrar a la opción “Nuevos comerciantes que aún no cuentan con el NIT y que requieren el registro mercantil”

Diligenciar el formulario que allí aparece. Verificar que el nombre consignado en el formulario del RUT sea idéntico al registrado en el formulario de Registro Unico Empresarial.

Imprimir el formulario de Registro Unico Tributario que sale con la frase “Para trámite en Cámara” y que contiene el número de radicación del formulario.

Firmar el formulario RUT por el Representante Legal de la sociedad. En caso de enviar a un tercero a realizar la matrícula mercantil, el formulario debe contener el reconocimiento notarial de contenido y firma.

2.
Adquirir en la sede de la Cámara, diligenciar y firmar por el Representante Legal el formulario Registro Único Empresarial (Carátula Unica Empresarial y Anexo Matrícula Mercantil o Renovación). Con el formulario debe presentar el original del documento de identificación del Representante legal que lo suscribe. En caso de enviar a un tercero, el formulario debe venir con reconocimiento notarial de contenido y firma.
3.
Diligenciar y firmar por el Representante Legal de la sociedad el formulario adicional de registro con otras entidades que entrega la Cámara.
4.

Presentar con estos documentos una copia auténtica de la escritura pública de constitución de la sociedad.

5.
Cancelar el valor de los derechos de inscripción por la escritura pública y de matrícula de la sociedad que liquidará el cajero con base en el capital de la sociedad.
6.
Cancelar el valor del Impuesto de Registro a favor de la Gobernación del Amazonas, el cual será liquidado y recaudado por la Cámara de Comercio del Amazonas (Ley 223 de Diciembre 20 de 1995).

¿Por qué es importante la matrícula de una sociedad?

La matrícula de una sociedad facilita la prueba de su propiedad, mediante el certificado que expide la cámara de comercio.

Mientras esté vigente la matrícula, no se podrán registrar otras sociedades, empresas, sucursales o establecimientos de comercio con el mismo nombre del escogido para la sociedad.

Evita multas que puede imponer la Superintendencia de Industria y Comercio.

Es una fuente de información comercial a la cual acuden los terceros que deseen conocer datos de la sociedad como la actividad económica, ubicación, solvencia económica, dirección, etc.

Constituye la más importante materia prima para las investigaciones económicas, estadísticas y de indicadores económicos.

Facilita la celebración de negocios con los sectores público y privado.

Facilita la obtención de créditos con el sector financiero.

Permite el ingreso de su establecimiento de comercio a la gran base de datos de la Cámara de Comercio de Bogotá.

¿Cuándo debe renovarse la matrícula?

Para obtener los beneficios que de ella se derivan y evitar sanciones legales, la matrícula mercantil debe renovarse anualmente entre los meses de enero a marzo de cada año cualquiera que sea la fecha de su matrícula inicial.

Para renovar la matrícula es necesario diligenciar el formulario Registro Único Empresarial y anexar la información financiera del año inmediatamente anterior.

¿Dónde se registra una sociedad?

La solicitud de registro de una sociedad debe formularse en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde ésta tiene el domicilio social.

Si la sociedad está localizada en Leticia, Puerto Nariño o alguno de los corregimientos, se inscribirá en la sede de la Cámara de Comercio del Amazonas.

Recomendaciones

Antes de asignarle nombre a la sociedad y a sus establecimientos de comercio debe verificar que en esta Cámara de Comercio no exista registrado un nombre igual al que se va a utilizar.

Si las personas designadas para ocupar los cargos de junta directiva, representantes legales, revisores fiscales, no son socios o no comparecieron al acto de constitución, deben anexar las cartas de aceptación con el número del documento de identidad de cada uno.

En caso de aportes de bienes inmuebles al capital social, debe hacerse una descripción clara de cada inmueble que incluya linderos y número de matrícula inmobiliaria. Para efectos del pago del Impuesto de Registro este será liquidado y recaudado directamente por la Gobernación del Amazonas.

Si el Subgerente va a ejercer funciones de representación legal o es el Suplente del Gerente, debe indicarlo expresamente en los estatutos. Igualmente cuando se trate de Subdirector, Vicepresidente, etc.

Si los socios son sociedades nacionales o extranjeras, es necesario indicar el número de identificación tributaria, NIT, domicilio, documento de constitución y nombre del representante legal.

La Cámara de Comercio remitirá a la Dian la información pertinente de la persona jurídica, para que ésta le asigne el NIT, el cual quedará consignado en el certificado de existencia y representación legal que expide la Cámara.

Una vez inscrita y matriculada la sociedad debe inscribir los libros de actas y contabilidad.

2. MATRICULA DE UNA PERSONA NATURAL

¿Qué personas naturales se deben matricular en la Cámara de Comercio?

Se deben matricular todas las personas naturales que realicen en forma permanente o habitual actividades consideradas como mercantiles, a título de ejemplo: Quien compra mercancías para después venderlas, con ánimo de lucrarse; o quien es propietario de un hotel o droguería, explotando su negocio.

¿Cuándo se debe realizar la matrícula mercantil?

La matrícula de la persona natural debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha en la cual empezó a ejercer el comercio.

¿Dónde se debe matricular?

La persona natural debe presentar su solicitud de matrícula en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde se encuentre domiciliada.

Si la persona natural esta domiciliada en Leticia o los corregimientos que se encuentran bajo su jurisdicción, se puede matricular en nuestras instalaciones ubicadas en la Carrera 11 No 11 – 09.

¿Cómo efectuar la matrícula un comerciante persona natural?

  • Adquirir el formulario de Carátula Única y Anexo de registro mercantil en nuestra sede.
  • Diligenciar el formulario suministrando en forma exacta los datos solicitados. Recuerde que no se aceptan formularios con tachones y enmendaduras. En la hoja anexa del formulario se encuentran las instrucciones para diligenciarlos, el cual se recomienda leerlo detenidamente.
  • Presentar personalmente el formulario con su cédula de ciudadanía en las ventanillas de atención al público de nuestra Sede. Las personas extranjeras deben presentar la cédula de extranjería o el pasaporte con visa de negocios.
  • Cancelar el valor de los derechos de matrícula, que liquidará el cajero, tomando como base los activos indicados en el formulario.
  • Si posee NIT, allegar copia del mismo y presentarla junto con el formulario. En caso negativo, solicitar al cajero formato de solicitud de NIT para su diligenciamiento. Este paso evita adelantar este trámite ante la DIAN, pero no suple la inscripción en el Registro Nacional de Vendedores, o en Registro Único Tributario, una vez sea aprobado.

¿Por qué es importante la matrícula?

  • Permite cumplir con los deberes del comerciante.
  • El certificado expedido por la Cámara permite acreditar la condición de comerciante.
  • La matrícula es una fuente de información comercial a la cual pueden acudir quienes deseen conocer la actividad económica, referencias y solvencia económica del inscrito o matriculado.
  • Es un requisito para la admisión a concordato de la persona natural.
  • Facilita el proceso de inscripción en el Registro de Proponentes.
  • Facilita contactos comerciales directos con proveedores y clientes.
  • Facilita la obtención de préstamos en el sector financiero.
  • Renovar su matricula a tiempo lo acredita como un comerciante cumplidor de sus deberes legales.
  • Evita multas que puede imponer la Superintendencia de Industria y Comercio y el cierre de su negocio por parte de la Alcaldía Municipal.
  • Facilita la celebración de negocios con los sectores público y privado.

¿Cuándo debe renovarse la matrícula?

Entre los meses de enero a marzo de cada año debe renovarse la matrícula, para obtener los beneficios que de ella se derivan y evitar sanciones legales. El plazo vence el 31 de marzo de cada año.

Para realizar la renovación se debe diligenciar el formulario correspondiente, presentarlo en nuestra Sede y cancelar los derechos de ley. Recuerde que la información financiera debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior e igualmente se renueva con base al activo.

¿Cómo se modifica la información de los formularios?

Cualquier modificación que afecte el contenido del formulario de matrícula o su renovación, debe solicitarse por escrito a la Cámara de forma personal o con documento reconocido ante Notario. Estas mutaciones se registran en el libro XV (Cambio de dirección, actividad).

De igual manera, al momento de su renovación puede presentarse los cambios relacionados con su situación personal y económica, excepto, la perdida de su calidad de comerciante (cancelación de matrícula) o la modificación hecha a la denominación del establecimiento  de comercio (cambio de nombre), los cuales deberán hacerse por escrito, debidamente reconocido ante notario o, presentado personalmente ante Secretario de la entidad.

Cuando la modificación se relacione con la situación financiera, es necesario diligenciar un nuevo formulario que informe el estado actualizado de estos datos. Si la modificación consiste en una disminución del monto de sus activos, deberá acompañar con el formulario  una certificación o balance suscrito por contador público independiente y no se cobrará valor alguno.

La solicitud de modificación se presentará en nuestra Sede, y si es del caso, se reajustarán y cancelarán los derechos de matrícula correspondientes.

¿Cómo se cancela la matrícula?

La persona natural que ha dejado de ejercer el comercio debe cancelar su matrícula, mediante solicitud escrita reconocida ante notario o juez o presentándose personalmente ante el secretario de la Entidad y cancelando los derechos que orden la ley.

Tenga en cuenta que según lo establecido en el numeral 1.1.4.5. Capitulo Primero Titulo VIII de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando un comerciante solicite la cancelación de su matricula mercantil, deberá proceder a cancelar los derechos correspondientes a los años no renovados, inclusive la del año en el que solicita la cancelación, salvo que se encuentre dentro del plazo que la ley le ha otorgado para renovar, es decir entre el 1° de enero y el 31 de marzo.

Lo anterior implica que si decide cancelar su matricula mercantil dentro de los tres primeros meses del año 2008 no debe pagar los derechos correspondientes a dicha vigencia.

En caso que el comerciante haya fallecido, la solicitud de cancelación la podrá solicitar cualquiera de los herederos, manifestando esta condición, una vez se les haya reconocido tal calidad con la escritura o sentencia donde se apruebe el trabajo de partición, y así mismo deberá aportar certificado de defunción del comerciante fallecido. allegar la escritura pública o sentencia donde conste o apruebe el trabajo de partición. (ver concepto 02075088 del 26 de agosto de 2002 emanado de la Superintendencia de Industria y Comercio).

¡Una vez se haya matriculado tenga en cuenta lo siguiente…!

1. Una vez matriculada la persona natural deben inscribir en el registro mercantil los libros de contabilidad para lo cual se recomienda consultar los aspectos tratados en la guía de libros de comercio.

2. Si la persona natural es propietaria de establecimientos de comercio, debe solicitar la matrícula de cada uno de ellos.

3. Adicionalmente para el desarrollo de su actividad, se recomienda tener en cuenta lo siguiente, de conformidad con lo ordenado por la el Estatuto Tributario, la ley 232 de 1.995 y el Decreto 2150 de 1.995:

  • Cumplir con todas las normas referentes al uso del suelo, intensidad auditiva, horario, ubicación y destinación expedida por la autoridad competente.
  • El concepto se solicitará en los municipios ante la Oficina de Planeación de las Alcaldías o la autoridad a quien se le haya delegado tal función.
  • Si en el formulario de solicitud de NIT no diligenció las casillas relativas a inscripción en el Registro Nacional de Vendedores, deberá acudir a la DIAN, una vez inicie sus actividades, para el efecto  tenga en cuenta que de acuerdo a su nivel de ingresos, su naturaleza (persona natural o jurídica), patrimonio o número de establecimientos de comercio, deberá inscribirse en el Régimen Simplificado o en el Régimen Común.
  • Solicitar concepto de Bomberos sobre seguridad de las instalaciones.
  • Cuando en el establecimiento se ejecuten públicamente obras musicales que causen pagos por derechos de autor, se deberán pagar estos derechos.
  • Cumplir con las condiciones sanitarias, de conformidad con las normas vigentes.
  • Si es del caso, solicitar la Licencia Ambiental ante CORPOAMAZONIA.

3. MATRICULA DE UN ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

¿Qué es un establecimiento de comercio?

Es un conjunto de bienes organizados por el empresario o comerciante en un sitio determinado para el desarrollo de sus actividades económicas (Tiendas, supermercados, almacenes bodegas, hoteles, fabricas, plantas industriales, factorías, etc.).

Una misma persona podrá tener varios establecimientos de comercio y, a su vez, un solo establecimiento de comercio podrá pertenecer a varias personas, y destinarse al desarrollo de diversas actividades comerciales (artículo 515 ).

¿Dónde se debe matricular?

La solicitud de matrícula se debe presentar en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde va a funcionar el establecimiento. Si el establecimiento esta localizado en Leticia o en los corregimientos que se encuentran bajo la jurisdicción de esta Cámara, la solicitud de matrícula se puede presentar en nuestra instalación.

¡Matrícula del propietario del establecimiento!

Conforme a la ley, el propietario del establecimiento de comercio tiene la obligación de realizar su matrícula mercantil, de conformidad con lo señalado en la guía de matrícula de personas naturales.

¿Cómo efectuar la matrícula?

  • Verificar que en la Cámara de Comercio no exista registrado un nombre igual o similar al escogido.
  • Adquirir en cualquiera de nuestras sedes el formulario de anexo de registro mercantil.
  • Diligenciar el formulario suministrando en forma exacta los datos solicitados. Evite tachones y enmendaduras. En la hoja anexa del formulario se encuentran las instrucciones para diligenciarlos, el cual se recomienda leerlo detenidamente.
  • Presentar el formulario en nuestra sede.
  • Cancelar el valor de los derechos de matrícula, que liquidará el cajero con base en el valor comercial del establecimiento declarado en el formulario.

¿Por qué es importante la matrícula mercantil del establecimiento de  comercio?

  • La matrícula de los establecimientos de comercio facilita la prueba de su propiedad, mediante el certificado que expide la Cámara de Comercio.
  • Mientras esté vigente la matrícula, no se podrán registrar otros establecimientos de comercio o sociedades con el mismo nombre.
  • Evita multas que puede imponer la Superintendencia de Industria y Comercio o las autoridades locales.
  • Es una fuente de información comercial para quienes deseen conocer los datos del establecimiento (actividad, ubicación, valor, etc.)
  • Permite ingresar a la gran base de datos de la Cámara de Comercio del Amazonas.
  • Facilita la celebración de negocios con los sectores público y privado.

¿Cuándo debe renovarse?

Entre los meses de enero a marzo de cada año debe renovarse la matrícula, para obtener los beneficios que de ella se derivan y evitar sanciones legales. El plazo vence el 31 de marzo de cada año.

Para la renovación de la matrícula es necesario diligenciar el formulario correspondiente, presentarlo en cualquiera de nuestras Sedes y cancelar los derechos de ley. Recuerde que la información financiera debe corresponder al balance cortado a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.

¡Modificación de la información.!

Cualquier modificación que afecte el contenido del formulario de matrícula o la renovación del establecimiento, debe solicitarse por escrito en las ventanillas de atención al público de la Cámara, de forma personal o con documento reconocido ante Notario.  Éstas mutaciones se registran en el libro XV (Cambio de dirección, actividad).  De igual manera, al momento de la renovación puede actualizar sus datos, excepto el cambio de nombre del establecimiento de comercio, el cual necesariamente debe realizarse por escrito, reconocido ante notario o presentado personalmente por el propietario o por su apoderado ante el Secretario de la Cámara; este registro se efectúa en el libro XV.

En los casos que la modificación se relacione con el valor comercial del establecimiento, deberá diligenciarse un nuevo formulario que informe el estado actualizado de estos datos. Si la modificación consiste en la disminución de activos, deberá  acompañar junto con el formulario una certificación o balance suscrito por contador público independiente y no se cobrará valor alguno.

La solicitud de modificación se presentará en nuestra Sede y si es del caso, se reajustarán los derechos de matrícula correspondientes.

Obligaciones del enajenante y adquirente con ocasión de la enajenación de un establecimiento de comercio

  • El enajenante deberá entregar al adquirente un balance general acompañado de una relación discriminada del pasivo, certificados por un contador público.
  • El enajenante y el adquirente responderán solidariamente de todas las obligaciones que se hayan contraído hasta el momento de la enajenación, en desarrollo de las actividades a que se encuentre destinado el establecimiento de comercio, y que consten en los libros obligatorios de contabilidad.
  • La responsabilidad del enajenante cesará transcurridos dos meses desde la fecha de la inscripción de la enajenación en el registro mercantil, siempre que se haya cumplido con los siguientes requisitos:
    1. Que se haya dado aviso de la enajenación a los acreedores por medio de radiogramas o cualquier otra prueba escrita;
    2. Que se haya dado aviso de la transferencia en general a los acreedores, en un diario de la capital de la República y en uno local, si lo hubiere, ambos de amplia circulación.
    3. Que dentro de los dos meses siguientes a la inscripción en el registro mercantil, no se hayan opuesto los acreedores a aceptar al adquirente como su deudor.
  • El acreedor que no acepte al adquirente como su deudor, deberá inscribir la oposición en el registro mercantil dentro del término que se le concede en este artículo.
  • Las obligaciones que no consten en los libros de contabilidad o en documento de enajenación continuarán a cargo del enajenante del establecimiento, pero si el adquirente no demuestra buena fe exenta de culpa, responderá solidariamente con aquel de dichas obligaciones.
  • El adquirente de un establecimiento de comercio es solidariamente responsable con el enajenante por las obligaciones tributarias, sanciones e intereses causados con anterioridad a la adquisición.

¡Recomendaciones generales posteriores a la matrícula!

Adicionalmente para el desarrollo de su actividad, se recomienda tener en cuenta lo siguiente, de conformidad con lo ordenado por la el Estatuto Tributario, la ley 232 de 1.995 y el Decreto 2150 de 1.995:

  • Si en el formulario de solicitud de NIT no diligenció las casillas relativas a inscripción en el Registro Nacional de Vendedores, deberá acudir a la DIAN, una vez inicie sus actividades, para el efecto  tenga en cuenta que de acuerdo a su nivel de ingresos, su naturaleza (persona natural o jurídica), patrimonio o número de establecimientos de comercio, deberá inscribirse en el Régimen Simplificado o en el Régimen Común.
  • Si abrió establecimientos de comercio adicionalmente deberá tener en cuenta:
  • Cumplir con todas las normas referentes al uso del suelo, intensidad auditiva, horario, ubicación y destinación expedida por la autoridad competente.
  • El concepto se solicitará en los municipios ante la Oficina de Planeación de las Alcaldías o la autoridad a quien se le haya delegado tal función.
  • Solicitar concepto de Bomberos sobre seguridad de las instalaciones en Leticia.
  • Cuando en el establecimiento se ejecuten públicamente obras musicales que causen pagos por derechos de autor, se deberán pagar estos derechos.
  • Cumplir con las condiciones sanitarias, de conformidad con las normas vigentes.
  • Si es del caso, solicitar la Licencia Ambiental ante CORPOAMAZONIA.

Tipos de Establecimientos de Comercio

Establecimientos de comercio: Es un conjunto de bienes organizados por el empresario o comerciante en un sitio determinado para el desarrollo de sus actividades económicas (Tiendas, supermercados, almacenes bodegas, hoteles, fabricas, plantas industriales, factorías, etc.).

Sucursales: Son sucursales los establecimientos de comercio abiertos por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio, para el desarrollo de los negocios sociales o de parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar a la sociedad. Cuando el administrador carezca de facultades para representar legalmente a la sociedad

Agencias: Es un establecimiento de comercio (llámese tienda, oficina, almacén, fábrica, bodega, planta industrial, factoría, etc.) abierto por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio principal para el desarrollo de sus actividades o parte de ellas, cuyo administrador  carece de facultades para representarla legalmente.

4. LA SOCIEDAD DE HECHO

¿Qué es una sociedad de hecho?

Es aquella que no se constituyó por escritura pública. Surge por el acuerdo entre dos o mas personas, que se obligan a aportar dinero, trabajo u otro tipo de bienes, para explotar una actividad comercial, con el ánimo de repartirse entre si las utilidades. Su existencia podrá demostrarse por cualquiera de los medios probatorios reconocidos por la ley (artículo 498).

“A diferencia de lo que ocurre con las demás sociedades tipificadas por el ordenamiento mercantil, la sociedad de hecho no exige ninguna solemnidad sustancial o adjetiva. Por el contrario, conforme lo señala la doctrina, es un contrato social específico que tiene las siguientes características:

  • Ausencia de personalidad.
  • Libertad de prueba de su constitución y de su régimen convencional.
  • Afectación de los bienes destinados al desarrollo del objeto social, al pago de las obligaciones contraídas en interés de la sociedad, sobre los cuales son preferidos los acreedores sociales a los de los socios, sin perjuicio de los créditos privilegiados o que gocen de prelación especial para su pago.
  • Responsabilidad ilimitada y solidaria de los socios por las operaciones celebradas.
  • Prevalencia de las estipulaciones válidas que acuerden los socios sobre la administración de la empresa social, y
  • Facultad de cada socio para pedir en cualquier tiempo que se proceda a la liquidación de la sociedad (José Ignacio Narváez Garcia. Derecho Mercantil Colombiano: Tipos de Sociedad. Legis Editores, página 80).”

¿Por qué la sociedad de hecho no se matricula?

Como la sociedad de hecho no es persona jurídica, no procede su matrícula en el Registro Mercantil. Por el contrario, si las personas que integran la sociedad de hecho realizan actividades mercantiles, deben efectuar su matrícula mercantil.

¿Dónde se deben matricular los socios en sociedad de hecho?

La matrícula debe efectuarse en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde están domiciliados los socios.

Si los socios están localizados en Leticia o en los corregimientos que se encuentran bajo su jurisdicción, puede presentar la solicitud de matrícula en nuestras instalaciones en Leticia.

Terminación de la sociedad de hecho

Cuando se termine la sociedad de hecho, los socios deberán comunicarlo a la Cámara de Comercio, mediante documento que se allegará con reconocimiento del contenido y de firma ante notario o juez, o en su defecto, pueden presentarse personalmente por cada uno ante el funcionario autorizado por la Cámara de Comercio, en nuestra Sede.

Si los comerciantes o alguno de ellos no va continuar ejerciendo profesionalmente el comercio, debe solicitar la cancelación de la matrícula.

En el evento en que con ocasión de la sociedad de hecho los socios hayan matriculado establecimientos de comercio, es necesario inscribir el contrato de enajenación del mismo o cancelar su matrícula mercantil, si no va a continuar funcionando.

Establecimientos de propiedad de una sociedad de hecho

Si la sociedad de hecho tiene establecimientos de comercio, deben matricularlo dentro del mes siguiente a la fecha de su apertura.

5. ACUERDOS DE REESTRUCTURACIÓN REGULADOS POR LA LEY DE INTERVENCIÓN ECONÓMICA (LEY 550 DE 1999)

¿Qué es un acuerdo de reestructuración?

Un acuerdo de reestructuración consiste en una negociación que se celebra entre una empresa y sus acreedores, y tiene como finalidad corregir las deficiencias que se presenten en su operación y en el cumplimiento de sus obligaciones dinerarias logrando integralmente una fórmula de pago, mediante la intervención de un promotor con funciones de amigable componedor.

¿Quiénes pueden celebrar el acuerdo de reestructuración?

. Las sociedades comerciales.
. Las sucursales de sociedades extranjeras.
. Las entidades privadas sin ánimo de lucro.
. Las empresas unipersonales.
. Las entidades de carácter público y las sociedades de economía mixta.
. Las entidades territoriales.

¿Quiénes no pueden celebrar el acuerdo de reestructuración?

. Las personas naturales.
. Los patrimonios autónomos constituidos en desarrollo de contratos fiduciarios.
. Las personas jurídicas vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria que ejerzan actividad financiera de ahorro y crédito.
. Las personas jurídicas vigiladas por la Superintendencia Bancaria.
. Las bolsas de valores, los intermediarios de valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y los intermediarios vigilados por la Superintendencia de Valores.

¿Ante qué entidades se adelanta el trámite?

. Ante la respectiva superintendencia que ejerce vigilancia y control, cuando se trata de empresas sometidas a vigilancia del Estado.

. Ante la Superintendencia de Sociedades, cuando se trata de sucursales de sociedades extranjeras y sociedades comerciales con domicilio en Bogotá, D.C. o sociedades con domicilio en las oficinas de las intendencias regionales de la citada Superintendencia (Barranquilla, Bucaramanga, Cali, Cartagena, Cúcuta, Manizales y Medellín.)

. Ante la Superintendencia de Sociedades, si se trata de entidades públicas o de economía mixta, no sujetas a supervisión estatal por parte de alguna superintendencia.

. Ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público si se trata de entidades del orden territorial.

. Ante la Cámara de Comercio de Cali si se trata de sociedades comerciales no sometidas a vigilancia estatal, con domicilio principal en Cali o en los municipios correspondientes a su jurisdicción.

. Ante la Cámara de Comercio del Amazonas, si se trata de entidades privadas sin ánimo de lucro con domicilio principal en Leticia o en los municipios correspondientes a su jurisdicción.

. Ante la Cámara de Comercio del Amazonas, si se trata de empresas unipersonales no sometidas a vigilancia estatal con domicilio principal en Cali o en los municipios correspondientes a su jurisdicción.

¿Quiénes pueden presentar la solicitud de promoción del acuerdo?

. El representante legal de la persona jurídica.
. Uno o varios acreedores.
. Las superintendencias que ejercen la vigilancia y control sobre la persona jurídica.

¿Qué requisitos debe cumplir la solicitud de promoción del acuerdo de reestructuración?

. Acreditar el incumplimiento en el pago por más de noventa (90) días de dos (2) ó más obligaciones mercantiles contraídas en el desarrollo de la empresa o en su lugar, la existencia de por lo menos dos (2) demandas ejecutivas para el pago de obligaciones mercantiles.

. En cualquier caso, el valor acumulado de las obligaciones antes mencionadas deberá representar no menos del cinco por ciento (5%) del pasivo corriente de la empresa.

. La autorización del órgano competente cuando ello se requiera.

. Tener renovada su matrícula mercantil, cuando se tiene la obligación legal de matricularse.

. Una propuesta de bases para la negociación del acuerdo, sustentada en las proyecciones y flujos de caja que sean del caso.

. Un estado de inventario elaborado con base en los estados financieros ordinarios o extraordinarios cortados al último día calendario del mes inmediatamente anterior a la solicitud. Dicho inventario deberá contener por lo menos:

1. Detalle de sus activos y pasivos, con indicación precisa de su composición y de los métodos de su evaluación.
2. La ubicación, discriminación y gravamen que soportan los mismos.
3. Relación completa y actualizada de los acreedores, con indicación del nombre, domicilio y dirección de cada uno, cuantía y naturaleza de los créditos, tasas de interés, documentos en que consten fechas de origen y vencimiento, nombre, domicilio y dirección de la oficina o lugar de habitación de los codeudores, fiadores o avalistas. En caso de ignorarse, debe expresarse claramente.
4. En relación con los acreedores, debe indicarse claramente cuáles de ellos son vinculados a la empresa, a sus socios, administradores o controlantes, por cualquiera de las siguientes razones:

a. Parentesco, hasta 4º grado de consanguinidad, 2º de afinidad o único civil.
b. Tener o haber tenido en los cinco últimos años accionistas, socios o asociados comunes.
c. Tener o haber tenido representantes o administradores comunes.
d. Existencia de una situación de subordinación o grupo empresarial.

5. Con respecto a las obligaciones tributarias, una discriminación por clase de impuestos, identificando su cuantía, forma de pago, intereses, sanciones y las declaraciones tributarias correspondientes. Así mismo, una relación de todas las actuaciones administrativas y procesos de jurisdicción coactiva que se encuentren en curso.
6. Con respecto a los pasivos laborales, una relación de los trabajadores del deudor, indicando el cargo que desempeñen; del personal jubilado a su cargo y de los extrabajadores a quienes se les adeude sumas de carácter laboral, especificando el monto individual de cada acreencia.

¿Qué documentos relacionados con el acuerdo de reestructuración se inscriben en las Cámaras de Comercio?

. El aviso que informe sobre la promoción del acuerdo de reestructuración.
. El aviso que informe la convocatoria a la reunión de determinación de votos y acreencias.
. La convocatoria a reunión para la reforma del acuerdo de reestructuración.
. La noticia de celebración del acuerdo.
. La parte pertinente del acuerdo de reestructuración donde se establezca la obligación a cargo del empresario de someter a la autorización del comité de vigilancia la enajenación de los bienes de la empresa.
. La constancia de terminación del acuerdo.
. El aumento de capital proveniente de la capitalización de pasivos.

¿Cómo se efectúa el registro de estos documentos?

Presentando en la Cámara de Comercio copia auténtica del documento respectivo. Si la sociedad está localizada en Leticia o en cualquiera de los municipios de su jurisdicción, se inscribirá en la sede de la Cámara de Comercio del Amazonas.

Cancelando los derechos de inscripción que pueden ser liquidados previamente en el área de servicio al cliente, teléfonos 5927971 – 5926381.

6. SITUACIONES DE CONTROL Y GRUPOS EMPRESARIALES

¿Qué es una situación de control?

La situación de control se produce cuando una sociedad (matriz o controlante) tiene una participación accionaria que le otorgue el control o una posición dominante sobre las decisiones de otra sociedad (subordinada o controlada).

Cuando la matriz ejerce el control en forma directa, la sociedad controlada se denomina filial.

Cuando la matriz ejerce el control por intermedio o con el concurso de una o varias de sus filiales o de subordinadas a la matriz o a sus filiales, la sociedad controlada recibe el calificativo de subsidiaria.

¿Cuándo existe una situación de control?

Cuando se cumple alguno de los siguientes presupuestos legales:

Cuando más del 50% del capital pertenezca a la matriz, directamente o por intermedio o con el concurso de sus subordinadas, o de las subordinadas de éstas. Para tal efecto no se computarán las acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto.

Cuando la matriz y las subordinadas tengan conjunta o separadamente el derecho de emitir los votos constitutivos de la mayoría mínima decisoria en la junta de socios o en la asamblea, o tengan el número de votos necesarios para elegir la mayoría de miembros de la junta directiva, si la hubiere.

Cuando la matriz, directamente o por intermedio o con el concurso de las subordinadas, en razón de un acto o negocio con la sociedad controlada o con sus socios, ejerza influencia dominante en las decisiones de los órganos de administración de la sociedad.

Igualmente, hay subordinación, para todos los efectos legales, cuando el control conforme a los anteriores presupuestos, sea ejercido directa o indirectamente por una o varias personas naturales o jurídicas de naturaleza no societaria, o con el concurso de entidades en las cuales éstas posean más del cincuenta por ciento del capital o configure la mayoría mínima para la toma de decisiones o ejerzan influencia dominante en la dirección o toma de decisiones de la entidad.

Así mismo, una sociedad se considera subordinada cuando el control sea ejercido por otra sociedad, por intermedio o con el concurso de alguna o algunas de las entidades mencionadas en el punto anterior.

¿Qué es un grupo empresarial?

La ley dispone que hay grupo empresarial cuando además del vínculo de subordinación, existe entre las entidades una unidad de propósito y dirección.

¿Cuándo se entiende que existe unidad de propósito y dirección?

Se entenderá que existe unidad de propósito y dirección cuando la existencia y actividad de todas las entidades vinculadas persigan la consecución de un objetivo determinado por la matriz o controlante en virtud de la dirección que ejerce sobre el conjunto, sin perjuicio del desarrollo individual del objeto social o actividad de cada una de ellas.

¿Qué información debe contener el documento?

El documento donde conste una situación de control o grupo empresarial debe contener la siguiente información:

Nombre, domicilio, nacionalidad y actividad de la sociedad controlante.

Nombre, domicilio, nacionalidad y actividad de las sociedades subordinadas.

El presupuesto legal que da lugar a la situación de control o de grupo empresarial respecto de cada una de las sociedades subordinadas.

La indicación de la fecha en que se configuró la situación de control o de grupo empresarial.

La firma del Representante Legal de la sociedad controlante.

¿Cómo se efectúa el registro de una situación de control o grupo empresarial?

Con la presentación de documento privado suscrito por el representante legal de la sociedad controlante, firmado y debidamente reconocido ante juez o notario o presentado personalmente ante la Cámara de Comercio, dentro de los 30 días hábiles siguientes a la configuración de la situación de control o del grupo empresarial.

Cancelando los derechos de inscripción y el valor del impuesto de registro que se le liquidarán en el área de servicio al cliente, teléfonos 5927971 – 5926381.

La Superintendencia de Sociedades mediante acto administrativo podrá también declarar la existencia de la situación de control o grupo empresarial. Copia auténtica de dicha providencia deberá presentarse para su registro en la Cámara de Comercio.


¿Dónde se registra una situación de control o grupo empresarial?

La solicitud de registro debe presentarse en la cámara de comercio correspondiente al domicilio principal de la sociedad controlante y de la sociedad subordinada y sus sucursales.

Si la sociedad controlante o la subordinada o la sucursal de una de ellas está localizada en Leticia o en cualquiera de los municipios de su jurisdicción, se inscribirá en la sede de la Cámara de Comercio del Amazonas.


¿Cuándo se modifica y cancela una situación de control o un grupo empresarial?

Cuando se modifica o desaparecen los presupuestos que dieron lugar a la situación de control o de grupo empresarial entre dos o más sociedades, el representante legal de la sociedad controlante deberá informarlo a la Cámara de Comercio con comunicación firmada y autenticada ante juez o notario, o presentada personalmente

7. EMBARGOS Y DESEMBARGOS SOBRE BIENES SUJETOS A REGISTRO

¿Qué es un embargo?

Los embargos son medidas decretadas por las autoridades judiciales o administrativas, que afectan el derecho de dominio de los bienes o derechos de una persona natural o jurídica y que los deja fuera del comercio.

¿Qué es un desembargo?

Los desembargos, son las órdenes judiciales o administrativas que ordenan cancelar o dejar sin efecto el embargo decretado sobre los bienes o derechos de una persona.


¿Qué medidas de embargo y desembargo se registran?

Solamente se registran los embargos y desembargos que afecten los siguientes bienes:

– Establecimientos de comercio.
– Cuotas o partes de interés social en una sociedad.
– Los bienes dados en prenda sin tenencia del acreedor cuando la mutación de estos bienes esté sujeta a inscripción en el Registro Mercantil (establecimientos de comercio, cuotas o partes de interés social).

¿Cómo se efectúa el registro de embargos y desembargos?

Presentando el original o copia auténtica del oficio que decretó el embargo o desembargo, en cualquiera de nuestras sedes.

El oficio debe ser dirigido a la Cámara de Comercio y debe contener la información relacionada con el nombre completo del demandante y demandado persona natural o jurídica, la identificación del bien afectado con la medida y el nombre del proceso.
¿En qué Cámara de Comercio se inscriben dichas medidas?

Los embargos y desembargos sobre bienes sujetos a registro deben inscribirse en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde la sociedad afectada tiene su domicilio principal o donde funciona el establecimiento de comercio, según sea el caso.

Si la sociedad afectada o el establecimiento de comercio está localizado en Leticia o en cualquiera de los municipios de su jurisdicción, se inscribirá en la sede de la Cámara de Comercio del Amazonas.

¿Cómo se cancela la medida de embargo?

La cancelación del embargo se produce con la inscripción en la Cámara de Comercio del oficio que ordena levantar el embargo (desembargo) decretado por el funcionario competente.

¿Cuáles son los efectos del embargo?

Los bienes embargados quedan fuera del comercio.

Si se embarga el interés social o las cuotas de un socio en una sociedad o en una empresa, no se podrá registrar ninguna transferencia o gravamen de dicho interés o cuotas, ni reforma o liquidación parcial de la sociedad que implique la exclusión del socio o disminución de sus derechos.

Si se embarga el establecimiento de comercio no se puede registrar ningún documento que implique la transferencia de la propiedad o la cancelación de su matrícula.

8. EL CONTRATO DE PRENDA SIN TENENCIA

¿Qué es el contrato de prenda?

Es un gravamen o garantía que se constituye sobre un bien mueble para garantizar el cumplimiento de una obligación.

¿Cuál contrato de prenda se inscribe en el Registro Mercantil?

Únicamente se inscribe la prenda sin tenencia del acreedor, es decir, aquella en la cual el deudor prendario conserva la posesión de los bienes mientras cumple con la obligación, objeto de la garantía.

El contrato de prenda sin tenencia puede ser abierto, es decir, cuando garantiza las obligaciones existentes y las que en el futuro se adquieran, y cerrado, cuando no garantiza obligaciones futuras.

¿Qué requisitos debe contener el contrato de prenda sin tenencia?

El documento en que conste un contrato de prenda sin tenencia, debe contener a lo menos:

Los nombres y apellidos, los documentos de identidad y domicilio del deudor y del acreedor prendario, es decir, la identificación completa de las partes que intervienen en el contrato respectivo.

La fecha, naturaleza, valor de la obligación que se garantiza y los intereses pactados si es el caso.

La fecha del vencimiento de la obligación.

Lugar (dirección y ciudad) donde permanecerán los bienes dados en prenda, con indicación de si el propietario de los bienes es dueño, arrendatario, usufructuario o acreedor anticrético de la empresa, finca o lugar donde se encuentran.

El detalle de las especies gravadas con prenda con indicación de su cantidad y todas las demás circunstancias que sirvan para su identificación, como marca, modelo, número de serie o de fábrica, si se trata de maquinaria; clase, sexo, marca, color, raza, edad, cantidad, si se trata de animales; cantidad, calidad y tiempo de producción, si se trata de frutos o cosechas; nombre, ubicación y matrícula, si se trata de establecimientos de comercio, etc.

Determinar si las cosas objeto de la prenda son de propiedad del deudor o de un tercero que ha consentido en el gravamen.

En caso de que los bienes estén asegurados, se debe indicar la fecha del contrato, el valor y la compañía aseguradora.

¿Dónde se inscribe el contrato de prenda sin tenencia?

El contrato debe inscribirse en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde van a permanecer los bienes dados en prenda. Si éstos van a permanecer en diversos sitios, la inscripción se hará en la cámara de comercio correspondiente a cada uno de ellos.

Si los bienes dados en prenda están localizados en Leticia o en cualquiera de los municipios de su jurisdicción, se inscribirá en la sede de la Cámara de Comercio del Amazonas.

¿Cómo se efectúa el registro de este contrato?

Presentando copia auténtica del contrato que puede constar en escritura pública o en documento privado. Si consta en documento privado, deberá su contenido ser reconocido ante juez o notario o presentado personalmente por los otorgantes ante el funcionario autorizado de la Cámara de Comercio, en cualquiera de nuestras sedes.

Los contratos de prenda sin tenencia suscritos con establecimientos de crédito no requieren reconocimiento notarial o presentación personal, dado que estos documentos se presumen auténticos por virtud de lo previsto en el artículo 252 del Código de Procedimiento Civil.

Cancelando los derechos de inscripción y el valor del impuesto de registro que se le liquidarán en el área de servicio al cliente, teléfonos 5927971 – 5926381.

Recomendaciones

– Inscribir en el registro mercantil de la Cámara de Comercio cualquier modificación al contrato de prenda sin tenencia o su cancelación.

– Tratándose de prenda sobre automotores, el contrato se registra solamente en la Secretaría de Tránsito correspondiente.

– Recuerde que el contrato de prenda solo produce efectos frente a terceros, a partir de su inscripción en el registro mercantil.

9. CONTRATO DE PREPOSICIÓN

¿Qué es el contrato de preposición?

Es una forma de mandato que tiene por objeto la administración de un establecimiento de comercio o de una parte o ramo de la actividad del mismo. La persona que administra se llama factor y el propietario del establecimiento se llama preponente.

¿Qué debe contener el contrato de preposición?

– Nombres, apellidos, domicilio y documento de identidad de quien da en administración el establecimiento (propietario o preponente).
– Nombres, apellidos, domicilio y documento de identidad de quien recibe la administración del establecimiento (administrador o factor).
– Las facultades y limitaciones en la administración otorgados al factor.
– La identificación del establecimiento de comercio a través de su nombre completo, dirección y número de matrícula.

¿Dónde se registra el contrato de preposición?

El contrato debe inscribirse en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde se encuentra matriculado el establecimiento de comercio.

Si el establecimiento está localizado en Leticia o en cualquiera de los municipios de su jurisdicción, se inscribirá en la sede de la Cámara de Comercio del Amazonas.


¿Cómo se efectúa el registro del contrato de preposición?

Presentando copia auténtica del contrato que puede constar en escritura pública o en documento privado. Si consta en documento privado, su contenido deberá ser reconocido ante un juez o notario o presentarse personalmente por los otorgantes ante el funcionario autorizado de la Cámara de Comercio, en cualquiera de nuestras sedes.

Cancelando los derechos de inscripción y el valor del impuesto de registro que se le liquidarán en el área de servicio al cliente, teléfonos 5927971 – 5926381


Recomendaciones

– Inscribir en el registro mercantil de la cámara cualquier modificación al contrato o su cancelación.
– Recuerde que el registro del contrato hace que el mismo surta efectos frente a terceros a partir de la fecha de inscripción y permite probar con el certificado que le expide la cámara de comercio, quién es el administrador y las facultades otorgadas en su gestión.

10. CONTRATO DE AGENCIA COMERCIAL

¿Qué es el contrato de agencia comercial?

Es un contrato por medio del cual una persona llamada empresario, encarga a otra persona denominada agente, para que promueva o explote sus productos o negocios en un determinado territorio, actuando de forma independiente y estable como representante de uno o varios de sus productos o servicios.

¿Qué requisitos debe contener el contrato de agencia comercial?

En el contrato, deben aparecer por lo menos los siguientes datos:

– Nombres, apellidos, domicilio, y documento de identificación de las partes que intervienen en el contrato: Empresario y agente.
– El objeto del contrato y el ramo de actividades a desarrollar.
– Los poderes o facultades del agente y sus limitaciones.
– El término de duración del contrato.
– El territorio en el cual va a desarrollar sus actividades el agente.

¿Dónde se debe inscribir el contrato de agencia comercial?

El contrato de agencia comercial debe inscribirse en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde se van a ejecutar las actividades y en el lugar de la celebración del contrato.

¿Cómo se efectúa el registro del contrato de agencia comercial?

Presentando copia auténtica del contrato que puede constar en escritura pública o en documento privado. Si consta en documento privado, deberá reconocerse ante un juez o notario el contenido del documento y las firmas de los otorgantes o a cambio de ello, quienes suscriben el documento deben presentarlo personalmente ante el funcionario autorizado de la Cámara de Comercio.

En relación con los documentos privados otorgados en el extranjero como sucede con el contrato de agencia comercial, debe acreditarse ante el respectivo notario la autenticación de la firma y adicionar el certificado denominado “apostilla” expedido por la autoridad competente del país en el cual se origina o expide el documento.

Es de advertir que la cadena de autenticaciones dispuesta por el artículo 480 del Código de Comercio y el artículo 250 del Código de Procedimiento Civil que venía siendo utilizada para los documentos otorgados en el exterior ya no es obligatoria para los países que suscribieron la Convención de la Haya el 5 de octubre de 1961. Dicha convención fue aprobada por la Ley 455 de 1998.

Cancelando los derechos de inscripción y el valor del impuesto de registro que se le liquidarán en el área de servicio al cliente, teléfonos 5927971 – 5926381.

Recomendaciones:

En el evento en que el documento se extienda en idioma distinto al castellano, debe enviarse junto con la traducción oficial realizada por el Ministerio de Relaciones Exteriores o por un traductor debidamente autorizado por este Ministerio.

Inscribir cualquier modificación al contrato de agencia, así como su cancelación en la cámara de comercio donde se encuentre inscrito el documento para lo cual debe cumplir con las mismas solemnidades establecidas para su celebración.

Recuerde que el contrato de agencia comercial sólo producirá efectos frente a los terceros, a partir de su inscripción en el registro mercantil.

11. CONTRATO DE COMPRAVENTA CON RESERVA DE DOMINIO

¿Qué es la compraventa con pacto de reserva de dominio?

Es un contrato mediante el cual una persona vende a otra un bien mueble reservándose la propiedad o el dominio de la cosa vendida hasta que el comprador haya pagado la totalidad del precio.

¿Qué requisitos debe tener el contrato de compraventa con reserva de dominio?

Para que proceda la inscripción de este contrato en el registro mercantil, el documento debe contener por lo menos los siguientes datos:

– Nombres, apellidos, documento de identificación y domicilio del comprador y del vendedor.

– El precio de la venta y la forma de pago.

– La fecha de vencimiento de la obligación.

– La relación de los bienes vendidos y, el lugar donde permanecerán, indicando dirección y domicilio.

– La estipulación acerca de la reserva del dominio o propiedad de los bienes.

¿Dónde se inscribe el contrato de compraventa de bienes con reserva de dominio?

El contrato debe inscribirse en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde van a permanecer los bienes. Si éstos van a permanecer en diversos sitios, la inscripción se hará en la cámara de comercio correspondiente a cada uno de ellos.

Si los bienes están localizados en Leticia o en cualquiera de los municipios de su jurisdicción, se inscribirá en cualquiera en la sede de la Cámara de Comercio del Amazonas.

¿Cómo se efectúa el registro del contrato de compraventa de bienes con reserva de dominio?

Presentando copia auténtica del contrato que puede constar en escritura pública o en documento privado. Si consta en documento privado, deberá su contenido ser reconocido ante juez o notario o presentado personalmente por los otorgantes ante el funcionario autorizado de la Cámara de Comercio, en cualquiera de nuestras sedes.

Cancelando los derechos de inscripción y el valor del impuesto de registro que se le liquidarán en el área de servicio al cliente, teléfonos 5927971 – 5926381.

Recomendaciones

– Inscribir en el registro mercantil de la Cámara de Comercio cualquier modificación al contrato de compraventa de bienes con reserva de dominio o su cancelación.

– Recuerde que el contrato sólo producirá efectos frente a los terceros, a partir de su inscripción en el registro mercantil.

– Tratándose de la reserva de dominio relacionada con automotores, el contrato se registra solamente en la Secretaría de Tránsito correspondiente.

12. LIBROS DE COMERCIO ARTÍCULOS 48-74 CÓDIGO DE COMERCIO DECRETO 2649/93

Para todos los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos (Artículo 49 Código de Comercio).Algunos libros que se registran en la Cámara de Comercio, son:

– De contabilidad: diario y mayor y balances.
– De actas de Asamblea de Accionistas, Junta de Socios y Juntas Directivas (Artículos 189, 195 y 431 del Código de Comercio y el 131 del Decreto 2649 de 1993).
– De Registro de Acciones en Sociedades por Acciones (Artículos 195 y 406 Código de Comercio).
– De Registro de Socios en Sociedades Limitadas y asimiladas (Artículo 361 Código de Comercio).

Requisitos para su registro

Para registrar un libro por primera vez:

– Solicitud presentada por el representante legal o el revisor fiscal cuando se trate de personas jurídicas o por la persona natural cuando el comerciante propietario del establecimiento de comercio así lo sea, en la cual se indique: El nombre del empresario, el destino del libro, indicación de que su registro es por primera vez, indicación del número de hojas útiles a registrar (folio inicial y folio final). La firma del solicitante debe estar autenticada ante notario o se debe acompañar el documento de identidad.

– Presentación del libro si este se lleva en forma manual para su rúbrica; o de las formas continuas cuando el sistema contable sea sistematizado. En las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.

– Cancelar en caja los derechos de inscripción correspondientes.

Para registrar nuevos libros por haberse agotado los anteriores se requiere:

– Solicitud presentada por el representante legal o el revisor fiscal cuando se trate de personas jurídicas o por la persona natural cuando el comerciante propietario del establecimiento de comercio así lo sea, en la cual se indique: El nombre del empresario, el destino del libro, Indicación del número de hojas útiles a registrar ( folio inicial y folio final). La firma del solicitante debe estar autenticada ante notario o se debe acompañar el documento de identidad.

– Acreditar que al libro anterior le faltan pocas hojas por utilizar, o que el libro debe ser sustituido por causas ajenas al propietario, como el caso de pérdida, extravío, destrucción, etc. Uno u otro caso puede probarse presentando el libro o una certificación del revisor fiscal o contador público donde así lo exprese, con firma autenticada ante notario o presentación personal. En el caso de pérdida, extravío, destrucción, etc. debe además presentarse copia auténtica del denuncio correspondiente.

– Presentación del libro si este se lleva en forma manual para su rúbrica; o de las formas continuas cuando el sistema contable sea sistematizado. En las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.

– Cancelar en caja los derechos de inscripción correspondientes.

Importante:

Los libros sólo pueden registrarse en blanco y previamente numerados.

Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción del anterior, debe aportarse copia auténtica de la respectiva denuncia.

“Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados transcurridos cuatro (4) meses desde su inscripción” (Artículo 126 Decreto Reglamentario 2649/93).

13. IMPUESTO DE REGISTRO

¿Qué es el impuesto de registro y quiénes son sus beneficiarios?

El impuesto de registro es un gravamen creado por el Congreso de la República mediante la Ley 223 de 1995, que afecta todos los actos, documentos o contratos que deben registrarse ante la Cámara de Comercio y en las Oficinas de Instrumentos Públicos.

En Leticia el beneficiario de este tributo es el departamento del Amazonas. Las cámaras de comercio únicamente ejercen una función de liquidación y recaudo del citado impuesto.

Clases de impuesto de registro

El impuesto de registro es de dos clases:

Impuesto de registro sin cuantía:
Este impuesto se liquida para todos aquellos documentos cuyo acto sujeto a registro no contenga una valoración en dinero.

El valor a pagar es de cuatro salarios mínimos diarios legales vigentes a la fecha de presentación del documento o acto para inscripción.

Son actos sin cuantía: Actas de nombramientos, cambios de nombre, reformas estatutarias (salvo aumento de capital, fusiones y escisiones cuando impliquen aumentos de capital), disoluciones de sociedades y empresas, contratos de prenda sin tenencia abiertas, etc.

Impuesto de registro con cuantía:
Este impuesto se liquida para todos aquellos documentos cuyo acto sujeto a registro contenga una valoración en dinero.

El valor a pagar se liquida a la tarifa del 0.007 % sobre el valor económico incorporado en el documento.

Son actos con cuantía: Constitución de sociedades, si es una sociedad por acciones (anónima y en comandita por acciones) se liquidará sobre el valor del capital suscrito. Si es una sociedad limitada, colectiva, en comandita simple o es una empresa unipersonal, se liquida sobre el valor del capital social.

Los aumentos de capital social y aumentos de capital suscrito, se liquidan sobre el valor del aumento.

Cesión de cuotas o venta de establecimientos de comercio, se liquidan sobre el valor del respectivo acto o contrato.

Reservas de dominio y prendas sin tenencia cerradas, se liquida sobre el valor garantizado.

Liquidación de sociedad civil o comercial y empresas unipersonales, sobre el valor de los bienes adjudicados.

Liquidación de sociedad conyugal o sucesiones, sobre el valor de los bienes adjudicados.


¿Cuándo debe pagarse el impuesto de registro?

El impuesto debe cancelarse al momento de solicitar el registro del documento en las ventanillas de atención al público de la Cámara de Comercio. Únicamente se recibe el pago en efectivo o en cheque de gerencia.

Cuando el documento deba inscribirse tanto en la Cámara de Comercio como en la Oficina de Instrumentos Públicos y Privados porque afecta bienes inmuebles, el impuesto debe pagarse únicamente en la oficina de instrumentos públicos y privados del lugar donde este localizado el inmueble.

Oportunidad del registro y sanción de extemporaneidad

La solicitud de inscripción del acto o negocio jurídico debe efectuarse dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del documento, si éste fue otorgado o expedido en Colombia.

Si el documento fue expedido en el exterior, el registro del acto o negocio jurídico debe efectuarse dentro de los tres (3) meses siguientes a la fecha de otorgamiento del documento.

Cuando el documento no se presenta para inscripción dentro de los términos anteriores, causa una sanción por extemporaneidad, equivalente a intereses moratorios por mes o fracción de mes, sobre el valor del impuesto a liquidar.

Actos exentos del pago de impuesto de registro

– La inscripción de libros de actas y de contabilidad.

– Todos los actos relacionados con la información de la matrícula mercantil y su renovación.

– La cancelación de la matrícula mercantil.

– Los cambios de nombre de los establecimientos de comercio.

– Los cambios de actividad del comerciante persona natural y del establecimiento de comercio.

– La inscripción del certificado especial de las entidades sin ánimo de lucro, expedido por la autoridad competente.

– Todos los actos relacionados con el registro de proponentes.

– Las providencias judiciales o administrativas cuando no incorporen un derecho apreciable en dinero a favor de una o de varias personas. Por ejemplo: resoluciones de la Superintendencia de Sociedades, oficios embargos, desembargos, actos administrativos expedidos por la autoridad que ejerce inspección y vigilancia de las entidades sin ánimo de lucro.

– La inscripción de libros de contabilidad.

– Los documentos de aumentos de capital provenientes de capitalización de pasivos dentro de los acuerdos de reestructuración de que trata la Ley 550 de 1999.

– Los actos, contratos o negocios jurídicos que se realicen entre entidades públicas.

– El 50% del valor incorporado en el documento que contiene el acto, contrato o negocio jurídico, o la proporción del capital suscrito o capital social que corresponda a las entidades públicas, cuando concurran entidades públicas y particulares.

14. INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE ACTAS

En la elaboración de las actas deben tenerse en cuenta las siguientes reglas:

1. Aspectos generales:

– Número del acta. La numeración debe ser cronológica y en forma continua.
– Nombre completo de la sociedad.
– Nombre del órgano social que se reúne: asamblea de accionistas, junta de socios, junta directiva, etc.
– Domicilio (ciudad o municipio), lugar, fecha y hora de la reunión..

2. Convocatoria a la reunión:

Para la convocatoria debe tenerse en cuenta:

– Quién debe convocar. Se debe mencionar la persona u órgano que realizó la convocatoria. Por ejemplo: el representante legal, la junta directiva, etc.

– Medio utilizado para realizar la convocatoria. Es la forma prevista en los estatutos para notificar o citar a los asociados. Por ejemplo: aviso de cartelera en las oficinas de la entidad, publicación en un diario de circulación en el domicilio principal, comunicaciones escritas enviadas a cada asociado, llamadas telefónicas, etc.

– Antelación. Se debe informar con cuántos días hábiles o comunes de anticipación se citó a la reunión, o la fecha en la que se realizó la citación a la reunión.

Se recomienda antes de realizar la convocatoria verificar en los estatutos quién debe citar (persona u órgano), la forma y la antelación prevista para citar a las reuniones.

Si en los estatutos de la sociedad no hay cláusulas al respecto o no son completas, la convocatoria deberá efectuarse mediante aviso publicado en un diario de amplia circulación en el domicilio principal de la sociedad con quince (15) días hábiles de antelación para las reuniones ordinarias, o con cinco (5) días comunes para las reuniones extraordinarias. Para calcular los días, no debe contarse el día de la citación a la reunión, ni el día dispuesto para su realización.

El requisito de la convocatoria no es necesario cuando se halle presente la totalidad de los socios o accionistas o de los miembros de junta, es decir el 100%, o que se trate de reuniones por derecho propio, de lo cual se debe dejar constancia en el acta.

3. Quórum:

– Si se trata de sociedades de personas, se debe relacionar la lista de los socios presentes y los representados en la reunión. En el caso de sociedades por acciones, debe expresarse el número total de acciones suscritas presentes y debidamente representadas y el número total de acciones suscritas que componen el capital. Por ejemplo se encontraban presentes 10.000 acciones suscritas de las 12.000 que componen el capital suscrito o a cambio de ello, el porcentaje de acciones suscritas presentes y representadas. Por ejemplo: se encontraba presente el 78% del total de las acciones suscritas de la sociedad.

– Si se trata de actas de junta directiva o cualquier otro órgano de administración, se debe indicar el nombre completo de los miembros asistentes a la reunión.

4. Decisiones:

– Indicar con cuántos votos se aprobaron cada una de las decisiones tomadas en la reunión, especialmente las relativas a reformas estatutarias y nombramientos. Por ejemplo: la decisión se aprobó por el 70% de los presentes, por 30 votos a favor, 10 en blanco y 7 en contra; o en caso de unanimidad, expréselo así en el acta.

– Si la decisión consiste en una reforma estatutaria, se debe transcribir el texto de las cláusulas modificadas, tal como van a quedar.

5. Nombramientos:

– El nombramiento debe hacerse por el órgano social competente previsto en los estatutos. Es importante, antes de realizar los nombramientos, verificar en los estatutos a quién le corresponde realizar la designación. Por ejemplo: si en los estatutos se expresa que el representante legal lo nombra la asamblea, no procede su nombramiento mediante acta de la junta directiva.

– Los nombramientos efectuados deben corresponder a los cargos creados en los estatutos.

– Cuando se nombre junta directiva, debe corresponder al número de los renglones previstos en los estatutos. Ejemplo, si los renglones de la junta directiva son 3 principales con sus respectivos suplentes, no deben nombrarse más renglones de los creados. Si se desea tener más renglones, debe efectuarse la correspondiente reforma estatutaria.

– Indicar claramente el nombre, apellidos completos y el número de identificación de cada una de las personas nombradas.

– Informar en el acta si las personas elegidas aceptaron los cargos. Si la aceptación no consta en el acta, podrán enviarse cartas de aceptación al cargo anexas al acta.

6. Aprobación del acta:

Finalizada la reunión debe hacerse un receso para elaborar el acta con el fin de someterla a la aprobación. En el texto del acta debe quedar la constancia de aprobación por parte del órgano social que se reúne, o por todas las personas que integran la comisión designada para el efecto.

7. Firma o constancia de firma del presidente y secretario de la reunión:

El acta debe firmarse por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión, o en su defecto, por el revisor fiscal o el representante legal, así como por las personas comisionadas para aprobar el acta, en caso de haber sido nombrada comisión para ese efecto.

Recomendaciones

Para inscribir el acta que contenga la aceptación de la renuncia de un representante legal o de un revisor fiscal, es necesario que en el mismo se designe a la persona que habrá de reemplazarlo en el cargo.

– Cuando se trate de reelecciones de administradores y revisores fiscales, no es necesario realizar un nuevo registro, pues los mismos conservan tal carácter hasta que se designe a la persona que los reemplace en el cargo.

– El original del acta deberá reposar en el libro de actas de la entidad, debidamente registrado.

– Si se envía fotocopia o extracto del acta, ésta deberá ser firmada por el secretario o por el representante legal de la entidad donde se diga que es fiel copia del original que se encuentra en el libro de actas. A cambio de lo anterior, podrá allegarse fotocopia del acta autenticada ante notario público.

– Cancelar los derechos de inscripción que le liquidará el cajero.

– La inscripción de las actas causa adicionalmente un impuesto de registro a favor del Departamento del Amazonas.

– Es importante advertir que la Cámara realizará una inscripción parcial del acta en los casos en que no se anexe la constancia de aceptación o posesión o no se informe el número de identificación de algún miembro de cuerpos colegiados (juntas directivas, consejos directivos, etc.) y previa verificación de la procedencia del registro para las personas que aceptaron o se posesionaron e informaron su identificación.

15. CAMBIOS DE DOMICILIO

El cambio de domicilio es una reforma que requiere de escritura pública. Dicho cambio puede ocurrir dentro o fuera de la jurisdicción en la cual en ese momento se encuentra domiciliado.

Cuando una sociedad cambia su domicilio a otra ciudad, con la inscripción de la reforma le es cancelada su matrícula mercantil ante la cámara de comercio en la que figure matriculada.

Obtenido este registro, debe solicitar ante la respectiva cámara un certificado especial en donde conste la inscripción de dicha reforma, y posteriormente deberá solicitar el registro del documento en la cámara de comercio correspondiente al nuevo domicilio, para efectos de la obtención de la matrícula.

¿Cómo registrar el cambio de domicilio fuera de su jurisdicción?

En este caso la sociedad deberá presentar a la cámara de comercio del nuevo domicilio los siguientes documentos:

» Verificar previamente que en está Cámara de Comercio no exista registrada otra sociedad o establecimiento de comercio con un nombre igual o similar al que se va a utilizar. (Artículo 35 del Código de Comercio). Para ello puede consultar la página web: www.rue.com.co
» Diligenciar el Registro Unico Tributario, RUT, el formulario Registro Unico Empresarial (Carátula Unica Empresarial y Anexo Matrícula Mercantil o Renovación) y el formulario adicional de registro con otras entidades, firmados por el representante legal. Evite tachones y enmendaduras. (Se sugiere leer detenidamente las instrucciones de los formularios antes de diligenciarlos ).
» Copia auténtica de la escritura de constitución de la sociedad, así como de todas las reformas estatutarias.
» Copia auténtica de la escritura contentiva de la decisión sobre el cambio de domicilio.
» Copia auténtica de las actas vigentes sobre nombramientos de junta directiva, representantes legales y revisores fiscales.
» Acreditar la aceptación a los cargos informando el número del documento de identificación.
» Si en esta Cámara existe una agencia o sucursal, se puede hacer la conversión a establecimiento de comercio, enviando acta expedida por el órgano competente donde conste la misma.
» Certificado especial ( original o copia autenticada ) expedido por la Cámara de Comercio del anterior domicilio principal de la sociedad., en el cual conste la inscripción de la escritura de cambio de domicilio.
» Certificado de existencia y representación ( original o copia autenticada ) expedido por la Cámara de Comercio del anterior domicilio principal de la sociedad, en el cual conste la información completa de los documentos registrados.
» La copia de los documentos que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico.
» Presente los documentos en cualquiera de nuestras sedes.

¿Cómo registrar el cambio de domicilio dentro de su jurisdicción?

Si la sociedad traslada su domicilio a otra jurisdicción de la Cámara de Comercio de Leticia, la solicitud de registro se debe presentar en la sede de esta Cámara y debe anexar los siguientes documentos:

» Copia auténtica de la escritura pública contentiva de la decisión sobre el cambio de domicilio.
» Documento privado suscrito por el representante legal de la sociedad con firma autenticada ante notario o presentación personal de su cédula, informando sobre el cambio de dirección de la sociedad, cambio de notificación judicial y cambio de dirección sobre los establecimientos de comercio y dirección electrónica si la hay.
» Informar a la Cámara de Comercio de Cali si en esta Cámara de Comercio va a continuar matriculado algún establecimiento de comercio de propiedad de la sociedad.
» La copia de los documentos que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico.

¿Qué conceptos de pago se genera al matricular y registrar un cambio de domicilio?

Cancele el valor de los derechos correspondientes de matrícula y los derechos de inscripción de cada documento. Debe acreditar copia autenticada del recibo del impuesto de registro cuyo pago se efectuó en la cámara de comercio del domicilio principal anterior de la escritura de constitución y reformas allí registradas para que no se vuelva a cobrar el mismo concepto sobre documentos ya inscritos; y debe cancelar el valor del impuesto por la inscripción de los nuevos documentos.

16. ¿CÓMO CONSTITUIR Y MATRICULAR UNA EMPRESA UNIPERSONAL?

¿Qué es una empresa unipersonal?

Es una persona jurídica independiente del constituyente que surge con la inscripción en la Cámara de Comercio, mediante la cual, una persona natural o jurídica que reúna las calidades requeridas para ejercer el comercio denominado empresario, podrá destinar parte de sus activos para la realización de una o varias actividades de carácter mercantil a través de ella.
La empresa unipersonal, una vez inscrita en el registro mercantil, forma una persona jurídica distinta del empresario, según lo dispone el artículo 72 de la Ley 222 de 1995.

¿Cómo se constituye una empresa unipersonal?

Puede ser constituida por una sociedad comercial o por una persona natural que tenga la calidad de comerciante, o puede surgir como resultado de la conversión de una persona jurídica en empresa unipersonal, cuando sus socios han cedido la totalidad de sus cuotas a una sola persona.

Para la constitución se requiere de documento escrito (privado o escritura pública). Si el documento es privado debe estar reconocido por el empresario ante notario o presentado personalmente ante el secretario de la Cámara. Si en el documento de constitución se aportan bienes inmuebles, la constitución de la empresa deberá hacerse por escritura pública.

De conformidad a lo indicado en el art. 22 de la ley 1014 de enero de 2006 y su decreto reglamentario 4463 de dic de 2006, se puede constituir sociedades comerciales con un único dueño (sea persona natural o jurídica). De allí surge el término de “sociedades unipersonales”, el cual es distinto del de “empresas unipersonales”.

Para que sea valido constituir sociedades comerciales unipersonales, las mismas tendrían que cumplir con el requisito de contar, al momento de su constitución, con diez (10) o menos trabajadores o con activos totales, excluida la vivienda, por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes

Requisitos del documento de constitución:

Las cámaras de comercio deben abstenerse de inscribir el documento privado o la escritura pública mediante la cual se constituye, cuando se omita uno cualquiera de los siguientes requisitos:

a.
Empresario: indicación del nombre completo, documento de identidad, domicilio y dirección de la persona que constituye la empresa unipersonal, denominada legalmente empresario. ( Art. 72 # 1 de la Ley 222 de 1995).
b.
Nombre: la empresa unipersonal debe tener una denominación o razón social, seguida de la expresión “Empresa unipersonal” o de su sigla EU, so pena de que el empresario responda ilimitadamente. (Art. 72 # 2).
c.
Domicilio. ( Art. 72 # 3).
d.
Copia auténtica de la escritura contentiva de la decisión sobre el cambio de domicilio.
e.
Término de duración: el cual puede ser indefinido. ( Art. 72 #4).
f.
Objeto: una enunciación clara y completa de las actividades principales, a menos que se exprese que la empresa podrá realizar cualquier acto lícito de comercio. Vale decir, la empresa unipersonal podrá tener objeto indeterminado. ( Art. 72 # 5).
g.
Capital: debe señalarse el monto del capital y la descripción de los bienes que se aportan, lo mimo que la estimación de su valor. Cuando los activos destinados a la empresa comprendan bienes cuya transferencia requiera escritura pública, la constitución de la empresa deberá hacerse de igual manera. ( Art. 72 # 6).
h.
El número de cuotas de igual valor nominal en que se dividirá el capital de la empresa. ( Art. 72 #7).
i.

Forma de administración de la empresa: debe indicarse claramente la forma de administración, esto es si la representación legal se delega en otra persona o si recae en el empresario. De igual manera, se indicará el nombre, documento de identificación del representante legal y sus facultades. A falta de estipulación se entenderá que los administradores podrán adelantar todos los actos comprendidos dentro de las actividades previstas.

Delegada la administración y mientras se mantenga dicha delegación, el empresario no podrá realizar actos y contratos a nombre de la empresa unipersonal. ( Art. 72 #8).

¿Cuándo y dónde se debe matricular la E.U.?

Dentro del mes siguiente a la fecha del otorgamiento del documento privado o escritura pública de constitución, el empresario, o su representante o apoderado, deberá presentarse personalmente junto con el documento, ante la Cámara de Comercio con jurisdicción donde la empresa va a tener su domicilio principal, para solicitar y adelantar los trámites de la matrícula de la persona jurídica y del establecimiento de comercio. Si la empresa unipersonal está localizada en la jurisdicción de la Cámara de Comercio del Amazonas, esto es en los municipios de Leticia o Puerto Nariño, la solicitud de matrícula se puede presentar en la Cámara de Comercio del Amazonas.

¿Cuándo se debe renovar la matrícula?

Dentro de los tres primeros meses de cada año, con el fin de actualizar la información en el registro mercantil, para obtener los beneficios que de ella se derivan y evitar sanciones de ley. La información financiera debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.

¿Cómo se realiza la inscripción de una E.U. ?

»
Verifique que el nombre que se va a utilizar para la EU. y el establecimiento de comercio, no se encuentra registrado en la Cámara. Para ello puede consultar la página web: www.rue.com.co
»
Presentar en cualquiera de las sedes de la Entidad, el documento privado con firma del empresario, con reconocimiento notarial de contenido y firma o con presentación personal de su cédula ante el secretario de la Cámara o la escritura pública de constitución.
»
Diligenciar el Registro Unico Tributario, RUT, firmado por el representante legal de la empresa unipersonal.
»
Diligenciar y firmar por el representante legal el formulario Registro Unico Empresarial (Carátula Unica Empresarial y Anexo Matrícula Mercantil o Renovación), presentando el original del documento de identificación del representante legal que lo suscribe.
»
Diligenciar y firmar por el representante legal de la empresa unipersonal el formulario adicional de registro con otras entidades que entrega la Cámara. En caso de enviar a un tercero, los formularios deben venir con reconocimiento notarial de contenido y firma. Evite los tachones y enmendaduras. Se sugiere leer detenidamente las instrucciones de los formularios antes de diligenciarlos.
»
Anexar carta de aceptación de los administradores indicando documento de identificación, si no consta en el documento de constitución.
»
La copia de los documentos que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico.
»
Presentar los documentos en la sede de la cámara.
»
Deben inscribirse los libros de comercio que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos y los libros de actas.

¿Qué requisitos deben tener las reformas estatutarias?

Todas las reformas, deben cumplir básicamente con los mismos requisitos de las demás sociedades comerciales, pero pueden constar en documento privado, a menos que se aporten bienes inmuebles cuya transferencia requiere de escritura pública. Siempre debe comparecer el empresario, o su apoderado y el representante legal.

Existe un acto que solo se regula para las empresas unipersonales que es la CONVERSIÓN, la cual se puede presentar en dos formas:

» Conversión a sociedad

Cuando por virtud de la cesión u otro acto jurídico la empresa llega a pertenecer a dos o más personas, deberá convertirse en una sociedad comercial para lo cual, dentro de los seis meses siguientes a la inscripción de aquélla en el registro mercantil se elaborarán los estatutos. Para esto deberá verificarse que los estatutos consten en escritura pública, teniendo en cuenta la forma de sociedad adoptada e inscribirse en el registro mercantil.

Transcurrido dicho término sin que se cumplan las formalidades aludidas, quedará disuelta de pleno derecho y deberá liquidarse. ( Art. 77 de la Ley 222 de 1995 ).

»
Conversión en empresa unipersonal
Cuando se trate de una sociedad comercial cuyo número de socios se redujo a uno; deberá verificarse que la conversión en empresa unipersonal conste en escritura pública que deberá ser inscrita en el registro mercantil dentro de los seis meses siguientes a la disolución. En este caso, la empresa unipersonal asumirá los derechos y obligaciones de la sociedad disuelta.

¿Cómo se aclara la constitución o una reforma de una E.U.?

Las aclaraciones se pueden realizar por documento privado, siempre que se encuentre reconocido ante notario o con nota de presentación personal por su otorgante ante el secretario de la Cámara y siempre debe comparecer el titular de la empresa unipersonal o su apoderado.

¿Cómo se aumenta o disminuye el capital de la empresa unipersonal?

El empresario puede aumentar el capital de la empresa mediante la aportación de nuevos bienes, para lo cual suscribirá el correspondiente documento privado o público, según se trate de bienes muebles o inmuebles, como sucede para la constitución de la empresa. Podrá así mismo disminuir el capital, pero en este caso, se sujetará a las reglas señaladas en el artículo 145 del Código de Comercio.

¿Qué formalidades se requieren para la cesión de cuotas?

El titular de la empresa unipersonal puede ceder total o parcialmente las cuotas sociales a otras personas naturales o jurídicas, operación que se perfecciona mediante documento privado que deberá inscribirse en el registro mercantil para que produzca efectos entre los contratantes y frente a terceros. En este caso, las cámaras de comercio sólo podrán efectuar la inscripción cuando el documento sea otorgado por el cedente, el cesionario y el representante legal con sus firmas autenticadas ante notario.

Terminación de la empresa unipersonal

La empresa unipersonal se disuelve de acuerdo a las causales establecidas en el artículo 79 de la Ley 222 de 1995 y se liquida conforme al procedimiento señalado para la liquidación de las sociedades de responsabilidad limitada.


¿Cuál es la responsabilidad de los administradores de una E.U.?

A los administradores de una EU, les será aplicable lo previsto en el régimen general de sociedades, quienes responderán solidaria e ilimitadamente por los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la empresa unipersonal, al empresario o a terceros.

¿Qué prohibiciones establece la ley en la E.U.?

Al empresario le está prohibido retirar para sí o para terceros, bienes pertenecientes a la empresa unipersonal, salvo que se trate de utilidades debidamente justificadas. De igual forma el titular de la empresa no podrá contratar con ésta, ni tampoco podrá hacerlo entre sí empresas unipersonales constituidas por la misma persona. Los actos celebrados en contravención a esta prohibición, no surtirán ningún efecto legal, es decir serán ineficaces de pleno derecho.

¿Qué conceptos de pago se genera al matricular, reformar y liquidar la E U?

Se debe cancelar el valor de los derechos de matrícula de la persona jurídica y del establecimiento de comercio, y el valor de la inscripción del documento de constitución, tomando como base los activos indicados en el formulario único empresarial. Igualmente deberá cancelar el impuesto de registro.

Para las reformas se debe cancelar los derechos de inscripción de los documentos de reforma más el impuesto de registro.

Para la liquidación se debe cancelar los derechos de inscripción de la cuenta final de liquidación, los derechos de cancelación de la persona jurídica y del establecimiento de comercio, más el impuesto de registro.

17. ¿CÓMO INSCRIBIR REFORMAS ESTATUTARIAS?

¿Qué constituye reforma estatutaria y sus efectos ante terceros y entre los socios?

Constituye reforma estatutaria cualquier modificación que se introduzca a la escritura de constitución. Toda reforma del contrato de sociedad debe reducirse a escritura pública y se debe registrar en la cámara de comercio correspondiente al domicilio social, tal como lo dispone el artículo 158 del Código de Comercio.

Toda reforma a los estatutos debe ser aprobada por la asamblea de accionistas o junta de socios, según el caso. De la reunión se debe levantar un acta, en la cual, además de los aspectos formales, se incluirán las reformas estatutarias acordadas y junto con un certificado de existencia y representación legal de la entidad, debe elevarse a escritura pública para su posterior registro. Sin los requisitos anteriores la reforma no producirá efecto alguno respecto de terceros. Las reformas tendrán efectos entre los asociados desde cuando se acuerden o pacten conforme a los estatutos. ( Art. 158 C.Co.).

¿Qué actos no constituyen reforma estatutaria?

Los nombramientos de representantes legales, juntas directivas, revisores fiscales, etc., no son reformas. ( Art. 163 C.Co.).

Tampoco constituye reforma estatutaria los aumentos de capital suscrito y pagado certificados por el revisor fiscal.

¿Dónde se registran las reformas?

La solicitud de registro del documento de reforma debe formularse en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde la sociedad tiene el domicilio social y donde tiene abierta sucursales. Si la sociedad o las sucursales están localizadas en la jurisdicción de la Cámara de Comercio del Amazonas, la solicitud de registro se debe presentar en la sede de la Cámara de Comercio del Amazonas.


¿Qué sociedades requieren que las reformas estatutarias consten en escritura pública?

Las sociedades civiles y comerciales (colectivas, en comanditas simples, comandita por acciones, limitadas y anónimas) deben reformar sus estatutos por escritura pública. A menos que sean de aquellas que se benefician de lo estipulado en la ley 1014 de 2006 y su decreto reglamentario, en cuyo caso las reformas se realizan por documento privado en el que, además de la reforma, el representante legal debe hacer constar que la sociedad todavía mantiene uno de los dos requisitos exigidos por el artículo 22 de la norma en mención (menos de diez trabajadores o activos netos, excluida la vivienda, inferiores a 500 smmlv).

¿Qué se requiere para su inscripción?

»
Presentar copia auténtica de la escritura pública o documento privado de reforma, en cualquiera de nuestras sedes. En el caso de la escritura pública se requiere protocolizar copia del acta de la asamblea de accionistas o junta de socios, según el caso, donde conste la decisión de reformar los estatutos.
» La escritura que contiene la reforma debe coincidir con las decisiones tomadas en el acta.
»
La escritura debe ser suscrita por las personas que ostentan la calidad de representante legal, o por personas autorizadas que desbordan dicha autorización.
»
La copia de la escritura o documento privado que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico.
»
Si la reforma consiste en: fusión, escisión, disminución del capital social con reembolso efectivo de aportes a los socios, cualquier reforma de sociedades controladas, cualquier reforma de sociedades en concordato (durante la negociación), cualquier reforma estatutaria de sociedades en acuerdo de reestructuración (durante la negociación), para su registro, en la escritura pública debe incluirse la autorización previa de la Superintendencia de Sociedades, Superintendencia Bancaria o Superintendencia de Valores, según el caso.


Recomendaciones que se deben tener en cuenta en las siguientes reformas:

A. Cesión de cuotas

»
En sociedades de responsabilidad limitada y en las sociedades en comandita simple, la cesión requiere de escritura pública, so pena de ineficacia. (Art. 366 C.Co.). Al acto notarial deben comparecer los cedentes, los cesionarios y el representante legal de la sociedad. (Art. 362 C.Co).
»
En el caso de que a la junta de socios no hayan asistido la totalidad de los asociados, anexar a la escritura pública certificación del representante legal de la sociedad que informe que para la cesión se observó el proceso de oferta y derecho de preferencia previsto en los artículos 363, 364, 365 y 367 del Código de Comercio.
»
Indicar a título de qué se ceden las cuotas (oneroso o gratuito). Si es a título oneroso debe estipularse precio de venta.
»
Si las cuotas que se ceden se encuentran afectadas por la inscripción de un embargo, no procede la inscripción de la cesión de cuotas.
»
La cesión de cuotas sólo produce efectos respecto de terceros y de la sociedad, a partir de la fecha en que sea inscrita en el registro mercantil. (Art. 366 C.Co.)
»
Deben cancelarse los derechos de inscripción e impuesto de registro correspondientes. Si existe precio de venta el impuesto se cobra con cuantía.

B. Cambio de razón social o denominación

»
Presentar copia auténtica de la escritura de reforma, en la cual debe encontrarse protocolizada el acta de la asamblea de accionistas o junta de socios en la que conste la aprobación de la decisión.
»
Verifique antes de inscribir o de iniciar el trámite de inscripción de la escritura de reforma, que en la cámara de comercio no existe inscrito un nombre igual. Para el efecto puede tener en cuenta los siguientes criterios:
a- Las expresiones y abreviaturas que identifican el tipo de sociedad (Ltda., S.A., S. en C., etc. ) no forman parte del nombre y por lo tanto no sirven de diferenciador.
b- La sola igualdad fonética o de pronunciación del nombre, es criterio suficiente para considerar que dos nombres son idénticos.
c- Dos nombres integrados por las mismas palabras pero en orden diferente no son idénticos.
d- Los diminutivos son diferenciadores.
e- Los plurales son diferenciadores.
f- La adición de números es suficiente para considerar que dos nombres no son idénticos.
»
Diligencie el formato para verificación de homonimia.
»
Si también cambia el nombre del establecimiento de comercio, debe adjuntarse una comunicación suscrita por el representante legal en tal sentido, la cual debe presentarse con firma autenticada ante notario o presentación personal de su cédula.
»
Cancelar los derechos de inscripción e impuesto de registro correspondientes.

C. Cambios al capital

»
En las sociedades por cuotas de una sociedad de responsabilidad limitada, colectiva, en comandita simple, el aumento de capital social constituye una reforma estatutaria.
»
En las sociedades anónimas y en comandita por acciones, solo requieren de escritura pública para el registro del aumento de su capital autorizado. Existe un caso en el cual se debe aceptar el aumento de capital suscrito y pagado por escritura pública, se trata de un aumento que no se efectúa en virtud de un reglamento de colocación de acciones, sino por pago de dividendos en acciones o revalorización del patrimonio.
»
Presentar copia auténtica de la escritura pública de reforma, en la cual debe encontrarse protocolizada el acta de asamblea de accionistas o junta de socios en la que manifieste la forma en la cual se pagó dicho aumento y en la cual consta la aprobación de la decisión.
»
Si se trata de un aumento de capital por ingreso de socios, la escritura debe estar suscrita por éstos e indicar además sus domicilios, nacionalidad y documento de identificación.
»
Se debe indicar con precisión en el acta y escritura donde consta la reforma del capital (aumento o disminución), cuál es el monto total, el valor nominal de cada derecho social (parte de interés social, cuotas de interés o acciones), el número de derechos sociales y como quedaron distribuidos después de la modificación.
»
Todo aumento que se haga con reavalúo de activos será ineficaz. (Art. 122 inciso 2º. C.Co.)
»
Si el capital se disminuye por un reajuste contable no requiere autorización de la Superintendencia de Sociedades; si se disminuye por efectivo reembolso de aportes a los socios, si requiere autorización previa de la Supersociedades.
»

Cancelar los derechos de inscripción e impuesto de registro correspondientes. El impuesto de registro se liquida sobre el valor del aumento del capital suscrito, y causa sanción por extemporaneidad.

Si se trata de un aumento de capital con aporte de inmuebles, el pago del valor correspondiente al impuesto de registro debe efectuarse en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

D. Prórroga del término de duración

»
La modificación del término de duración de una sociedad implica una reforma estatutaria, por lo tanto, debe aprobarse por la junta de socios o asamblea de accionistas y elevarse a escritura pública dicha decisión.
»
El acta en la cual consta la decisión de prorrogar el término de duración de la sociedad, debe corresponder a una reunión de fecha anterior a aquella en la cual se protocoliza el vencimiento del término, independientemente de que el otorgamiento de la escritura se realice con posterioridad a dicho vencimiento.
»
Presentar copia de la escritura de reforma en la cual debe encontrarse protocolizada el acta del órgano social competente en la cual consta la decisión.
»
Cancelar los derechos de inscripción e impuesto de registro correspondientes.

18. REGLAS GENERALES EN MATERIA DE INSCRIPCIÓN

» Sólo se registran los actos expresamente indicados en la ley.
» No se inscribe ningún acto que se haya celebrado sin las solemnidades exigidas por la ley para su formación o cuando falte alguno de los elementos esenciales.
» Todo documento sujeto a registro debe ser auténtico.
» Los actos objeto de inscripción deberán estar contenidos en una escritura pública o en documento privado, legalmente reconocido cuando así lo exija la ley.
» Si en un mismo documento constan varios actos sujetos a inscripción y no procede el registro respecto de todos, las cámaras de comercio inscribirán aquellos respecto de los cuales sea viable el registro.
» Una cámara de comercio solo podrá abstenerse de efectuar la inscripción de libros, actos o documentos, cuando esté facultada por la ley para ello. Por lo tanto si el documento presenta inconsistencias de orden legal que por ley no impidan su registro, ésta se efectuará.

Reglas para la inscripción de cada uno de los documentos

Constitución:

» La sociedad se constituye por escritura pública, forma una persona jurídica distinta de los socios individualmente considerados, debe ceñir sus estatutos a las normas propias de cada tipo de sociedad, conforme lo establece el Código de Comercio.
» Existen cinco tipos de sociedades: la sociedad de responsabilidad limitada, la sociedad colectiva, la sociedad en comandita simple, la sociedad en comandita por acciones y la sociedad anónima.
» La escritura de constitución de cualquier sociedad debe contener por lo menos las requisitos contenidos en el artículo 110 del Código de Comercio relativas a nombre, tipo de sociedad, domicilio término de duración, objeto social, representación legal, capital y forma de distribución del mismo, forma de administración asambleas o juntas, disolución y liquidación.
» Todas las personas que intervienen como otorgantes de la escritura, es decir tanto socios, como representantes o apoderados y el notario deben suscribir el documento.

Identificación de los asociados:

» Si son personas naturales se identifican con la cédula de ciudadanía.
» Si son menores de 7 años, con el número de NIT asignado por la DIAN, o en su defecto con la cédula de ciudadanía del tutor o del representante legal.
» Si es una persona extranjera, con su NIT asignado por la DIAN o en su defecto con el número de cédula de extranjería asignada por el DAS.
» Si es una persona jurídica se identificará con su NIT.

Nombre:
Verifique antes de inscribir o de iniciar el trámite de inscripción de la escritura de constitución, que en la cámara de comercio no existe inscrito un nombre igual. Para el efecto puede tenerse en cuenta lo siguiente:

a) Las expresiones y abreviaturas que identifican el tipo de sociedad (LTDA., S.A. , S. en C. etc.) no forman parte del nombre y por lo tanto no sirven de diferenciador.
b) La sola igualdad fonética o de pronunciación del nombre, es criterio suficiente para considerar que dos nombres son idénticos.
c) La adición de números es suficiente para considerar que dos nombres no son idénticos.
d) Dos nombres integrados por las mismas palabras pero en orden diferente no son idénticos.
e) Los diminutivos son diferenciadores.
f) Los plurales son diferenciadores.

Las palabras como banco, corporación financiera, corporación de ahorro y vivienda, y en general, cualquier palabra que haga presumir que la entidad es intermediaria financiera o realiza actividades de manejo, aprovechamiento o inversión de fondos provenientes del ahorro privado, solo puede ser utilizadas por entidades del sector financiero, de lo contrario se rechaza su inscripción.

Objeto social:
El objeto social principal deberá enunciarse en forma clara y completa. Si este es indeterminado no se inscribe en la Cámara de Comercio, de acuerdo a lo establecido en el numeral 4 del Código de Comercio.

Si el objeto social es múltiple, cada uno de sus componentes debe estar determinado.

Capital:
El capital de las sociedades de responsabilidad limitada y las en comandita simple, debe pagarse íntegramente al constituirse la compañía, así como al solemnizarse cualquier aumento del mismo. El capital estará dividido en cuotas de igual valor.

En las sociedades anónimas o por acciones, deberá expresarse al momento de la constitución, el capital autorizado, la parte de este que se suscribe que, por lo menos, será la mitad del autorizado y la parte que se paga por cada asociado que debe ser, por lo menos la tercera parte del suscrito.

En caso de no cumplirse los anteriores requisitos, la Cámara de Comercio se abstendrá de registrar el documento.

Cuando existen aportes de inmuebles, debe hacerse una descripción clara de los mismos, incluyendo linderos y matrícula inmobiliaria. En estos casos, se debe acreditar el pago del impuesto de registro, el cual es liquidado y recaudado en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

Número de socios:
La sociedad de responsabilidad limitada para constituirse necesita mínimo de dos socios y máximo veinticinco. En caso de exceder dicho límite, la sociedad será nula de pleno derecho, pero procede su inscripción en la Cámara de Comercio.

Cuando la sociedad se constituye con un socio capitalista y un socio industrial, no procede la inscripción del documento, por cuanto en esta sociedad no se configura la junta de socios, pues el socio industrial solo tiene voz, más no voto y tampoco habría pluralidad jurídica.

Las sociedades en comandita deben tener las dos calidades de socios: Gestor y Comanditario, en caso contrario no se inscribirá. El gestor puede hacer aportes de capital.

En las sociedades por acciones el número mínimo es de cinco accionistas y el número máximo es indefinido.

Duración:
Debe determinarse el término preciso de la duración de la sociedad. Basta con indicar el número de años, no interesa que no se especifique desde y hasta cuando.

Si la escritura no contiene término de duración o contiene dos términos diferentes no procede su inscripción.

Representación legal y nombramientos
Se inscriben las designaciones de:

– Representantes legales y sus suplentes.
– Juntas Directivas.
– Revisores fiscales y sus suplentes.
– Liquidadores y sus suplentes.
– Administradores de agencias y Establecimientos de comercio.
– Gerentes de Sucursales.

a) Representantes legales

» La escritura debe contener el cargo del representante legal y el nombre de la persona designada, precisando sus facultades y obligaciones. La representación legal puede ser ejercida por personas naturales o personas jurídicas. No existe prohibición legal para que la misma persona natural o jurídica que ejerce la representación legal en una sociedad pueda desempeñarse en el mismo cargo en otra u otras compañías. Salvo que estatutariamente o en el contrato laboral o de prestación de servicios que se suscriba con quien haya sido designado, se demande tiempo completo y en forma exclusiva.
» Con relación a las sociedades en comandita, éstas poseen un régimen especial en lo que respecta a la administración y representación legal, la cual recae en los denominados socios gestores, siendo estos los únicos obligados a suscribir la escritura pública de constitución. De tal manera que no existirán otros nombramientos, a menos que los gestores decidan delegar sus funciones de representación legal, caso en el cual quedarán inhibidos para desarrollarlas, aunque podrán reasumirla en cualquier tiempo

b) Juntas Directivas

» La junta directiva es un órgano obligatorio de las sociedades por acciones y facultativo en las demás sociedades. La junta se integrará con no menos de tres miembros y cada uno de ellos tendrá un suplente. A falta de estipulación expresa en contrario, los suplentes serán numéricos. Los suplentes tienen una simple expectativa de intervenir en los casos de ausencia temporal o definitiva de los principales.
» Se debe comprobar que las personas que componen la junta directiva no se encuentran ligadas entre si por parentesco, salvo que se trate de una sociedad de familia.
» Los principales y suplentes serán elegidos por la asamblea de accionistas o junta de socios, según el caso.
» La junta directiva deliberará y decidirá válidamente con la presencia y los votos de la mayoría de sus miembros, salvo que se estipule un quórum superior. A las juntas directivas se les aplican los artículos 19 y 20 de la ley 222/95 que autorizan las reuniones no presenciales.
» La junta directiva no puede introducir reformas estatutarias.
» En la etapa de la liquidación voluntaria de la sociedad cesan sus funciones.
» En las sociedades por acciones, ninguna persona podrá ser designada ni ejercer, en forma simultánea, un cargo directivo en más de cinco juntas, siempre que las hubiere aceptado. Lo mismo sucederá cuando se trate de sociedades matrices y sus subordinadas, o de éstas entre sí.

c) Revisores Fiscales

» El artículo 203 del Código de Comercio dispone que deberán tener revisor fiscal: 1) Sociedades por Acciones; 2) Sucursales de compañías extranjeras, y 3) Las sociedades en las que, por ley o por los estatutos, la administración no corresponda a todos los socios, cuando así lo disponga cualquier número de socios excluidos de la administración que representen no menos del 20% del capital social.
» De acuerdo con la Ley 43 de 1990 será obligatorio tener revisor fiscal en todas las sociedades comerciales, de cualquier naturaleza, cuyos activos brutos al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente de cinco mil salarios mínimos y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o excedan al equivalente a 3.000 salarios mínimos.
» El cargo de revisor fiscal no necesita creación estatutaria, en atención a que su designación se encuentra prevista en la ley.
» No podrán ser revisores fiscales: 1) quienes sean asociados; 2) quienes estén ligados por matrimonio o parentesco dentro del 4º. Grado de consanguinidad, 1º. Civil o 2º. De afinidad, o sean consocios de los administradores directivos, el cajero, auditor o contador de la misma sociedad, y 3) quienes desempeñen en la misma compañía o en sus subordinadas cualquier otro cargo.
» Quien haya sido elegido como revisor fiscal, no podrá desempeñar en la misma sociedad ni en sus subordinadas ningún otro cargo.
» La revisoría fiscal puede ser desempeñada por un pensionado de la compañía.
» El revisor fiscal deberá ser contador público y no podrá ejercer el cargo en más de cinco sociedades por acciones.
» La limitación no aplica a la firma de contadores.
» Para su inscripción debe anexar la carta de aceptación indicando el número de identificación cuando se trate de personas naturales, a menos que en el texto de los documentos conste esta circunstancia. En el caso de nombramientos de firmas revisoras fiscales, éstas deben remitir documento donde conste la designación de los nombrados como principal y suplente, con su número de identificación.
» Si la sociedad se encuentra vigilada debe enviarse carta de autorización expedida por la respectiva Superintendencia.

Recomendaciones

» Verifique que el nombramiento haya sido efectuado por el órgano competente.
» Verifique que los nombramientos correspondan a cargos previstos en los estatutos o en la ley.
» Para la inscripción de representantes legales, miembros de juntas directivas y revisores fiscales será necesario informar a la Cámara de Comercio el número del documento de identificación del designado, así como la constancia de que el mismo aceptó el cargo.
» Cuando se trate de nombramientos de representantes legales, miembros de junta directiva o revisores fiscales de sociedades vigiladas por alguna Superintendencia, procederá la inscripción siempre que se acompañe carta de autorización expedida por la misma.
» Todas las escrituras deben presentarse en copias auténticas.
» Los documentos privados deben ser debidamente reconocidos y con diligencia de presentación personal ante notario o con presentación personal de su cédula ante el secretario de la cámara de comercio.
» Cancelar los derechos de inscripción, el impuesto de registro y los derechos de matrícula correspondientes, según el caso.

19. ¿CÓMO MATRICULAR LA SUCURSAL DE UNA SOCIEDAD EXTRANJERA?

¿Qué es una sociedad extranjera?

Son aquellas sociedades domiciliadas en el exterior y constituidas conforme a las leyes de otro país, (Art. 469 C. Co.)


¿Qué es una sucursal de sociedad extranjera?

Es un establecimiento de comercio abierto en Colombia por una sociedad domiciliada en el exterior, cuyo administrador tiene facultades para representarla legalmente.

La apertura de una sucursal de sociedad extranjera, le permite desarrollar negocios permanentes en Colombia y están sometidas a la vigilancia del Estado, que se ejerce por la Superintendencia Bancaria o de Sociedades, según su objeto social.


¿Dónde debe hacerse el registro?

La solicitud de matrícula y registro de los documentos, debe efectuarse en la cámara de comercio del lugar (ciudad o municipio) donde la sucursal va a desarrollar su actividad.


Efectos del registro

Conforme al artículo 485 del Código d e Comercio, la sociedad extranjera responderá por los negocios celebrados en el país al tenor de los estatutos que tengan registrados en la cámara de comercio al tiempo de la celebración de cada negocio, y las personas cuyos nombres figuren inscritos en la misma cámara como representantes de la sociedad, tendrán dicho carácter para todos los efectos legales, mientras no se inscriba debidamente una nueva designación.

¿Cómo efectuar el registro?

» Antes de asignarle nombre a la sucursal extranjera, verifique que en esta Cámara de Comercio no exista registrada otra sociedad o establecimiento de comercio con un nombre igual o similar al que se va a utilizar. (Artículo 35 del Código de Comercio). Para ello puede consultar la página web: www.rue.com.co
» Diligenciar el Registro Unico Tributario, RUT, el formulario adicional de registro con otras entidades que entrega la Cámara y el formulario Registro Unico Empresarial (Carátula Unica Empresarial y Anexo Matrícula Mercantil o Renovación) firmados por el apoderado de la sucursal o representante legal de la sociedad extranjera.
» Debe presentarse copia auténtica de la escritura pública en la que se protocolice lo siguiente:
– Documento de fundación y estatutos de la sociedad extranjera.
– Copia auténtica del documento que acredite la existencia de la sociedad principal y la personería de sus representantes.
– Copia auténtica del documento proferido por el órgano competente de la sociedad, en el que se determina la apertura de una sucursal en Colombia, el que deberá expresar:
1. Los negocios que se propone desarrollar.
2. El monto del capital asignado a la sucursal.
3. El domicilio.
4. El plazo de duración de los negocios en el país y las causales de terminación de los mismos.
5. Designación de un mandatario general con uno o más suplentes, que represente a la sociedad en los negocios que desarrolle en el país con sus respectivas facultades, quienes deberán anexar carta de aceptación del cargo, con indicación de su documento de identidad.
6. Designación del revisor fiscal, quien deberá anexar carta de aceptación al cargo, con indicación de su identificación.


¿Cómo se legalizan las reformas y la liquidación?

En cuanto a las reformas, se asimilan a las sociedades comerciales, es decir mediante escritura pública, protocolizada en una notaría del domicilio de la sucursal en Colombia. La sucursal puede reformar su objeto, administración, pero no podrá escindirse ni fusionarse.

Para el caso de la liquidación, según el artículo 495 del Código de Comercio, revocado el permiso, en los casos previstos en la ley, la sociedad deberá proceder a la liquidación de sus negocios en el país, dando cumplimiento, en lo pertinente, para la liquidación de sociedades por acciones.

¿Cómo se inscriben los nombramientos del representante legal, apoderado y revisor fiscal?

Los nombramientos no constituyen una reforma estatutaria por mandato del artículo 163 del Código de Comercio, aplicable en virtud a lo dispuesto por el artículo 497 del citado código.

En consecuencia, no se exige la protocolización de tales nombramientos, basta que se acredite tal hecho, con la inscripción de la copia auténtica del acta. Sin embargo, cuando el cambio de representación legal o de revisor fiscal, se acompañe con facultades o funciones, que pueden coincidir o no con las anteriores, en tal evento se exige la protocolización en la notaría.


¿Cuándo debe renovarse la matrícula?

La renovación de la matrícula se debe efectuar entre los meses de enero a marzo de cada año diligenciando el formulario correspondiente y presentarlo en cualquiera de nuestras sedes cancelando los derechos de ley. Recuerde que la información financiera debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.

Recomendaciones:

» Si desea que se certifique la equivalencia en moneda nacional del capital asignado a la sucursal, anexe comunicación del revisor fiscal informando el valor correspondiente.
» Los documentos otorgados en el exterior que presenten la apostilla de que trata el Decreto 106 de enero de 2001, no requieren el requisito de legalización. En caso contrario los documentos otorgados en el exterior deberán ser autenticados por los funcionarios competentes del respectivo país y la firma de tales funcionarios lo será a su vez ante el cónsul colombiano o de una nación amiga. La firma del cónsul deberá ser abonada por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. Si el documento es presentado directamente ante el Cónsul, no es necesario abonar la firma de éste ante el Ministerio. Si no existe la apostilla o la cadena de autenticaciones en el respectivo documento éste deberá devolverse.
» Si los documentos constan en idioma distinto al español, debe verificarse su traducción oficial por un intérprete debidamente autorizado por el Ministerio de Relaciones Exteriores.
» Es necesario que en los documentos otorgados en el exterior, el Cónsul haga constar que la sociedad extranjera existe y ejerce su objeto social de acuerdo con las leyes del respectivo país.
» La copia de los documentos que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico.
» Presente los documentos en cualquiera de nuestras sedes.
» Cancele el valor de los derechos correspondientes de matrícula y los de inscripción de cada documento, más el pago de los formularios de matrícula y el impuesto de registro.
» Deben inscribirse los libros de comercio que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos y los libros de actas.

20. ¿CÓMO REGISTRAR LA APERTURA DE UNA SUCURSAL DE UNA SOCIEDAD NACIONAL?

¿Qué es una sucursal?

Es un establecimiento de comercio (tienda, oficina, almacén, fábrica, bodega, planta industrial, factoría, etc.) abierto por una sociedad comercial, dentro o fuera de su domicilio principal, para el desarrollo de las actividades de la sociedad o parte de ellas, cuyo administrador tiene facultades para representarla legalmente.

¿Cuándo debe matricularse?

La matrícula de la sucursal debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha de su apertura.

¿Dónde se realiza la matrícula?

La solicitud de matrícula y de registro de los documentos de apertura debe formularse en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la sucursal va a desarrollar su actividad, dentro del mes siguiente a su apertura. Si la sucursal está localizada en la jurisdicción de la Cámara de Comercio del Amazonas, la solicitud de matrícula se puede presentar en la sede de la Cámara de Comercio del Amazonas.


¿Cómo efectuar el registro y la matrícula?

» Antes de asignarle nombre a la sucursal, verifique que en esta Cámara de Comercio no exista registrada otra sociedad o establecimiento de comercio con un nombre igual o similar al que se va a utilizar. (Artículo 35 del Código de Comercio). Para ello puede consultar la página web: www.rue.com.co
» Diligenciar el Registro Unico Tributario, RUT, el formulario Registro Unico Empresarial (Carátula Unica Empresarial y Anexo Matrícula Mercantil o Renovación) y el formulario adicional de registro con otras entidades, firmados por el representante legal del domicilio principal. Evite tachones y enmendaduras. (Se sugiere leer detenidamente las instrucciones de los formularios antes de diligenciarlos)
» Si la sociedad abre la sucursal en un lugar que corresponda a una jurisdicción diferente a la cámara de comercio del domicilio principal, adjuntar los siguientes documentos:
Presentar copia auténtica del documento donde consta la decisión del órgano competente que conforme los estatutos ordenó la apertura de la sucursal. Este documento puede ser una copia auténtica del acta autorizada con la firma del secretario de la reunión o del representante legal, o ser autenticada ante notario público, que contenga la apertura de la sucursal, el nombramiento del representante legal y las facultades del administrador de la sucursal. Si no se determinan las facultades en el acta, puede otorgarse un poder por escritura pública o por documento privado legalmente reconocido ante notario. A falta de poder, se presume que el administrador tiene las mismas facultades que el representante legal de la principal.
» Acreditar la aceptación al cargo informando el número del documento de identificación.
» Copia auténtica de la escritura de constitución y de cada una de las reformas estatutarias, si las hubiere.
» Certificado reciente (original o copia autenticada) de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio del domicilio principal.
» Si en esta Cámara de Comercio existe matriculado un establecimiento de comercio, puede hacerse la conversión a sucursal, enviando acta expedida por el órgano competente donde conste la misma.
» La copia de los documentos que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico.
» Si la sociedad con posterioridad al registro de la sucursal reforma sus estatutos, se debe inscribir copia de dicha escritura en la Cámara donde está matriculada la sucursal.
» Presentar los documentos en nuestra sede.

¿Qué conceptos de pago se genera al matricular una sucursal?

Cancelar el valor de los derechos correspondientes de matrícula y los derechos de inscripción de cada documento. Debe acreditar copia autenticada del recibo del impuesto de registro cuyo pago se efectuó en la cámara de comercio del domicilio principal de la escritura de constitución y reformas allí registradas para que no se vuelva a cobrar el mismo concepto sobre documentos ya inscritos en otra Cámara; y debe cancelar el valor del impuesto por la inscripción del documento que ordenó la apertura de la sucursal y el nombramiento del administrador.

¿Debe renovarse la matrícula mercantil de una sucursal?

Sí. Para obtener los beneficios y evitar sanciones legales, ésta debe renovarse entre los meses de enero a marzo de cada año. Para la renovación de la matrícula se debe diligenciar el formulario correspondiente y presentarlo en cualquiera de nuestras sedes cancelando los derechos de ley. Recuerde que la información financiera debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.

¿Cómo se cancela la matrícula de una sucursal?

» Presentar copia del acta la cual puede venir autorizada con la firma del secretario de la reunión o del representante legal, o ser autenticada ante notario público donde conste el cierre de la sucursal.
» Certificado reciente (original o copia autenticada) de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal.
» Cancelar los derechos de inscripción del documento y el impuesto de registro ante la Cámara de Comercio.
» Verificar que no exista algún embargo antes de cancelar la sucursal.

¿Debe registrar libros de comercio la sucursal?

Sí. Deben inscribirse los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos (Artículo 49 del Código de Comercio) y los libros de actas.

Utilidad de la inscripción

El registro de la apertura de la sucursal hace que el acto surta efectos frente a terceros a partir de su inscripción y permite probar con el certificado que le expide la Cámara de Comercio la existencia de la misma, su propiedad y las facultades y limitaciones de su administrador. Es decir, cuando la apertura de la sucursal debe inscribirse en otra cámara de comercio distinta a la del domicilio de la sociedad propietaria.

21. ¿CÓMO REGISTRAR LA DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE UNA SOCIEDAD?

¿Qué es la disolución y liquidación de una entidad?

Son dos actos jurídicos diferentes que tienen relación entre si. Mediante la disolución se le reduce la capacidad legal a la entidad, nace el proceso liquidatorio, ésta solo queda facultada para realizar los actos necesarios tendientes a la liquidación, es decir no puede continuar desarrollando su objeto social, salvo con fines liquidatorios. Con la liquidación se extingue la persona jurídica y se cancela su matrícula o registro en la Cámara de Comercio.


¿Cuáles son las causales de disolución?

La disolución de una sociedad puede provenir de una causal establecida en la ley, como general en el artículo 218 del Código de Comercio o por las especiales de cada tipo de sociedad, según el régimen especial de cada una, o por orden de una autoridad competente.

Para los fines del registro, es pertinente formular algunos comentarios en relación con las siguientes causales:

1. Por vencimiento del término de duración: En este caso, la disolución de la sociedad entre los asociados y respecto de terceros, se produce a partir de la fecha de expiración del término de su vigencia, sin necesidad de formalidades especiales. No requiere de inscripción en el registro mercantil y la cámara de comercio certificará de oficio que la sociedad se encuentra “en liquidación” (Art. 219 inciso 1º. C.Co.)

Para su inscripción, sólo se presenta para registro en la cámara, el acta de liquidación, la cual no requiere de escritura pública a menos que contenga la adjudicación de bienes inmuebles cuya transferencia si requiere de esta solemnidad.

El acta debe estar firmada en original por el representante legal y el secretario y con la constancia de aprobación por parte de los asociados. La fecha del acta debe ser posterior a la del vencimiento del término de duración.

2. Por decisión de los socios, antes de vencerse el término de duración de la sociedad: La decisión proveniente de decisión de los asociados se sujetará a las reglas previstas para la reforma del contrato social. (Art. 219 inciso 2º. Del Código de Comercio).

El máximo órgano de la sociedad en reunión debe decretar la disolución anticipada y en esa misma reunión, si se considera oportuno puede nombrarse liquidador, en caso contrario, el liquidador será el último representante legal inscrito en la Cámara.

El acta donde conste la decisión de disolver la sociedad junto con un certificado de existencia y representación legal de la misma, debe elevarse a escritura pública y ésta se registrará en la cámara de comercio.

3. Disolución por alguna causal legal o estatutaria: El artículo 220 del Código de Comercio dispone que, cuando la disolución de una compañía provenga de causales distintas a las indicadas en el artículo 219, los socios deben declararla disuelta y dar cumplimiento a las formalidades exigidas para la reforma del contrato social.

Observados los casos que no contempla el artículo 219 del Código de Comercio, conforme con lo previsto en el artículo que se invoca en primer lugar, se tiene que una de las causales que conducen a la declaratoria de disolución societaria por parte de los asociados es “la imposibilidad de desarrollar la empresa social, la terminación de la misma, o la extinción de la cosa o cosas cuya explotación constituye su objeto”, (Artículo 218, numeral 2º. del C.Co.)

Cuando la disolución proviene de esta causal, la declaratoria de la misma no implica reforma estatutaria alguna, sino que constituye el reconocimiento de un hecho o una situación ajena a la voluntad social, que no son engendrados por ella. La disolución social no tiene lugar como consecuencia de una determinación libre de la asamblea o de la junta de socios.

Lo dicho permite afirmar que la previsión del artículo 220, inciso 1º. del Código de Comercio, en cuanto ordena que declarada la disolución de la sociedad por el acaecimiento de alguna de las causales no mencionadas en el artículo 219 ibídem, debe darse cumplimiento a las formalidades exigidas para las reformas del contrato social, alude únicamente a que dicha declaración ha de ser elevada a escritura pública.

Los socios en asamblea o junta de socios declaran la disolución. Se recomienda en la misma reunión designar a la persona que actuará como liquidador. En caso contrario, actuará como liquidador el último representante legal inscrito en la Cámara.

El acta donde conste la adopción de la causal de liquidación junto con un certificado de existencia y representación legal de la misma, debe elevarse a escritura pública y ésta se registrará en la cámara de comercio.

4. Por apertura al trámite de liquidación obligatoria u orden de autoridad competente: Debe registrarse copia auténtica de la providencia debidamente ejecutoriada que ordenó la disolución o la apertura del trámite de liquidación obligatoria.

Cómo efectuar el registro y observaciones:

» Presentar copia auténtica de la escritura pública o documento privado (acta) de disolución, en cualquiera de nuestras sedes. En el caso de la escritura pública se requiere protocolizar copia del acta de la asamblea de accionistas o junta de socios, según el caso, donde conste la decisión de disolver la sociedad junto con un certificado de existencia y representación legal de la misma.
» Tenga en cuenta que la sociedad declarada en disolución no puede continuar desarrollando actividades, excepto las encaminadas a su liquidación.
» A partir de la declaratoria de disolución, al nombre de la sociedad deberá adicionarse la expresión “en liquidación”.
». Presentar carta de aceptación del liquidador indicando documento de identidad.
» La copia de los documentos que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico.
» Se deben cancelar los derechos de inscripción de la disolución, nombramiento de liquidador, más el impuesto de registro.

¿Cuál es el proceso de liquidación?

Una vez inscrita la escritura pública de disolución, el liquidador debe cumplir lo ordenado en el Código de Comercio, especialmente:

» Dar aviso dentro de los diez días siguientes a la fecha en que ocurrió el hecho que produjo la causal de disolución, a la Oficina de Cobranzas de la Administración de Impuestos Nacionales, sobre las deudas fiscales a cargo de la sociedad. De lo contrario, se hace solidariamente responsable de las mismas.
» Informar a los acreedores sociales y a terceros del estado de liquidación en que se encuentra la sociedad, mediante aviso que se publicará en un periódico que circule regularmente en el lugar del domicilio social y que se fijará en lugar visible de las oficinas y establecimientos de comercio de la sociedad.
» Elaborar los inventarios y el balance final de la sociedad.
». Pagar el pasivo externo y distribuir el remanente, si es del caso.

El proyecto de liquidación debe someterse a consideración del máximo órgano de la entidad y elaborarse un acta donde conste su aprobación.

Cómo se registra la liquidación y observaciones:

» Con el registro del acta que contiene la cuenta final de liquidación o con el registro de la escritura pública en que se protocoliza el acta aprobatoria de la cuenta final de liquidación.
» El acta que contiene la cuenta final de liquidación debe reunir los requisitos señalados en la ley (requisitos actas) y los requisitos señalados en el Código de Comercio para la liquidación de sociedades.
» Si la sociedad que se va a liquidar no ha cumplido con la obligación legal de renovar la matrícula mercantil, deberá previamente a la inscripción del documento que contenga la liquidación, ponerse al día por ese concepto, pagando el valor correspondiente a los años pendientes, en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio del Amazonas.
». Si la sociedad que se liquida posee establecimientos de comercio
liquidación, de lo contrario, el liquidador debe solicitar la cancelación de las matrículas de los establecimientos, para lo cual se debe diligenciar el respectivo formato. Y sólo cuando se registra la cuenta final de liquidación cesa la obligación de renovar.

El registro del acta por medio de la cual se apruebe la cuenta final de liquidación no exime al liquidador de la obligación de dar cumplimiento a las demás exigencias legales, tales como: pago de impuestos, presentación de declaración de renta final y protocolización del acta que contiene la cuenta final de liquidación y de las diligencias de inventario de bienes sociales, con la actuación judicial, en su caso.

¿Dónde se registra la disolución y liquidación de la sociedad?

La solicitud de registro debe efectuarse en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar del domicilio principal de la sociedad y en el lugar donde tenga abierta sucursales. Si la sociedad está localizada en la jurisdicción de la Cámara de Comercio del Amazonas, la solicitud de registro se debe presentar en la sede de la Cámara de Comercio del Amazonas.

22. CÓMO REGISTRAR LAS MODIFICACIONES EN EL CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO EN LAS SOCIEDADES POR ACCIONES

¿Qué es el capital suscrito?

Se define como la parte del autorizado que los accionistas de una sociedad por acciones se comprometen a pagar. El capital suscrito puede cancelarse íntegramente en el momento de constituir la sociedad o pagarse por cuotas en un término que no puede exceder de un año.

¿Qué es el capital pagado?

Está constituido por la parte del suscrito que ha ingresado al haber social, esto es, la suma que ha sido efectivamente cancelada por los accionistas.

¿Cuáles son las sociedades por acciones?

» Las sociedades anónimas y
» Las sociedades en comandita por acciones.

¿Cuáles son los documentos a registrar?

Hay que diferenciar si se trata de aumento o disminución del capital suscrito y pagado. Para ello encontramos los siguientes eventos:

A. Aumento capital suscrito y pagado

» Cuando el aumento del capital suscrito y pagado es consecuencia de una transformación, fusión o escisión de sociedades, el documento idóneo para su registro es la escritura pública en que se solemniza esta reforma estatutaria.
» Para los efectos del artículo 376 del Código de Comercio, las sociedades por acciones deberán inscribir en el registro mercantil los aumentos de capital suscrito, dentro del mes siguiente al vencimiento de la oferta para suscribir. Así mismo, deberá registrarse el monto del capital pagado, dentro del mes siguiente al vencimiento del plazo para el pago de las acciones suscritas o al término de la oferta de suscripción, según se trate.

Para tal fin debe presentarse una certificación firmada por el revisor fiscal de la sociedad (quien debe estar inscrito previamente en el registro mercantil), en la cual se indique el monto del respectivo aumento y la nueva composición del capital suscrito y/o pagado, según se trate.

» Cuando el l aumento de capital suscrito proveniente de la capitalización de créditos y el reglamento de suscripción conste en el Acuerdo de Reestructuración, dicho aumento deberá inscribirse en el registro mercantil, acompañado de la copia del Acuerdo y el certificado del representante legal y el revisor fiscal donde conste el número de títulos suscritos y el aumento registrado en el capital.

B. Disminución de capital suscrito y pagado

Debe constar en escritura pública y contener la autorización de la Superintendencia de Sociedades, sea la sociedad vigilada o no, siempre y cuando la operación implique un efectivo reembolso de aportes.

¿Dónde deben registrarse las modificaciones?

Las modificaciones del capital suscrito y pagado de las sociedades por acciones, se inscribirán en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar del domicilio principal de la sociedad.

Si la sociedad está localizada en cualquiera de los municipios de su jurisdicción, se inscribirá en la sede de la Cámara de Comercio del Amazonas.

¿Cómo realizar la inscripción?

» Presentar certificación suscrita por el revisor fiscal con firma autenticada ante notario o presentación personal de su cédula o copia auténtica de la escritura pública, según el caso.
» La copia de los documentos que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico.
» Presentar los documentos en cualquiera de nuestras sedes.
» Cancelar los derechos de inscripción e impuesto de registro correspondientes. El impuesto de registro se liquida sobre el valor del aumento del capital suscrito, y causa sanción por extemporaneidad.

23. CÓMO REGISTRAR UNA AGENCIA DE SOCIEDAD NACIONAL

¿Qué es una agencia?

Es un establecimiento de comercio (llámese tienda, oficina, almacén, fábrica, bodega, planta industrial, factoría, etc.) abierto por una sociedad comercial dentro o fuera de su domicilio principal, cuyo administrador carece de facultades para representarla legalmente (Art. 264 C. Co.).

¿Cuándo debe matricularse?

La matrícula de una agencia debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha de su apertura.


¿Dónde se realiza la matrícula?

La solicitud de matrícula y de registro del documento que decreta su apertura debe hacerse en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la agencia va a desarrollar su actividad. Si la agencia está localizada en la jurisdicción de la Cámara de Comercio del Amazonas, la solicitud de matrícula se debe presentar en la sede de la Cámara de Comercio del Amazonas.

¿Cómo se efectúa el registro y la matrícula?

» Verificar antes de asignarle nombre a la agencia, que en la cámara de comercio no exista registrada otra sociedad o establecimiento de comercio con un nombre igual o similar al que se va a utilizar. Para ello puede consultar la página web: www.rue.com.co
» Diligenciar el Registro Unico Tributario, RUT, el formulario adicional de registro con otras entidades que entrega la Cámara y el formulario Registro Unico Empresarial (Carátula Unica Empresarial y Anexo Matrícula Mercantil o Renovación), firmados por el representante legal del domicilio principal. Evite tachones y enmendaduras. (Se sugiere leer detenidamente las instrucciones de los formularios antes de diligenciarlos).
» Presentar copia auténtica del documento donde conste la apertura de la agencia y el nombramiento del administrador, con indicación de sus facultades. Ese documento puede ser un acta del órgano competente según estatutos ó un documento privado suscrito por el representante legal de la compañía con firma autenticada ante notario o presentación personal de su cédula.
» Acreditar la aceptación al cargo informando el número del documento de identificación.
» Presentar certificado reciente (original o copia autenticada) de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal.
» Si existe matriculado en esta Cámara de Comercio un establecimiento de comercio, puede hacerse la conversión a agencia, enviando copia auténtica del acta o documento privado suscrito por el representante legal del domicilio principal, con firma autenticada ante notario o presentación personal de su cédula.
» La copia de los documentos que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico.
» Presente los documentos en cualquiera de nuestras sedes.

¿Qué conceptos de pago se genera al matricular una agencia?

Cancelar el valor de los derechos correspondientes de matrícula y los derechos de inscripción de cada documento, más el pago de los formularios de matrícula y el impuesto de registro.

¿Cuándo debe renovarse la matricula?

La renovación de la matrícula se debe efectuar entre los meses de enero a marzo de cada año diligenciando el formulario correspondiente y presentarlo en cualquiera de nuestras sedes cancelando los derechos de ley. Recuerde que la información financiera debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.

¿Cómo se cancela la matrícula de una agencia?

» Presentar copia auténtica del documento (acta o documento privado) donde conste el cierre de la agencia.
» Presentar certificado reciente (original o copia autenticada) de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal.
» Si el establecimiento de comercio (agencia) se encuentra embargado debe adjuntar el oficio de desembargo correspondiente.
» Cancelar los derechos de inscripción.

Utilidad de la inscripción

El registro de la apertura de la agencia hace que el acto surta efectos frente a terceros a partir de su inscripción y permite probar, con el certificado que le expide la Cámara de Comercio, la existencia de la misma, quién es su propietario, quién es el administrador, sus facultades y limitaciones.

24. ¿CÓMO SE REGISTRAN LAS FUSIONES Y ESCISIONES?

¿Qué es una fusión?

La fusión es una reforma estatutaria en la cual una o más sociedades se disuelven, sin liquidarse, para ser absorbidas por otra o para crear una nueva.

La sociedad absorbente o la nueva compañía adquiere los derechos y obligaciones de la sociedad o sociedades disueltas al formalizarse el acuerdo de fusión.

¿Cómo se perfecciona la fusión?

Una vez aprobado el acuerdo de fusión, éste deberá elevarse a escritura pública en la que se insertarán los siguientes documentos:

» Los balances generales de las sociedades fusionadas y el consolidado de la absorbente o de la nueva sociedad;
» Los requisitos exigidos para la nueva forma social;
» La autorización para la fusión por parte de la Superintendencia respectiva, en caso de que en ella participe una o más sociedades sujetas a su vigilancia;
» Tratándose de sociedades vigiladas, la aprobación oficial del avalúo de los bienes en especie que haya de recibir la absorbente o la nueva sociedad y el permiso para colocar las acciones o determinar las cuotas sociales que correspondan a cada socio o accionista de las sociedades absorbidas;
» El permiso para la fusión en los casos exigidos en las normas sobre prácticas comerciales restrictivas, otorgado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
» Copia de las actas de la asamblea de accionistas o junta de socios, donde conste la aprobación del Acuerdo.

En el texto de las actas debe constar:

» Que el proyecto de fusión se mantuvo a disposición de los socios en las oficinas donde funciona la administración de la sociedad, durante quince días hábiles de antelación.
» En la convocatoria a dicha reunión, debe incluirse dentro del orden del día, el punto referente a la fusión e indicar expresamente la posibilidad que tienen los socios de ejercer el derecho de retiro.

¿Cuáles son los efectos de la fusión?

» La sociedad absorbente adquiere los bienes y derechos de las sociedades absorbidas, y se hace cargo de pagar el pasivo interno y externo de las mismas.
» La sociedad absorbida se disuelve sin necesidad de liquidarse.
» La tradición de los bienes inmuebles se hará por la misma escritura de fusión o por escritura separada, registrada conforme a la ley. La entrega de los bienes muebles se hará por inventario con las solemnidades que la ley exija para su validez.
» En virtud del acuerdo de fusión, la matrícula mercantil de la sociedad absorbida debe ser cancelada.
» Los establecimientos de comercio que posee la sociedad absorbida deben pasar a la sociedad absorbente, y en cada establecimiento de comercio se debe inscribir la escritura pública de fusión.

¿Qué es una escisión?

Es una reforma estatutaria por medio de la cual una sociedad sin disolverse (escindente) transfiere o divide en bloque una o varias partes de su patrimonio a una o más sociedades existentes o las destina a la creación de una o varias sociedades llamadas beneficiarias.

¿Cómo se perfecciona la escisión?

El acuerdo de escisión debe constar en escritura pública otorgada por los representantes legales de las sociedades participantes, en la cual deben protocolizarse los siguientes documentos:

» Los estatutos de las nuevas sociedades o las reformas que se introducen a los estatutos de las sociedades existentes;
» El permiso para la fusión en los casos exigidos en las normas sobre prácticas comerciales restrictivas, otorgado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
» Copia de las actas de la asamblea de accionistas o junta de socios, donde conste la aprobación del acuerdo de escisión;
» La autorización para la escisión por parte de la Superintendencia respectiva, en caso de que en ella participe una o más sociedades sujetas a su vigilancia;
» Los estados financieros certificados y dictaminados, de cada una de las sociedades participantes, que hayan servido de base para la escisión.

En el texto de las actas debe constar:

» Que el proyecto de escisión se mantuvo a disposición de los socios en las oficinas de la administración de la sociedad, durante quince días hábiles de antelación.
» En la convocatoria a dicha reunión, debe incluirse dentro del orden del día el punto referente a la escisión e indicar expresamente la posibilidad que tienen los socios de ejercer el derecho de retiro.

¿Cuáles son los efectos de la escisión?

» Una vez inscrita en el registro mercantil la escritura pública, operará entre los socios intervinientes en la escisión y frente a terceros, la transferencia en bloque de los activos y pasivos de la sociedad escidente a las sociedades beneficiarias.
» Las modificaciones del derecho de dominio sobre bienes inmuebles, bastará con enumerarlos indicando el número de folio de matrícula inmobiliaria en la respectiva escritura de escisión.
» A partir de la inscripción en el registro mercantil de la escritura de escisión, la sociedad o sociedades beneficiarias asumirán las obligaciones que le correspondan en el acuerdo de escisión y adquirirán los derechos y privilegios inherentes a la parte patrimonial que se les hubiere transferido.

¿Dónde deben registrarse las escrituras de fusión y escisión?

La solicitud de registro de la escisión debe formularse en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde las sociedades que participan tienen su domicilio social y donde tienen abiertas sucursales y establecimientos de comercio.

Si las sociedades, sucursales o establecimientos de comercio están localizados en cualquiera de los municipios de su jurisdicción, se inscribirá en la sede de la Cámara de Comercio del Amazonas.

¿Cómo efectuar el registro de la fusión o escisión?

» Presentar copia auténtica de la escritura pública que contiene la fusión o escisión, y en la que se protocolicen los documentos arriba mencionados.
» La copia de los documentos que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico.
» Presentar los documentos en cualquiera de nuestras sedes.
» Si como consecuencia de la fusión o escisión se constituye una nueva sociedad, deberá solicitar su matrícula mercantil, diligenciando el Registro Unico Tributario (RUT), el formulario de Registro Unico Empresarial (Carátula Unica Empresarial y Anexo Matrícula Mercantil) firmados por el representante legal con presentación personal de su cédula. En caso de enviar a un tercero, el formulario debe venir con reconocimiento notarial de contenido y firma.
» Diligenciar y firmar por el representante legal de la sociedad el formulario adicional de registro con otras entidades que entrega la Cámara.
» Antes de asignarle nombre a la nueva sociedad y a sus establecimientos de comercio debe verificar que en esta Cámara de Comercio no exista registrado un nombre igual al que se va a utilizar.
» Si las personas designadas para ocupar los cargos de junta directiva, representantes legales, revisores fiscales, no comparecieron al acto de fusión o escisión, deben anexar las cartas de aceptación con el número del documento de identidad de cada uno.
» Cancelar los derechos de inscripción, el impuesto de registro y los derechos de matrícula correspondientes.

25. COMPRAVENTA ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

¿Qué es un establecimiento de comercio?

Conforme al artículo 515 del Código de Comercio, se entiende por establecimiento de comercio el conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa.

El establecimiento de comercio, entendido jurídicamente como un bien mercantil, es susceptible de operaciones o negocios jurídicos, tales como la compraventa, la donación, el arrendamiento, el usufructo, la prenda sin tenencia, etc.

¿Qué es la enajenación de un establecimiento de comercio?

Es un contrato que transfiere total o parcialmente la propiedad de un establecimiento de comercio. La transferencia de la unidad económica (llámese tienda, oficina, almacén, fábrica, bodega, factoría, planta industrial, etc.) se hace a título de compraventa, dación en pago, permuta, aporte para una sociedad, etc.

¿Qué requisitos debe contener el contrato de compraventa?

Para que proceda su inscripción en el registro mercantil, el documento debe contener los siguientes datos:

» Lugar y fecha en que se inscribe el contrato
» Nombre, apellidos, documento de identificación y domicilio del vendedor y comprador. Si se actúa por apoderado, deberá anexarse copia del respectivo poder.
» Objeto del negocio. Debe identificarse claramente que no se trata de razón social o de local.
» La identificación del establecimiento de comercio que se entrega en venta, dirección y número de la matrícula mercantil y si la enajenación es total o parcial.
» El precio de la venta y la forma de pago.
» La constancia de que el establecimiento de comercio se encuentra libre de todo gravamen.
» La constancia de que el comprador ha recibido a satisfacción el establecimiento de comercio y está de acuerdo con el precio de venta.

¿Dónde se inscribe el contrato de compraventa?

El contrato debe inscribirse en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde se encuentra ubicado el establecimiento de comercio. Si el establecimiento de comercio se encuentra localizado en Leticia o en cualquiera de los municipios de su jurisdicción, el contrato se inscribirá en la sede de la Cámara de Comercio del Amazonas.

¿Cómo se efectúa el registro del contrato de compraventa?

» Presentar copia auténtica del contrato que puede constar en escritura pública o en documento privado. Si consta en documento privado, deberá su contenido ser reconocido ante notario o presentado personalmente por los otorgantes ante el funcionario autorizado de la Cámara de Comercio, en cualquiera de nuestras sedes.
» Matrícula Mercantil del vendedor renovada a la fecha en que se inicie el trámite de registro de la compraventa en la Cámara de Comercio.
» Si el comprador no figura matriculado como comerciante en la Cámara de Comercio, debe cumplir con esta obligación legal diligenciando el Registro Unico Tributario, RUT, debidamente firmado.
» Si el vendedor persona natural no desea continuar ejerciendo el comercio, debe solicitar la cancelación de su matrícula mercantil presentando personalmente ante la entidad, o en su defecto con sello de reconocimiento de firma y contenido ante notario, una comunicación escrita en tal sentido.
» La copia que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por cualquier medio técnico.
» Cancelar los derechos de inscripción y el valor del impuesto de registro.

Utilidad de la inscripción

El registro del contrato permite que tenga efectos frente a terceros y permite a la Cámara de Comercio certificar sobre el actual propietario del establecimiento. Por otra parte, permite la oposición de acreedores a la venta, la cual deberá efectuarse mediante la inscripción del documento de oposición dentro de los dos meses siguientes a la inscripción del contrato de compraventa.

26. DEPÓSITO DE ESTADOS FINANCIEROS

¿Cuál es su importancia?

Los estados financieros cuya preparación y presentación es responsabilidad de los administradores, son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico. Mediante una tabulación formal de nombres y cantidades de dinero derivados de tales registros, reflejan, a una fecha de corte, la recopilación, clasificación y resumen final de los datos contables.

¿Cuáles son los estados financieros de propósito general?

Aunque existen diferentes clases de estados financieros (de propósito general, certificados, dictaminados, consolidados), la ley ha previsto para las sociedades la obligación de preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados. (Art. 34 de la Ley 222 de 1995).

Los estados financieros de propósito general, son aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por su concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta.

¿Cuáles son los estados financieros que requieren de publicidad mercantil mediante el depósito en las cámaras de comercio?

Por virtud de lo dispuesto en el artículo 41 de la Ley 222 de 1995 en armonía con el artículo 34 de la misma norma, dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados, las sociedades deberán depositar en las cámaras de comercio los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, firmados y certificados por el representante legal, contador público y/o revisor fiscal, si es el caso. Conforme a lo anterior, dispone el artículo 21 del Decreto 2649 de 1993, que son estados financieros de propósito general, los estados financieros básicos y los estados financieros consolidados.

A. Los Estados Financieros Básicos son:

1. El balance general.
2. El estado de resultados.
3. El estado de cambios en el patrimonio.
4. El estado de cambios en la situación financiera.
5. El estado de flujos en efectivo.

B. Estados Financieros Consolidados

Son aquellos que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y en la situación financiera, así como los flujos de efectivo, de un ente matriz y sus subordinados, o un ente dominante y los dominados, como si fuesen los de una sola empresa.

¿Cuándo los estados financieros están certificados?

Cuando el representante legal y el contador público declaran que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.

¿Cuándo los estados financieros están dictaminados?

Cuando además de estar certificados, se acompañan de una opinión profesional del revisor fiscal o a falta de éste, del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoría aceptadas en Colombia.

¿Qué función ejerce la cámara de comercio frente al depósito de los estados financieros?

La Cámara no registra los estados financieros, los debe conservar por cualquier medio y por un término de cinco años. La Cámara expedirá copia de tales documentos a quienes lo soliciten y paguen los respectivos costos, el cual no genera cobro del impuesto de registro.


¿Qué sucede cuando una sociedad no publica o deposita sus estados financieros?

Si una sociedad estando obligada a preparar o difundir estados financieros, se abstiene de hacerlo, los administradores y el revisor fiscal, responderán por lo perjuicios que causen a la sociedad, a los socios o a terceros por la no preparación o difusión de los mismos.

27. INSCRIPCIÓN DE NOMBRAMIENTOS EN EL REGISTRO MERCANTIL

¿Qué es un acta?

Es un documento escrito, donde consta la síntesis de los asuntos tratados y las decisiones adoptadas por un órgano colegiado de una entidad ( Asamblea o Junta de Socios, Asamblea de Accionistas y Juntas Directivas, etc. ) de una entidad. Documento que debe cumplir los requisitos mínimos de la ley para la existencia, validez y eficacia de las decisiones.

¿Qué nombramientos se inscriben?

Se inscriben las designaciones de representante legales y sus suplentes, juntas directivas, revisores fiscales y sus suplentes, liquidadores y sus suplentes.

Actas contentivas de nombramientos

Las actas deben contener los siguientes requisitos:

» Número del acta. Deben llevar una numeración cronológica y en libros separados las actas de las asambleas y de las juntas directivas.
» Nombre completo de la sociedad a que pertenece.
» Domicilio, lugar, fecha y hora de la reunión.
» Órgano de la entidad que actúa.
» Clase de reunión (ordinaria, extraordinaria, de derecho propio, de segunda convocatoria o reunión no presencial)
» Quién convocó y en calidad de qué; el medio utilizado para convocar a la reunión; y el término de antelación de la misma.
» La lista de los asistentes con indicación del número de derechos propios o ajenos representados en la reunión. En el caso de las sociedades por acciones debe indicarse el número total de acciones suscritas que componen la sociedad y el número de acciones suscritas que se encuentren presentes o representadas en la reunión. Si es de junta directiva, se debe indicar el nombre completo de cada directivo presente en la reunión.
» Se debe demostrar el quórum deliberativo para el desarrollo de la reunión y el decisorio para cada uno de los temas aprobados en la misma.
» Nombre de las personas que conforme los estatutos o en virtud de la elección, fueron designados como Presidente y Secretario para la reunión.
» Los nombramientos efectuados y el número de votos emitidos a favor, en contra o en blanco. Verifique que los nombramientos hayan sido efectuados por el órgano competente.
» La constancia de aprobación del texto del acta por parte del órgano social respectivo o la comisión designada en la reunión, para el efecto, quienes deben firmarla en señal de aprobación.
» Respecto de los representantes legales, miembros de junta directivas o revisores fiscales que no hayan aceptado el nombramiento durante la reunión, debe presentarse por escrito la constancia de aceptación con indicación del documento de identidad de la persona designada.
» Fecha y hora de cierre de la reunión.
» El original del acta debe firmarse por quienes actuaron como Presidente y Secretario de la reunión.

Aspectos importantes

» El original del acta debe constar en el libro de actas de la entidad.
» Si se remite copia o un extracto del acta, está debe llegar autorizada por el secretario o por algún representante legal de la entidad, o en su defecto autenticada ante notario.
» La autorización consiste, en el texto adicional que manifieste “Es fiel copia del original que se encuentra en el libro de actas” acompañado de la firma del secretario o de algún representante legal de la entidad.
» La copia que se remita debe ser totalmente legible.
» Acredite en el texto del acta o en documento anexo, la aceptación y número de identificación de los elegidos.
» Cuando se trate de nombramientos de representantes legales, miembros de juntas directivas o revisores fiscales de sociedades vigiladas por alguna Superintendencia (Sociedades, Bancaria, de Valores, Nacional de salud), procederá la inscripción, siempre que se acompañe la carta de autorización expedida por la respectiva Superintendencia, según el caso.
» Cuando la sociedad se encuentra en liquidación, la junta directiva desaparece como órgano de administración y cesan sus funciones
» Cuando los estatutos no indican los presupuestos para las convocatorias de las reuniones ordinarias o extraordinarias, la ley establece que se debe efectuar mediante aviso publicado en un diario de amplia circulación en el domicilio principal de la entidad con quince días hábiles de antelación para reuniones ordinarias o de cinco días comunes para las extraordinarias.
» Para calcular los días, no se tienen en cuenta, el de la convocatoria ni el de la reunión; y si los días de antelación de la convocatoria son hábiles, tampoco se tienen en cuenta, los días domingos ni festivos y el sábado depende si la entidad lo labora o no.
» Verifique que los nombramientos correspondan a los cargos previstos en los estatutos.
» Si en el acta constan modificaciones a los estatutos de la entidad, es necesario para su registro, elevar el acta a escritura pública.

Reuniones no presenciales

Ante la dificultad de los asociados o miembros de juntas directivas de hacerse presentes físicamente a sus reuniones y frente a los avances tecnológicos de comunicación, la Ley 222 de 1995 dio paso legal a las reuniones no presenciales, denominadas legalmente por comunicación simultánea o sucesiva, siempre que exista un medio de prueba de la comunicación.

En este sentido, el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 consagra la celebración de reuniones de asambleas, juntas de socios y juntas directivas en las cuales los asociados o miembros pueden deliberar y decidir en forma simultánea o sucesiva a través de un mecanismo idóneo de comunicación.

Las decisiones que se adopten por este mecanismo serán ineficaces cuando alguno de los miembros no hayan participado en la comunicación simultánea o sucesiva, situación que deberá constar en el acta correspondiente y que la Cámara está obligada a verificar y abstenerse de inscribir si se tipifica el vicio.

Por otra parte, el artículo 20 de la Ley 222 de 1995 otorga validez a las decisiones de asambleas, juntas de socios o juntas directivas cuando todos los socios o miembros expresen por escrito el sentido de su voto. En este evento la mayoría respectiva se computará sobre el total de los socios o miembros.

Si los socios o miembros hubieren expresado su voto en documentos separados, éstos deberán recibirse en un término máximo de un mes, contados a partir de la primera comunicación recibida.

Las decisiones que se adopten por este mecanismo serán ineficaces cuando alguno de los socios o miembros no expresen el sentido de su voto o se exceda del término de un mes establecido para allegar el documento en el cual conste la expresión de su voto. Esta situación debe ser verificada en el acta por parte de la Cámara para inscribir los nombramientos o abstenerse de hacerlo, si se tipifica el vicio.

Requisitos de actas de reuniones no presenciales:

» Nombre de la sociedad y del órgano social que se reúne.
» Fecha de la reunión efectuada por comunicación simultánea o sucesiva o la indicación de que todos los asociados se comunicaron simultánea o sucesivamente, según el caso. Si el mecanismo es este último, deberá expresarse en el acta, la fecha de recepción de la primera comunicación y de la última, o la expresión de que la última no se excedió del término de un mes previsto en la ley.
» La indicación de las decisiones adoptadas.
» La indicación del número de votos positivos, negativos o en blanco.
» Firma o constancia de la firma del representante legal y del secretario de la sociedad y a falta de este último, la firma o constancia de firma de alguno de los asociados o miembros.

Reuniones de segunda convocatoria

Las reuniones de segunda convocatoria tienen como finalidad facilitar el funcionamiento de las juntas o asambleas, cuando éstas debidamente convocadas no pueden sesionar por deficiencia de quórum.

La reunión de segunda convocatoria está atada a la legalidad de la convocatoria de la primera, vale decir solo puede realizarse en la medida en que la reunión fallida cumplió con todos los requisitos previos, salvo el quórum.

Igualmente debe tenerse en cuenta que la reunión debe realizarse no antes de diez días ni después de treinta días hábiles contados a partir del día de la reunión fallida.

Reuniones por derecho propio

Cuando la junta no ha sido convocada formalmente a reunión ordinaria, la ley queriendo salvaguardar el derecho de los socios de reunirse por lo menos una vez al año para deliberar sobre diferentes aspectos de la sociedad, estableció las reuniones por derecho propio, las cuales permiten a las juntas reunirse, deliberar y decidir en una fecha y hora determinada por el Código de Comercio.

Dispone el artículo 422 del Código de Comercio, luego de establecer las pautas legales de una reunión ordinaria, que si no fuere convocada la asamblea a su reunión ordinaria, se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a.m. en las oficinas el domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.

Si el primer día hábil del mes de abril corresponde al día sábado, debe indicarse en el texto del acta que los días sábados son hábiles para la administración de la sociedad.

Control de legalidad por parte de las càmaras en materia de nombramientos

Las cámaras de comercio deben ejercer un control de legalidad respecto del nombramiento y remoción de los administradores (juntas directivas, representantes legales y revisores fiscales). Así lo dispone el inciso segundo del artículo 163 del Código de Comercio, el cual prohíbe a las cámaras inscribir designaciones o revocaciones cuando no se hayan observado las prescripciones de la ley o del contrato.

Esta prohibición legal abarca las decisiones viciadas de ineficacia. En consecuencia el estudio del acta está encaminado a determinar que para el nombramiento o revocación se hayan cumplido los requisitos establecidos en la ley y en los estatutos.

Es del caso precisar que, de conformidad con lo preceptuado en el artículo 190 del Estatuto Mercantil, las decisiones adoptadas en contravención a lo dispuesto en el artículo 186 de la misma obra son ineficaces.

¿Qué conceptos de pago se genera al registrar un acta?

Se genera el pago de los respectivos derechos de inscripción del acto, más el impuesto de registro.

28. ¿QUÉ SON LAS EMPRESAS ASOCIATIVAS DE TRABAJO?

» Son organizaciones económicas productivas, cuyos asociados aportan su capacidad laboral, por tiempo indefinido y algunos además entregan al servicio de la organización una tecnología o destreza, u otros activos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
» Son entes jurídicos con capacidad legal para desarrollar actividades establecidas en la ley y generar excedentes líquidos para distribuir entre los asociados en proporción al aporte de cada uno.

¿Cómo se constituyen?

» Pueden constituirse por documento público o privado debidamente reconocido y autenticadas las firmas de los socios ante notario. Para su nacimiento se requiere de un acta de constitución y de sus estatutos, los cuales pueden ir en documentos separados o en uno solo. En el evento de venir en documentos separados, en el acta de constitución se indicará en forma precisa: nombre, domicilio y documento de identificación de las personas que van a constituir la empresa asociativa, al igual que el nombre, domicilio, objeto de la misma; la designación del director ejecutivo y los demás nombramientos que estén previstos en los estatutos con la constancia de aprobación de éstos y del acta.
» Dicha acta será firmada por el presidente y el secretario designados para tal fin.

Naturaleza jurídica

Son organizaciones de carácter comercial. Por tanto sus aportes de carácter laboral no se rigen por las disposiciones del Código Sustantivo de Trabajo sino por las normas del derecho comercial.

Cláusulas estatutarias

Es conveniente observar que éstas no son las únicas que debe contener el contrato. A continuación nos referiremos a aquellas cláusulas que la Cámara debe tener en cuenta para lo de su competencia.

Nombre

Las empresas que se constituyan conforme a la Ley 10 de 1991 y al Decreto 1100 de 1992, serán las únicas autorizadas para utilizar la denominación Empresas Asociativas de Trabajo y para acogerse a los beneficios otorgados a éstas. Además, el artículo 3 del Decreto 1100, estableció como obligatorio su uso, acompañando a la razón social elegida por la empresa.

Podrán igualmente utilizarse abreviaturas o las iniciales “EAT”, siempre y cuando no se presten a confusión con la razón social de la empresa, la cual deberá en lo posible guardar relación con el objeto social que desarrollará.

Domicilio e identificación de los asociados

Los asociados deben ser siempre personas naturales ya que el principal aporte es la capacidad laboral y éste sólo pueden efectuarlo estas personas (Art. 1º. Ley 10/91).

Número de socios

Se integran con un número no inferior de tres ni mayor de diez asociados para la producción de bienes y, cuando se trate de empresas de servicios, el número máximo será de veinte socios.

Domicilio principal

Es importante establecerlo, ya que debe inscribirse en la cámara de comercio de su domicilio social para obtener el reconocimiento de la personería jurídica (Art. 5 Ley 10/91 y 4 Decreto 1100/92).

Duración

Debe señalarse la duración precisa (Art. 18 Ley 10 de 1991, 10 Decreto 11000 de 1992 y artículo 218 del Código de Comercio).

Objeto

Las Empresas Asociativas de Trabajo podrán dedicarse a la producción, comercialización o distribución de bienes básicos de consumo familiar, siendo éste uno de los objetos sociales posibles; el otro será la prestación de servicios en forma individual o conjunta encaminada a la producción, comercialización y distribución de bienes de consumo familiar. (Art. 3 Ley 10/91 y 1º. Decreto 1100/92)

En el primer objeto el máximo de asociados de la EAT, será de diez (10) asociados y en el segundo de veinte (20). En ambos casos el mínimo de asociados será de tres (3).

Aportes

El capital de estas empresas está compuesto por los siguientes aportes:

a. Laborales:
Constituido por la fuerza de trabajo personal, aptitudes y experiencias que serán evaluadas semestralmente y aprobados por la junta de asociados, por mayoría absoluta. Ningún asociado puede tener más del 40% de los aportes laborales (artículos 1º. Ley 10 de 1991 y 6º. Literal a) Decreto 1100 de 1992). Al momento de la constitución, los fundadores evaluarán estos aportes.
b. Laborales adicionales:
Están constituidos por la tecnología, propiedad intelectual o industrial registrada a nombre del aportante.

Estos no pueden exceder del 25% del total de los aportes de carácter laboral (Art. 1º. y 4º. Ley 10 de 1991 y 6º. Literal b) Decreto 1100 de 1992).c.Activos:
Están constituidos por los bienes muebles e inmuebles que los miembros aportan a la empresa asociativa. Estos deben ser diferentes a los entregados en arrendamiento (Art. 1º., 13 Ley 10 de 1991 y 6º. Literal c) Decreto 1100 de 1991).d.En dinero:
Los asociados podrán hacer aportes en dinero, pero su registro se llevará en cuenta especial para cada uno. Las condiciones de los aportes en dinero se establecerá en los estatutos que apruebe la Junta de Asociados y serán utilizados preferencialmente para capital de trabajo de estas empresas (Art. 6º. Literal D) Decreto 1100 de 1992).

Es importante observar que los aportes adicionales, en activos o en dinero son aportes accesorios, pues sólo podrán hacerse en la medida que haya aportes laborales ya que de no ser así, se desvirtuaría la naturaleza de las EAT.

Representación legal

Será el representante legal el Director Ejecutivo y tendrá a su cargo las funciones que en los estatutos determine la Junta de Asociados. Para efectos de su inscripción en el registro mercantil, se requiere de su aceptación.

¿Qué tipo de relación tienen los asociados con la empresa?

La relación es típicamente comercial regida por normas mercantiles, más no laboral. Por ende, no pueden ejercer funciones de intermediación, ni como patrono.

Capacidad legal

Por su régimen de derecho comercial, las EAT se someten a disposiciones generales en materia de capacidad El artículo 103 del Código de Comercio determina que: “los menores de edad no podrán formar parte de sociedades en las cuales se comprometa solidaria e ilimitadamente su responsabilidad…”pero como caso excepcional de acuerdo con el artículo 251 del Decreto 2737 de 1989 del Código del Menor, los menores que tengan entre 16 y 18 años, podrán constituir Empresas Asociativas de Trabajo.

¿Cuales son los requisitos para su inscripción?

Por expresa disposición legal, la personería jurídica de las Empresas Asociativas de Trabajo será reconocida desde su inscripción en la cámara de comercio del domicilio social, siempre que acredite los siguientes requisitos (artículos 5º. Ley 10 de 1991 y 4º. Decreto 1100 de 1992)

» Verifique, antes de asignarle nombre a la EAT, que en la cámara de comercio no exista otro nombre igual o similar al escogido. Para ello puede consultar la página web:www.rue.com.co
» Diligenciar el Registro Unico Tributario, RUT, el formulario Registro Unico Empresarial (Carátula Unica Empresarial y Anexo Matrícula Mercantil o Renovación) y el formulario adicional de registro con otras entidades que entrega la Cámara, firmados por el representante legal con firma autenticada ante notario o presentación personal de su cédula. Evite tachones y enmendaduras. (Se sugiere leer detenidamente las instrucciones de los formularios antes de diligenciarlos).
» Adjuntar el acta de constitución y sus estatutos. (Acreditar la firma y autenticación de todos los socios ante notario en los documentos)
» Que la empresa esté integrada por un número no inferior de tres miembros fundadores.
» Acreditar constancia de aceptación y número de identificación de todos los nombrados.
» Compruebe que los estatutos contemplen todos los requisitos exigidos en la Ley 10 de 1991 y Decreto 1100 de 1992.
» En caso de aportes de inmuebles por parte de algunos de los asociados, la empresa se debe constituir por escritura pública.
» La copia de los documentos que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico.
» Presentar los documentos en cualquiera de nuestras sedes.
» Deben inscribirse los libros que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos ( Artículo 49 del Código de Comercio ) y los libros de actas.

Otros documentos que deben inscribirse

1. Nombramiento del director ejecutivo:
Se inscribirá copia auténtica del acta de la Junta de Asociados contentiva de la designación, con la respectiva constancia de su aceptación y se tendrá en cuenta entre otros: la convocatoria, el quórum y constancia de aprobación (artículos 7º., 9º., Ley 10 de 1991 y 6º. Decreto 1100 de 1992).
2. Reformas estatutarias:
Corresponde aprobarlas a la Junta de Asociados y se requiere la mayoría absoluta de votos para su aprobación. A su vez, deben observarse los requisitos de toda acta. Puede presentarse en documento privado debidamente reconocido.
3. Disolución y liquidación:
Se inscribirá en el registro mercantil, el documento donde conste la voluntad de los asociados de disolver la empresa lo mismo que la cuenta final de liquidación, de acuerdo con el procedimiento de los requisitos exigidos en los artículos 218 y siguientes del Código de Comercio.

¿Qué conceptos de pago se genera al matricula una empresa asociativa de trabajo?

Se deben cancelar el valor de los derechos de matrícula de la persona jurídica y del establecimiento, los derechos de inscripción de los documentos más el impuesto de registro.